Ruta: Informes > Almacén > Desabastecimientos
Resumen: Explica el control de desabastecimientos (faltas en compras, recepción y ventas), registro automático o manual, configuración (causas, tipos de movimiento, exportación y envío al Colegio, automatización) y formato de exportación. Requiere el parámetro Control de desabastecimientos. Ruta: Informes > Almacén > Desabastecimientos.
Palabras clave: faltas, productos no servidos, pedido no servido, falta en venta, control de desabastecimientos, causas, envío al colegio, exportación de ficheros, tipos de movimiento, registro manual de faltas, no hay existencias
Preguntas típicas: ¿Cómo registro un producto que el cliente pidió y no tenía? | ¿Cómo envío al Colegio las faltas de suministro? | ¿Por qué no me aparece la opción Desabastecimientos? | ¿Cómo se anotan las faltas del proveedor?
En esta opción DESABASTECIMIENTOS del apartado ALMACÉN del menú INFORMES se engloban los procesos que van a permitir registrar las faltas que se den tanto en la recepción de mercancías como en el proceso de venta.
Es decir, se podrá llevar un control de aquella mercancía que fue pedida a proveedor pero no fue servida por éste, y también de aquellos productos que el cliente solicite en mostrador y la farmacia no haya podido dispensarle.
Además, será posible enviar al Colegio Oficial de Farmacéuticos la información de faltas en el suministro a la farmacia (pedidos no servidos) si éste solicita esta información.
Debe tenerse en cuenta, no obstante, que el hecho de que los desabastecimientos en pedidos, recepción y ventas se registren automáticamente estará condicionado al parámetro “Control de desabastecimientos”, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Sólo si dicho parámetro está activado, se registrarán automáticamente los desabastecimientos.
Así, en Farmatic se van a considerar dos tipos de desabastecimientos:
En el momento en que en Farmatic se detecte esta circunstancia, si se tiene activo el control de desabastecimientos (parámetro “Control de desabastecimientos”, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), se registrará automáticamente y de forma transparente para el usuario. De no tener activo este parámetro, no habrá registro automático, si bien el usuario podrá anotar manualmente los desabastecimientos de compras desde el proceso CONSULTAS que se comenta más adelante si así lo estima oportuno.
En cualquier caso, los desabastecimientos podrán ser posteriormente consultados y enviados al Colegio si ello fuera necesario, como se comenta más adelante.
Existen dos puntos en Farmatic donde se puede detectar que el proveedor no sirve toda la mercancía solicitada: Al enviar un pedido vía módem, si el proveedor le contesta con las faltas, y al recepcionar la mercancía pedida. A continuación se comentan ambos puntos.
. Desabastecimientos en pedido: Cuando se envía un pedido bidireccional vía módem a un proveedor, puede ser que éste conteste en ese mismo momento indicando las faltas, es decir, qué mercancía no va a poder suministrar.
Si ese fuera el caso, en el mismo momento en que se reciba una incidencia en la que se identifique que no se va a servir la totalidad de la mercancía recibida, se registrará un desabastecimiento en compras que quedará catalogado como tipo de movimiento “Pedido”.
Para más información sobre la recepción de faltas en pedidos bidireccionales, véase la ayuda de Farmatic.
. Desabastecimientos en recepción: Cuando en Farmatic se grabe la recepción de un pedido, se registrará automáticamente un desabastecimiento para cada uno de los artículos en los que las unidades recibidas hayan sido inferiores a las unidades pedidas. Este tipo de desabastecimiento será catalogado como desabastecimiento en compra y tipo de movimiento “Recepción”.
Las faltas en mostrador pueden registrarse de dos formas en Farmatic:
. Automáticamente: Sólo si se tiene activo el parámetro “Control de desabastecimientos”, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, cuando en una línea de venta se introduzca cantidad a dispensar 0, se preguntará si se desea registrar una línea de desabastecimiento con una unidad como cantidad en falta.
Si se contesta afirmativamente, se registrará el desabastecimiento y desaparecerá la línea de la ventana de VENTAS MOSTRADOR. Si se contesta negativamente, no se registra desabastecimiento, y en la ventana de VENTAS MOSTRADOR permanecerá la línea con el valor que tuviera en el campo de cantidad antes de indicarse 0 en él.
. Manualmente: Será el usuario quien, cuando así lo estime oportuno, anote manualmente el desabastecimiento habido. Esta opción es posible aún no teniendo activo el parámetro “Control de desabastecimientos”. Para ello, en el menú LÍNEA del proceso VENTAS MOSTRADOR se dispondrá del proceso DESABASTECIMIENTOS, equivalente a las teclas
A continuación se detallan los procesos que permiten esta gestión en Farmatic.
CONFIGURACIÓN GENERAL
En DESABASTECIMIENTOS del apartado ALMACÉN del menú INFORMES se ubica el proceso CONFIGURACIÓN GENERAL.
Permite definir aspectos como la codificación de las causas de desabastecimiento y de los tipos de movimiento que pueden originarlo, así como el modo de envío de la información al Colegio.
Aunque algunos de los datos de configuración pueden asumirse automáticamente, según se comenta a continuación, es necesario entrar en el proceso CONFIGURACIÓN GENERAL y, tras revisar la información, grabarla haciendo uso del botón Aceptar.
Así, la configuración general consta de las siguientes pestañas:
. Pestaña “CAUSAS” : Permite codificar las posibles causas del desabastecimiento (por ejemplo, que el laboratorio no envía el producto, que el suministro está suspendido, el artículo está dado de baja, etc.), así como el tipo de movimiento asociado (pedidos, recepción, ventas, o común si se trata de una causa que puede darse en cualquier entorno). Así, al notificarse un desabastecimiento sólo se podrá imputar a causas asociadas al entorno en el que el mismo se ha producido o a causas comunes.
Esta codificación será la marcada por el Colegio, si bien el usuario puede utilizar otra codificación si la información no va a ser enviada a éste.
En cualquier caso, se hará uso de esta codificación de causas cuando se exporten los desabastecimientos y se genere el fichero correspondiente, donde constarán las causas de desabastecimiento que hayan acontecido.
Si se ha indicado Valencia en el parámetro Provincia para la Exportación, ubicado en el entorno TARJETA SANITARIA del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS, por defecto ya se asumirán en este apartado las causas de desabastecimiento contempladas por el Colegio Oficial de Farmacéuticos de Valencia.
. Pestaña “TIPOS DE MOVIMIENTO” : Será en este punto donde se indique la codificación ligada a cada uno de los tipos de movimiento que pueden detectar un desabastecimiento. Estos tipos de movimiento se recogen en la columna “Tipo de Movimiento” y son tres, no siendo posible su modificación: Pedido, Recepción y Venta.
En la columna “Código del Colegio” se podrá introducir el identificador que corresponda a cada uno de los tipos de movimiento citados. Se asumirá el utilizado por el Colegio al que se le va a enviar la información sobre desabastecimientos. Si no se debe enviar información al Colegio no es necesario indicar nada en esta columna.
Por último, se puede asignar a cada tipo de movimiento una causa de desabastecimiento por defecto (en la columna “Causa por Defecto”), de tal forma que cuando se produzca se le asigne directamente esta causa, si bien podrá a posteriori indicarse otra diferente.
. Pestaña “EXPORTACIÓN Y ENVIÓ DE FICHEROS” : En este apartado se configurarán aspectos relativos a la exportación y envío de la información al Colegio. Así, se podrán cumplimentar los siguientes campos:
………- Activar la Exportación y el Envío de Desabastecimientos : Sólo si esta caja de chequeo está activa se podrá disponer de los procesos de exportación y envío. Se deberá activar, por tanto, en aquellos casos en los que sí se exporten los desabastecimientos. Por defecto, en el caso de Valencia, aparecerá activa.
………- Número de SOE de : Número identificativo de farmacia. Por defecto se asume el indicado en el parámetro “Código de Farmacia” ubicado en el entorno DATOS FARMACIA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS del menú ARCHIVO.
………- Carpeta por defecto para la exportación de ficheros : Directorio donde se guardarán los ficheros generados en la exportación con los datos de los desabastecimientos. También se englobará en este directorio una carpeta Log donde se ubicará el archivo Desabasto.Log con el registro de las exportaciones y envíos automatizados que se vayan realizando. Si el directorio indicado no existiese, se crearía automáticamente al grabarse esta ventana.
………- Internet (comunicaciones IP) : Activar este botón radio si el envío de la información de desabastecimientos se va a hacer llegar al Colegio vía Internet. En este caso se deberá indicar en el campo “Protocolo de Desabastecimientos” el protocolo de comunicaciones que se debe utilizar para el envío. Para más información, véase el apartado PROTOCOLOS.
………- Correo electrónico : Activar este botón radio si se va a enviar al Colegio un correo electrónico adjuntando el fichero fruto de la exportación de los desabastecimientos. En este caso, se deberá indicar en el campo “Dirección de envío” la dirección de correo electrónico a la que realizar el envío.
………- Disquete o CD : Activar cuando la información vaya a ser enviada al Colegio a través de un diskette o Cd.
. Pestaña “AUTOMATIZACIÓN” : En este punto se podrá automatizar la exportación y el envío al Colegio de la información de desabastecimientos una vez exportados, siempre y cuando se tenga activa la anteriormente mencionada caja “Activar la Exportación y el Envío de Desabastecimientos” y la modalidad de envío elegida sea vía Internet. Esta automatización puede atender a varias modalidades, según se cumplimenten los siguientes campos:
………- Activar la exportación y el envío automático de desabastecimientos : La activación de esta caja será la que determine que se produzca o no automatización. Si esta caja está desactivada no hay automatización.
………- Tipo : Modalidad de automatización, siendo posibles las siguientes:
………. Aviso al arrancar Farmatic : Con esta modalidad, cuando se abra Farmatic en la máquina que se indique en el campo “Máquina” que se comenta más adelante, se emitirá un aviso recordando que se realice la exportación y envío de los desabastecimientos y dando opción a realizarlo en ese momento. Este aviso se presentará cada día, cada semana o cada mes, según la periodicidad que se indique.
………. Aviso desde Farmatic : Con esta modalidad, cuando sea la hora que se indique en el campo “Hora”, en la máquina indicada en el campo “Máquina” se mostrará el anteriormente mencionado aviso. Este aviso se presentará cada día, cada semana o cada mes, según la periodicidad que se indique.
………. Automatizado por Farmatic : Con esta modalidad, cuando sea la hora que se indique en el campo “Hora”, en la máquina indicada en el campo “Máquina” se ejecutará automáticamente la exportación de todos los desabastecimientos de compras que haya pendientes de exportar, y se procederá al envío del fichero de exportación generado. Esta exportación y envío automático se producirá cada día, cada semana o cada mes, según la periodicidad elegida.
………. Sin Automatización : No habrá automatización alguna, debiéndose hacer las exportaciones y envíos de forma manual cuando se estime oportuno.
………- Periodicidad : Indicar la cadencia con la que se desea que se produzca la automatización seleccionada (aviso o ejecución de la exportación y envío). Las posibilidades son Diaria, Semanal o Mensual.
………- Hora : Hora en la que se debe emitir el aviso o ejecutarse la exportación y envío, según la modalidad de automatización elegida. Obviamente este campo no ha lugar si se ha optado por “Aviso al arrancar Farmatic”.
………- Máquina : Máquina en la que se ha de presentar el aviso o ejecutarse la exportación y envío automáticos.
Recuérdese que sólo será posible la automatización si la modalidad de envío elegida es vía Internet. No se podrá automatizar, por tanto, cuando se opte por enviar vía correo electrónico o vía diskette o cd.
Si estando ya establecida la automatización se cambiase la modalidad de envío, dejando de ser vía Internet, se emitirá el siguiente aviso y se desactivará la automatización:
Para más información sobre los procesos de exportación y envío, véanse los apartados correspondientes en este mismo documento.
Por último, indicar que cuando se realice de forma automática la exportación y envío, quedará registrado en el fichero “Desabasto.Log” ubicado en carpeta Log ubicada en el directorio que se haya indicado en el campo “Carpeta por defecto para la exportación de ficheros” ubicado en la pestaña “EXPORTACIÓN Y ENVIÓ DE FICHEROS” ya comentada.
FORMATO DE EXPORTACIÓN
Para que la información sobre desabastecimientos que se debe enviar al Colegio sea inteligible, el fichero que se genere tiene que presentar la estructura y contenido que el Colegio determine. Y, puesto que las normas de presentación de la información no son comunes para todos los Colegios, se hace imprescindible definir el formato con que generar la información según el Colegio con el que se vaya a trabajar.
En Farmatic se han incluido las plantillas correspondientes a algunos de los Colegios, de forma que si se va a trabajar con alguno de ellos bastará con activar su plantilla y no será necesario definir el formato, salvo que se haya producido algún cambio respecto a los datos de la plantilla inicial.
Por ejemplo, en el caso de Valencia, se tendrá que cargar la plantilla denominada “PE_DesabastecimientosValencia.exp”. Al cargarla, automáticamente se cumplimentarán todos los datos que conforman el formato de exportación, no teniendo el usuario que hacer modificación alguna sobre ellos.
No obstante, a continuación se pasa a detallar los campos que componen un formato de exportación:
………- Separador de líneas : En este apartado se deberá indicar el separador que debe utilizarse entre cada una de las líneas que contendrá el fichero que se generará al exportar recetas. Se deberá activar el botón radio correspondiente, siendo posibles los separadores "CR" o "CR + LF". Será el Colegio quien determine el separador a utilizar.
………- Separador decimal : Indicar el separador a utilizar para separar los decimales en los datos numéricos. Será posible utilizar como separador decimal el punto o la coma, debiéndose activar el botón radio correspondiente.
………- Sección activa : En esta caja desplegable figurarán las posibles secciones (tipos de líneas) que se pueden incluir en el fichero a generar cuando se exporten desabastecimientos. Así pues, cuando en esta caja se seleccione una sección, se tendrá acceso a la definición del formato de ese tipo de línea, pudiéndose indicar qué datos debe incluir, según lo estipule el Colegio. Las posibles secciones son las siguientes:
………. Nombre del Fichero : Incluirá aquellos datos que el Colegio pueda solicitar como parte del nombre del fichero.
………. Línea de Detalle : Incluirá aquellos datos que el Colegio pueda solicitar en relación a cada una de las líneas de desabastecimiento exportadas.
………. Cabecera de Fichero : Será el Colegio quien determine el tipo de cabeceras que deben incluirse en el fichero.
………. Pie de Fichero : Será el Colegio quien determine el tipo de pies que deben incluirse en el fichero.
Así pues, para definir el formato del fichero a exportar habrá que definir los datos a incluir en cada una de las secciones (tipos de líneas) que deba contener. Para definir el formato de una sección habrá que seleccionarla en la caja "Sección Activa", con lo que en la zona media de la ventana se visualizan todos los datos susceptibles de formar parte de ese tipo de línea, debiéndose indicar cuáles incluir y en qué posiciones. En dicha zona de definición se presentan los siguientes campos:
………- Descripción : Descripción del concepto o dato a incluir en el fichero de exportación. Según el tipo de sección elegido figurarán los datos relacionados con ese tipo de línea. No obstante, además de los datos que por omisión presenta la aplicación, el usuario puede incluir aquellos datos adicionales que el Colegio solicite. Para ello bastará con insertar una nueva línea e introducir todos sus datos.
Asimismo, se podrán borrar líneas adicionales que el usuario haya introducido en algún momento, pero nunca se podrán eliminar de pantalla datos predefinidos en Farmatic. Aparecerá resaltada en verde la descripción de aquellos datos que se activen para incluir en el formato, es decir, aquéllos para los que se cumplimenten las posiciones que debe ocupar en la línea según se comenta en los campos siguientes.
………- Desde : En este campo habrá de indicarse la primera posición que el dato en cuestión debe ocupar dentro de la línea del fichero.
………- Hasta : En este campo se indicará la última posición que el dato debe ocupar en la línea del fichero.
Si para algún dato no se especifican posiciones "Desde" y "Hasta", se entenderá que no se desea incluirlo en el formato del fichero, haciéndose pues caso omiso de él. La única excepción es el dato de la extensión del nombre del fichero, que en caso de estar definido su valor siempre será tenido en cuenta, aunque no se definan posiciones (son obvias, pues se trata de la extensión del nombre del fichero).
………- Formateo : En este campo se indicará la posición que debe ocupar el dato dentro del espacio reservado para él en el caso de no ocuparlo por completo. Los posibles valores serán: "Izquierda" o "Derecha", según deba ajustarse el dato dentro del espacio reservado.
………- Relleno : Indicar el carácter que debe utilizarse para completar el espacio reservado para el dato en cuestión cuando éste no lo ocupe por completo. Se podrá hacer uso de cualquier carácter, incluidos espacios. Téngase en cuenta que si es el espacio en blanco el carácter de relleno, al introducirlo en este campo se sustituirá por un guión (-), aunque en el fichero se incluirá el espacio y no el guión.
………- Constante : En este campo, no modificable por el usuario, se informará si el dato en cuestión es constante o no. Serán constante datos no variables (todos los añadidos por el usuario, por ejemplo, claves que deban incluirse, etc.) y se consideran no constantes aquellos datos que sí son variables (todos los incluidos en la aplicación, como el código de artículo, fecha del desabastecimiento, etc.).
………- Valor : En el caso de que un dato sea variable (no constante), en este campo figurará la palabra "Autocalculado" (no pudiéndose modificar), indicando que ese dato será el calculado en el momento de efectuarse la exportación de recetas. En el caso de que se trate de un dato constante, en este campo se podrá introducir dicho dato.
Hasta este punto se han citado los datos que el usuario debe cumplimentar para definir el formato de exportación según las indicaciones dadas por el Colegio. A continuación se incluyen tres campos informativos cuyo objetivo es facilitar la introducción de dichos datos:
………- Nº de campos habilitados : En este campo se informa sobre el número de datos que se han seleccionado, es decir, aquéllos para los que se hayan definido posiciones "Desde" y "Hasta".
………- Última posición seleccionada : Última posición ocupada ya por algún dato. Servirá de orientación para ir introduciendo nuevos datos, sabiendo a partir de qué posición pueden incluirse.
………- Ejemplo : Según se vayan seleccionando datos, en este campo se irá simulando como quedaría una línea del fichero.
A pie de ventana se dispone de los botones que permitirán efectuar las posibles acciones:
Pone las líneas (todas, o las seleccionadas si se ha realizado una selección) a su valor por defecto (posiciones "Desde" y "Hasta" a cero, y elimina los valores constantes introducidos). Si el usuario ha introducido datos adicionales, serán eliminados. Nunca se eliminarán líneas correspondientes a datos preestablecidos. En estas líneas se inicializarán datos, pero permanecerán visibles en pantalla.
Haciendo uso de este botón se podrá seleccionar la plantilla (formato previamente definido) con que se desea trabajar. Una vez cargado, se podrá modificar si así se estima conveniente. Recuérdese que la aplicación incluye las plantillas de algunos de los Colegios. Los ficheros correspondientes a las plantillas de formatos de exportación tendrán extensión EXP, y por omisión se ubicarán en el directorio DATASQL de FARMATIC. Este botón es el que habrá de utilizarse para cargar la plantilla necesaria para la correcta exportación de desabastecimientos.
Mediante este botón se podrá dejar grabado el formato de exportación que se tiene activado para utilizarlo como plantilla cuando ello sea necesario. Así, una vez definido el formato, hacer clic en este botón y dar nombre y ubicación para esa plantilla. Se recuerda que la extensión del fichero debe ser EXP, y se recomienda la ubicación por defecto (directorio DATASQL de FARMATIC).
Se deberá hacer uso de este botón para grabar los datos del formato cuando ha habido modificaciones. Recuérdese que los datos quedan grabados, pero no se está creando plantilla.
La utilización de este botón implica abandonar el proceso sin grabar los posibles cambios que se hayan introducido en el formato.
CONSULTAS
En el apartado DESABASTECIMIENTOS ubicado en el apartado ALMACÉN del menú INFORMES se ubica el proceso CONSULTAS.
Este proceso permite consultar los desabastecimientos que se han producido, tanto en ventas como en compras (pedidos y recepción). Asimismo, será desde este punto desde donde se realicen tanto la exportación de datos (creación de los ficheros con la información correspondiente) como el envío de los mismos (envío de estos ficheros al Colegio por la vía que se haya elegido).
Al entrar en este proceso se presenta una ventana en cuya zona superior se dispone de los siguientes campos:
………- Período : En este punto se seleccionará el período a consultar. Las opciones disponibles son:
……. Hoy
……. Ayer
……. Semana actual
……. Semana pasada
……. Mes actual
……. Mes pasado
……. Trimestre actual
……. Trimestre pasado
……. Semestre pasado
……. Semestre actual
……. Año actual.
……. Año pasado
……. Libre: Mediante esta opción se está indicando que el período a consultar no es ninguno de los anteriores, pudiéndose en este caso fijar fechas de inicio y fin del período a consultar en los campos "Desde" y "Hasta".
………- Desde : En este campo se podrá introducir a partir de qué fecha se desea consultar la información.
………- Hasta : En este campo se podrá introducir la fecha hasta la que se desea consultar la información.
Los campos "Desde" y "Hasta" sólo podrán modificarse si en período de presentación se ha seleccionado "Libre". De haber especificado cualquier otro período de presentación, estas fechas se asumirán automáticamente, adecuándose al principio y fin del período escogido.
………- Listas de artículos : En ese campo se podrá seleccionar el grupo de artículos cuyos desabastecimientos se desea controlar. Como en otros puntos de Farmatic, se dispondrá de las opciones de selección de entorno habituales: Listas de artículos, Familias, Conjuntos Homogéneos, Grupos Terapéuticos…
………- Faltas Desde-Hasta : Permite acotar los desabastecimientos por un rango de faltas indicado por el usuario.
………- Totales por artículo : De activarse esta caja de chequeo, se mostrará la información agrupada por artículo y tipo de movimiento. De esta forma, se mostrará una línea por cada artículo y movimiento con el total de faltas correspondiente, con lo que se tendrá una visión global del número de faltas de un artículo en un período de tiempo.
………- Tipo de movimiento : Permite restringir la consulta a un tipo determinado de movimiento, es decir, a sólo los desabastecimientos en compras (pedidos y recepción) o en ventas. Para ello, activar el botón radio correspondiente al tipo de consulta que se desea realizar: “Compras”, “Ventas” o “Todos”.
………- Estado : Permite restringir la consulta a los desabastecimientos ya exportados, sólo pendientes de exportar o todos: “No Exportados”, “Exportados” o “Todos”. Si no se tuviese activa la exportación y envío, este campo no aparecería pues no ha lugar.
Mediante una parrilla de exploración se presentarán todos los desabastecimientos que atiendan a los requisitos estipulados. De cada uno de ellos se darán los siguientes datos:
………- Fecha de entrada : Fecha y hora en la que se produjo el desabastecimiento.
………- Tipo de mov. : Tipo de movimiento, es decir, punto en el que se ha producido el desabastecimiento, pudiendo ser:
………. “Pedido”: desabastecimiento referido a las faltas comunicadas por el proveedor en el mismo momento del envío del pedido. Es decir, se envía un pedido al proveedor y éste contesta indicando la mercancía que no va a poder servir. Este tipo de desabastecimiento se registra automáticamente en el momento en que se reciben las faltas del proveedor tras el envío del pedido.
………. “Recepción”: desabastecimiento detectado en el momento de realizar la recepción de un pedido. Es decir, en la recepción las unidades recibidas son inferiores a las unidades pedidas. Este tipo de desabastecimiento se registra automáticamente al grabarse una recepción de mercancías en las que de algún artículo no se reciban todas las unidades que fueron pedidas.
………. “Venta”: desabastecimiento referido a una falta dada en mostrador. Es decir, un cliente ha solicitado un producto que no le hemos podido vender. Este tipo de desabastecimiento lo habrá podido anotar manualmente el usuario desde DESABASTECIMIENTOS del menú LÍNEA del proceso VENTAS MOSTRADOR, o bien indicando en cantidad a vender 0.
………- Revisión : Permite acotar la consulta a sólo desabastecimientos no revisados, sólo sí revisados o todos.
………- Artículo : Código del artículo del que se ha producido el desabastecimiento.
………- Descripción del artículo en cuestión. Puesto que este campo tiene un espacio limitado donde es posible que no quepa la descripción completa, a pie de ventana se incluye un campo adicional en el que sí se presentará la descripción completa.
………- Pedidas : Unidades pedidas. En el caso de desabastecimientos en compras irá referido al número de unidades que se pidieron al proveedor. En el caso de desabastecimiento en ventas irá referido al número de unidades que el cliente pidió y no se le pudieron servir.
………- Servidas : Unidades que sí pudieron servirse. En el caso de desabastecimiento en compras se refiere a las unidades que sí sirvió el proveedor.
………- Faltas : Unidades que no pudieron servirse. Es decir, la diferencia entre unidades pedidas y unidades servidas.
………- Causa : Motivo por el que se ha producido el desabastecimiento. Recuérdese que las posibles causas se habrán definido en el apartado GENERAL del proceso CONFIGURACIÓN anteriormente mencionado. También en ese punto se habrá ligado una causa por defecto tanto para los desabastecimientos producidos en pedidos, como en recepciones y en ventas. Así, en principio en este campo siempre se asumirá la causa por defecto, pudiéndose cambiar si así se desea haciendo uso del botón disponible a pie de ventana.
………- Info. proveedor : En el caso de desabastecimiento detectado en el momento del envío del pedido (tipo de movimiento “Pedido”) en este campo aparecerá la descripción correspondiente a la línea de incidencia enviada por el proveedor cuando comunica la falta. Recuérdese que las posibles líneas de incidencia habrán sido previamente definidas en el protocolo de comunicación con ese proveedor, que habrá sido dado de alta en el proceso PROTOCOLOS del apartado COMUNICACIONES del menú MAESTROS.
………- Exportado : Indicación de si el desabastecimiento ha sido o no exportado mediante el botón , es decir, incluido en un fichero de exportación, independientemente de si el mismo ha sido o no enviado al Colegio mediante el botón . Si no se tuviese activa la exportación y envío, este campo no aparecería.
………- Fecha exp. : Fecha en que se hizo la exportación, en el caso de haberse ya realizado. Si no se tuviese activa la exportación y envío, este campo no aparecería.
………- Ejercicio / Nº envío : Año y número de envío correspondientes a la exportación, caso de que ya se haya exportado ese desabastecimiento. Si no se tuviese activa la exportación y envío, este campo no aparecería.
………- Fecha envío : Fecha en que se envió el fichero de exportación, si es que ya se envió. Si no se tuviese activa la exportación y envío, este campo no aparecería.
………- Cód. Prov. : Código del proveedor que ha dado falta. Es decir, aquél al que se le pidió la mercancía y no la pudo servir.
………- Proveedor : Nombre del proveedor en cuestión. Puesto que este campo tiene un espacio limitado donde es posible que no quepa el nombre completo, a pie de ventana se incluye un campo adicional en el que se presentará el nombre completo del proveedor.
………- Cód. Vend. : Código del vendedor que ha notificado la falta. En los desabastecimientos que se generen automáticamente desde ventas, se asumirá el vendedor que está realizando dicha venta. Si el desabastecimiento se genera automáticamente desde una recepción, se asumirá el vendedor que está realizando dicha recepción. Si un vendedor es dado de baja, los desabastecimientos que estén ligados a dicho vendedor presentarán este dato en rojo. Al editar el desabastecimiento en dicho caso, se avisará de tal circunstancia y se asumirá por defecto el primer vendedor dado de alta, a no ser que se modifique manualmente asignando otro vendedor distinto.
………- Vendedor : Nombre del vendedor en cuestión.
………- Revisado : Se informa de si el desabastecimiento fue ya revisado (está activado su check 'Revisado'). Bajo el grid se muestra el campo 'Descripción Solución' donde se puede ver la descripción de la solución si se ha introducido al revisar el desabastecimiento.
A pie de ventana se muestra tanto la descripción completa del artículo como el nombre del proveedor correspondientes al desabastecimiento que se tenga seleccionado en la parrilla.
En esta ventana se dispone también de los siguientes botones:
Permite modificar la causa del desabastecimiento que se tenga seleccionado en la parrilla y marcarlo como ya revisado, pudiendo indicar solución dada (no fue vendido, se sustituyó por otro artículo, etc.).
Permite introducir un nuevo desabastecimiento de forma manual. Se deberá indicar fecha, tipo de movimiento, vendedor, artículo, unidades pedidas, unidades servidas, proveedor y causa del desabastecimiento. Se dispondrá del botón Crear Encargo que permite acceder directamente a la ventana de gestión de encargos a fin de agilizar el apunte de encargos si ello fuese necesario.
Permite eliminar los desabastecimientos que coincidan con los criterios que se seleccionen en la siguiente ventana de criterios de borrado:
Si no se tiene activo el envío y exportación, los criterios relacionados con estos procesos no aparecerán disponibles.
Sólo disponible si se tiene activo el envío y exportación. Permite generar el fichero con la información de desabastecimiento que posteriormente se le hará llegar al Colegio.
Recuérdese que sólo se exportarán desabastecimientos de compras (pedidos y recepción), pero en ningún caso desabastecimientos de venta.
El fichero que se genere en la exportación atenderá al formato que se haya definido en el apartado FORMATO DE EXPORTACIÓN anteriormente comentado.
Al hacer uso de este botón se abre una ventana en la que se deberá indicar “Año” y “Envío”, es decir, año y número de envío, que serán identificativos del fichero.
También habrá de indicarse qué desabastecimientos se desea exportar, pudiéndose optar por: “Líneas Pendientes de Exportación” (todos los desabastecimientos que aún no han sido exportados), “Líneas del Envío indicado” (líneas ya exportadas anteriormente que estén incluidas en un fichero que atienda al año y envío que se indiquen en dichos campos), “Líneas Seleccionadas” (sólo las líneas seleccionadas en la parrilla), “Líneas entre Fechas” (sólo los desabastecimientos cuya fecha esté incluida en el período que se determine) o “Todas las líneas” (todas las líneas de desabastecimientos existentes, hayan sido o no exportadas ya). Sólo de optarse entre fechas, se habilitarán los campos “Fecha Desde” y “Fecha Hasta” para que se indique el período que se desea exportar.
Recuérdese que los criterios de exportación se aplican sobre la totalidad de los desabastecimientos de compras registrados, no sólo sobre los presentes en la parrilla de consulta en ese momento.
Tras cumplimentarse estos datos y hacer clic en el botón Aceptar, se abrirá una ventana solicitando el nombre del fichero que se va a generar y el directorio donde ubicarlo. Por defecto se propondrá el directorio indicado en el campo “Carpeta por defecto para la Exportación de Ficheros” en el apartado CONFIGURACIÓN GENERAL y el nombre del fichero atendiendo a lo indicado en FORMATO DE EXPORTACIÓN.
Una vez indicados estos datos se generará el fichero con los desabastecimientos que atiendan al criterio establecido. Se emitirá un aviso cuando el proceso de exportación haya finalizado.
Cuando así se desee, este fichero podrá ser enviado al Colegio como se indica a continuación. Los desabastecimientos exportados quedarán marcados como tal.
Recuérdese que si la modalidad de envío elegida es vía Internet, es posible la automatización de la exportación y envío de los desabastecimientos. Esta automatización puede consistir en la presentación de un aviso recordando que hay que realizar esos procesos, o bien en la ejecución automática de ambos. En ambos casos se habrá elegido en qué máquina se ejecuta, en qué momento y con qué periodicidad. Para más información al respecto, véase el punto pestaña “AUTOMATIZACIÓN” en el apartado CONFIGURACIÓN GENERAL.
Sólo disponible si se tiene activo el envío y exportación. Permite enviar al Colegio un fichero fruto de una exportación previa según se ha comentado.
Se solicitará indicar qué fichero se desea enviar, presentándose por defecto todos los presentes en el directorio que se haya indicado en el campo “Carpeta por defecto para la Exportación de Ficheros” en el apartado CONFIGURACIÓN GENERAL. No obstante, se tendrá opción a buscar el fichero en cualquier otra ubicación si fuese preciso.
Recuérdese que el envío puede realizarse vía diskette o CD, vía correo electrónico o vía Internet, según se haya elegido en el apartado CONFIGURACIÓN GENERAL. El proceder atenderá, por tanto, al modo de envío que se vaya a utilizar (se solicitará introducir el diskette o cd, se generará y enviará un correo electrónico con el fichero adjunto a la dirección indicada en CONFIGURACIÓN GENERAL, o se producirá el envío vía Internet haciendo uso del protocolo indicado en el proceso CONFIGURACIÓN GENERAL).
Por último, recuérdese que si se ha optado por el envío vía Internet, es posible la automatización de la exportación y envío de los desabastecimientos. Esta automatización puede consistir en la presentación de un aviso recordando que hay que realizar esos procesos, o bien en la ejecución automática de ambos. En ambos casos se habrá elegido en qué máquina se ejecuta, en qué momento y con qué periodicidad. Para más información al respecto, véase el punto pestaña “AUTOMATIZACIÓN” en el apartado CONFIGURACIÓN GENERAL.