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Ayuda de Farmatic — 09-Informes, parte 8

Cuadro estadístico de ventas

Ruta: Informes > Ventas > Cuadro estadístico de ventas

Resumen: Estadísticas de ventas por día-mes-año, día de semana y hora, familia, vendedor o tipo de aportación, con libre/receta, descuentos, margen, pendiente de receta, y comparativa ventas contra compras. Ruta: Informes > Ventas > Cuadro estadístico de ventas.
Palabras clave: modalidad de vista, venta neta, % margen, pdte. receta, venta farmacia, libre contado, receta crédito, aportaciones, ventas vs compras, ventas por horas, facturación mensual, entorno de consulta
Preguntas típicas: ¿Cuánto he vendido este mes y con qué margen? | ¿Cómo comparo ventas y compras? | ¿A qué horas vendo más? | ¿Cuánto tengo pendiente de cobrar de recetas?

Mediante este proceso se podrá obtener información estadística sobre ventas diarias, mensuales, anuales, por horas, por familias, por vendedores o por tipos de aportación, así como comparativas entre importes de ventas y compras generales.  Dicha información podrá acotarse entre fechas.

También será posible la obtención de esta información referida únicamente a una o varias categorías de artículos y/o clientes, o a artículos de un laboratorio, familia, lista, etc., según se comenta más adelante en esta misma ayuda.

No se tendrán en cuenta las líneas de venta correspondientes a bolsas vendidas al cliente para llevar su compra si así se ha indicado en el parámetro Mostrar las bolsas en el total de ventas.  Asimismo, teniendo activo dicho parámetro se podrá excluir la información de bolsas en el detalle de líneas del cuadro estadístico si así se indica en el parámetro Mostrar las bolsas en el detalle de ventas.

Para obtener la información deseada bastará con cumplimentar adecuadamente los siguientes campos:

. Día-Mes-Año:  Presentará la información estadística día a día.

. Día de Semana y Hora:  Presentará la información agrupada por día de la semana , dentro de cada día, agrupada por horas.

. Decenas-Mes-Año :  Presentará la información estadística decena a decena.

. Mes-Año:  Presentará la información mes a mes.

. Trimestral-año :  Presentará la información trimestre a trimestre.

. Anual:  Presentará la información año a año.

. Por horas:  Presentará la información hora a hora.

. Por medias horas:  Presentarán la información en intervalos de 30 minutos.

. Por familias:  Presentará la información estadística de cada una de las familias, indicándose para cada una de ellas su nombre y, entre paréntesis, su código.  Bajo la denominación de familia "Indeterminada" se recogerá la información estadística correspondiente a artículos que han sido borrados, es decir, ya no tienen ficha abierta pero en los históricos de ventas siguen figurando las ventas que de ellos se hicieron.

. Por vendedores:  Presentará la información para cada uno de los vendedores, mostrándose el nombre de cada vendedor y, entre paréntesis, su código.

. Por tipos de aportación:  Presentará la información para cada tipo de aportación, mostrándose la descripción de cada uno de ellos y, entre paréntesis, su código.

. Por día de la Semana (LMXJVSD).  Presentará la información agrupada por días de la semana:  Información del Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado y Domingo.  Si en el período acotado para la consulta se engloba más de una semana, la información de cada día de la semana estará sumada:  La información del Lunes será suma de todos los Lunes englobados en el período que se está consultando, etc.

. Por máquina:  Presentará la información registrada en cada una de las máquinas desde las que se hayan realizado ventas.

Activando la caja de chequeo “Comparativo” existente junto a este campo se tendrá la posibilidad de comparar dos situaciones diferentes del cuadro estadístico de ventas, según se comenta más adelante en esta misma ayuda.

. Listas de artículos.  Para restringir la consulta a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas + <1>.  Se abrirá una ventana donde figurarán las listas de artículos existentes, pudiéndose seleccionar la deseada.  Se incluye la lista “Almacén Completo” con la que quedan incluidos en el proceso todos los artículos dados de alta.

. Familias.  Para restringir la consulta a una familia de artículos, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas + <2>.  Se abrirá una ventana donde figurarán las familias de artículos existentes, pudiéndose seleccionar la deseada.

. Conjuntos Homogéneos.  Para restringir la consulta a un conjunto homogéneo o grupo de precio menor, en la caja de selección caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas + <3>.  Se abrirá una ventana donde figurarán los conjuntos existentes, pudiéndose seleccionar el deseado.

. Laboratorios.  Para restringir la consulta a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas + <4>.  Se abrirá una ventana donde figurarán los laboratorios existentes, pudiéndose seleccionar el adecuado.

. Grupos Terapéuticos.  Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas + <5>.  Se abrirá una ventana donde figurarán los grupos terapéuticos existentes, pudiéndose seleccionar el deseado.  Se dispone en esta búsqueda de la posibilidad de ceñirse a grupos terapéuticos de especialidades o de parafarmacia, activando para ello la caja de chequeo correspondiente.

. Categorías de artículos.  Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas + <6>.  Se abrirá una ventana donde figurarán las categorías de artículos existentes, pudiéndose seleccionar la deseada.

. Almacenes.  Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN.  Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas + <7>.  Se abrirá una ventana donde figurarán los almacenes existentes, pudiéndose seleccionar el deseado.

En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).

En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos.  En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser .  Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.

. Mes actual.

. Ultimo mes completo.

. Ejercicio actual.

. Ultimo ejercicio completo

. Período libre:  Mediante esta opción  se está indicando que el período a consultar no es ninguno de los anteriores, pudiéndose en este caso fijar fechas de inicio y fin del período a consultar en los campos "Ventas Desde" y "Ventas Hasta".

Los campos "Ventas Desde" y "Ventas Hasta" sólo podrán modificarse si en período de presentación se ha seleccionado "Período Libre".  De haber especificado cualquier otro período de presentación, estas fechas se asumirán automáticamente, adecuándose al principio y fin del período escogido.

Asimismo se dispone de la caja de chequeo "Mostrar Todas las Líneas", cuya activación o desactivación implicará que se muestren en la parrilla o no líneas de períodos en los que no hay registrados datos estadísticos.  Por omisión aparecerá desactivada, es decir, no se mostrarán períodos sin datos estadísticos.  Si se activa, sí se mostrarán dichos períodos con sus datos a 0.  Por ejemplo, si se está consultando la información por decenas y en alguna decena no hay datos, cuando esta caja esté desactivada no habrá en la parrilla ninguna línea correspondiente a las decenas que no tienen información.  Si dicha caja se activa, dichas decenas sí figurarán en la parrilla aunque con todos los campos a 0.

Se puede optar también por obtener los datos en porcentajes y no en valores absolutos.  Para ello bastará con activar la caja de chequeo “Mostrar Porcentajes”.

Sólo si se trabaja con MultiNif y se consulta el cuadro estadístico de la empresa consolidada, es optativo que las ventas que contengan líneas de varias empresas se cuenten como una sola operación, o como tantas operaciones como empresas implicadas, según se active o no, respectivamente, la caja de chequeo “Agrupar Operaciones MultiNif”.

En la ventana se dispone también de los siguientes botones:

. Botón Configuración Predeterminada, mediante el cual se guardará la configuración que se tenga en ese momento definida (modo de vista, entorno de consulta seleccionado, visibilidad del gráfico, período de presentación, etc.), de tal forma que en los futuros accesos al proceso CUADRO ESTADÍSTICO DE VENTAS se abrirá la ventana directamente con dicha configuración.  Ello será muy útil cuando se suelen efectuar consultas periódicas similares, pues no se tendrán que repetir en cada ocasión la activación de cada aspecto configurable.

. Botón Guardar Configuración, que permite grabar la configuración actual para poder ser cargada de forma rápida en el futuro cuando ello sea necesario.  Guardar la configuración no implica que la misma se establezca como predeterminada.

. Botón Cargar Configuración, que permite restablecer una configuración previamente guardada, de tal forma que no sea necesario ir paso a paso estableciéndola de nuevo.

Debe tenerse en cuenta que si se han guardado configuraciones, en el apartado VENTAS del menú INFORMES aparecerá una nueva entrada llamada INFORMES PERSONALIZADOS DEL C.E.V. que englobará todas las configuraciones disponibles, pudiéndose seleccionar la deseada con lo que se accederá al CUADRO ESTADÍSTICO DE VENTAS con dicha configuración ya establecida.

Asimismo se dispone del botón Actualizar (que permite refrescar la información incluyendo las posibles nuevas ventas que se hayan producido desde que se entró en el proceso) y del botón Visibilidad Gráfico (que permite activar y desactivar la visualización del panel gráfico en la zona inferior de la ventana).

Una vez cumplimentados los datos anteriores, se proporcionará la información.  Dicha información irá en función de la pestaña que se active, disponiéndose de las siguientes pestañas:

PESTAÑA " INFORMACIÓN VENTAS" :

Se obtendrá la siguiente información:

Todos los datos mencionados serán también totalizados.

PESTAÑA " AUXILIAR" :

Se obtendrá la siguiente información:

Todos los datos mencionados serán también totalizados.

PESTAÑA " GENERAL" :

Se obtendrá de forma conjunta toda la información que engloban las pestañas "INFORMACIÓN VENTAS" y "AUXILIAR" cuyos campos han sido ya comentados.

PESTAÑA " VENTAS/COMPRAS" :

Nota:  Esta pestaña no estará habilitada si en el campo de selección de entorno a consultar no se ha escogido una opción que implique al almacén completo (por ejemplo, si se ha escogido una lista, una familia, un grupo terapéutico, etc.), puesto que la información que en ella se da no es susceptible de ser acotada por grupos de artículos al extraerse directamente de los albaranes de compra registrados.

Así pues, de activar esta pestaña se obtendrá la siguiente información:

Esta información no soporta todas las modalidades de vista que se han citado en el resto de pestañas de este proceso, estando disponibles en esta pestaña solamente las modalidades de vista "Decenas-Mes-Año", "Mes-Año", "Trimestral-Año", "Anual" y "Por Familias".  De seleccionarse cualquier otra modalidad de vista (diaria, por vendedor, tipo de aportación, medias horas, máquina o día de la semana), automáticamente se activará la pestaña "INFORMACIÓN VENTAS", presentándose la información correspondiente a dicho apartado.  Cuando se activa la pestaña "VENTAS/COMPRAS", por omisión se presentarán los datos en la modalidad de vista "Decenas-Mes-Año".

Asimismo, en esta pestaña siempre se mostrarán todos los períodos seleccionados (decenas, trimestres, etc.), aunque éstos no tengan datos, por lo que aparecerá inhabilitada la caja de chequeo "Mostrar Todas las Líneas".

Los datos que se muestran en este apartado son los siguientes:

Todos los campos mencionados se darán también totalizados.

Téngase en cuenta que los valores positivos se presentarán en color negro y los negativos en color rojo.  Aquellos campos en los que el valor de venta sea 0 serán cumplimentados con guiones (---), figurando en gris.  Y aquellos en los que no haya un valor a representar figurarán como “N/A” (no asignado), también en gris.

Sea cual sea la pestaña que se tenga activa, haciendo doble clic o pulsando sobre un campo se visualizará una ventana con el detalle de las ventas que dan lugar al valor de dicho campo.  En los campos correspondientes a totales (“Total Venta Neta”, “Venta Fcia”, etc.) no se dará este detalle, sino que se informará sobre los campos que han dado lugar a ese total.

En los campos en los que sí se pueda dar el detalle de ventas, en la ventana que se abre a tal efecto se dispone de varias formas de visualizar las líneas de venta implicadas, es decir, que han dado lugar al valor de ese campo.  Así, se dispone de las siguientes pestañas:

Nota: Téngase en cuenta que en todos los puntos de consulta de detalle de ventas que se han comentado, el dato de ‘Importe Neto’ no incluye los importes que están pendiente de cobro por parte de los organismos (es decir, es resultado de restar el ‘Importe de Venta con Receta’ al ‘Importe Neto Farmacia’).  Por tanto, no debe confundirse con el campo ‘Venta Neta’ que figura en la pestaña “INFORMACIÓN VENTAS”, donde sí está incluido el importe de venta receta pendiente de cobro por parte de los organismos de facturación.

Por ejemplo, si el ‘Importe Neto Farmacia’ es de 128.293,89 € y el ‘Importe de Venta con Receta’ es de 100.667,35 €, el ‘Importe Neto Total’ será de 27.626,54 €, mientras que la ‘Venta Neta’ será 128.298,27 €.

Con cualquiera de las pestañas del CUADRO ESTADÍSTICO DE VENTAS activada, se dispone de un panel gráfico en el que se presentarán los datos estadísticos en modo gráfico o en modo tabla.  La estadística que se presentará en este panel irá en función del campo sobre el que se esté situado.  Es decir, si se está situado sobre el campo "Descuento" se obtendrá el gráfico de descuentos, etc.  Se dispondrá de todas las opciones de presentación de estadísticas que un panel gráfico proporciona (presentación en barras, líneas, áreas, 2 ó 3 dimensiones, etc.).  En cualquier momento se podrá desactivar la presentación del panel gráfico haciendo clic sobre el botón Visibilidad Gráfico de la barra de herramientas de este proceso.

En dicha barra de herramientas se dispone también del botón Actualizar ( + ), que permite refrescar los datos que se están visualizando de forma que recojan cualquier modificación que haya podido producirse en los mismos mientras se ha tenido abierta la ventana de este proceso.  Asimismo, se dispone de los botones oportunos para situarse en el siguiente registro de la parrilla, registro anterior, primer y último registro.

CUADRO POR CATEGORÍAS :  Del mismo modo, se dispone del botón Categorías que va a permitir restringir la información obtenida bien a líneas de ventas de artículos incluidos en una o unas determinadas categorías, bien a líneas de ventas efectuadas a clientes incluidos en alguna o algunas categorías en concreto, o bien a líneas de venta que cumplan ambas condiciones (ser de artículos de las categorías seleccionadas y, además, haberse efectuado a clientes de las categorías seleccionadas).  Así, tras hacer clic sobre el botón Categorías (equivalente a la pulsación de + ), podrá observarse que en la zona izquierda de la ventana se habilitará un espacio donde se podrá, en primer lugar indicar si se desea obtener la información por categoría de artículos, de clientes o de las dos (activando respectivamente el botón radio “Artículos”, “Clientes” o “Ambas”).  Según lo elegido, se habilitará bien sólo el árbol de categorías de artículos, bien sólo el árbol de categorías de clientes, bien ambos árboles. Recuérdese que estos árboles presentarán las categorías definidas en los procesos correspondientes y en el orden en que fueron creadas (véase CATEGORÍAS DE CLIENTES y CATEGORÍAS DE ARTÍCULOS).

Si se ha optado por sólo categorías de artículos, situándose sobre una rama del árbol correspondiente a una categoría que incluye a su vez otras subcategorías, en la zona derecha del árbol se obtendrá la información de las ventas desglosándose por cada una de dichas subcategorías.  Podrá observarse que se inhabilita la caja desplegable “Modalidad de Vista” pues el criterio de presentación de la información será siempre por subcategorías.

Pero si se sitúa el cursor sobre una rama del árbol de categorías de artículos que no incluye subcategorías, se dará información de dicha categoría y se respetará el criterio de presentación que se seleccione en la caja desplegable “Modalidad de Vista” (por familias, por vendedores, etc.).

Por último, desplegando totalmente una rama del árbol correspondiente a una categoría se presentarán todos los artículos englobados en la misma, de tal forma que situándose sobre cualquiera de ellos se restringirá la información a ventas de dicho artículo.  También en este caso será respetado el criterio de presentación que se tenga seleccionado en la caja “Modalidad de Vista”.

Si se ha optado por sólo categorías de clientes, el funcionamiento será idéntico al ya mencionado, pero sobre el árbol de categorías de clientes.  Sin embargo, puesto que en el árbol de categorías aparecerán tanto categorías explícitas como implícitas e inferidas, hay que hacer algunas puntualizaciones:

.... En el caso de categorías explícitas e implícitas, sólo se estará dando información de ventas realizadas a clientes dados de alta en FARMATIC y que en este momento estén englobados en la categoría en cuestión.

…. En el caso de categorías inferidas, se estará mostrando información de todas las ventas en las que se hayan indicado categorías inferidas, al margen de que dichas ventas se hayan o no realizado a clientes dados de alta en FARMATIC.

….  En el caso de categorías explícitas e implícitas de clientes, en cada rama final del árbol (es decir, en cada subcategoría última) se englobarán los clientes que en ese momento tengan asignada dicha subcategoría.  Así pues, un mismo cliente no puede estar en más de una subcategoría dentro de una misma categoría.  Por ejemplo, si se ha definido la categoría explícita “Sexo” con dos subcategorías, “Hombre” y “Mujer”, un mismo cliente no puede aparecer al mismo tiempo como hombre y como mujer.  Aparecerá en una u otra en función de la que tenga asignada en ese momento.

…. En el caso de categorías inferidas, puesto que no hacen alusión directa a clientes dados de alta en FARMATIC, sino a ventas generales, en cada rama final del árbol (es decir, en cada subcategoría última) no se engloban los clientes que en ese momento tengan esa subcategoría ligada, sino todos aquellos clientes a los que en algún momento se les realizó una venta asignándole esa subcategoría.  Por tanto, un mismo cliente sí puede estar en más de una subcategoría dentro de una misma categoría.  Por ejemplo, si se ha definido la categoría inferida “Sexo” con dos subcategorías, “Hombre” y “Mujer”, un mismo cliente sí puede aparecer al mismo tiempo como hombre y como mujer, pues pueden habérsele realizado ventas especificando categoría hombre y también otras habiendo especificado categoría mujer.

En el caso de haberse optado por ambas categorías, clientes y artículos, se presentarán los dos árboles de categorías.  Se deberá entonces seleccionar la rama deseada del árbol de categorías de artículos y la rama deseada en el árbol de categorías de clientes.  Se presentará la información clasificada por cada combinación de categorías artículo/clientes que pueda darse.  Se respetará el criterio seleccionado en la caja “Modalidad de Vista” siempre y cuando en ninguno de los árboles se haya seleccionado una categoría que englobe a su vez subcategorías.

En cualquier caso, puesto que los datos totales de ventas en el período seleccionado debe coincidir sea cual sea el modo de consulta elegido, se incluirá también información de ventas que no se correspondan con los criterios de categorías de artículos y/o clientes seleccionadas, presentándose bajo la denominación “Indeterminada”.

Ahora bien, debe tenerse en cuenta que si se opta por la consulta de la información por categorías de clientes y/o artículos haciendo clic sobre el botón Categorías, automáticamente quedará inhabilitada la pestaña “VENTAS / COMPRAS”, pues la información que dicho apartado proporciona no puede clasificarse por categorías.

CUADRO COMPARATIVO :  Por último, cabe resaltar que si se tiene activada la caja de chequeo “Comparativo” se podrán comparar dos situaciones diferentes del cuadro estadístico de ventas.  Por ejemplo, será posible comparar la venta entre dos períodos de tiempo, comparar la venta entre dos listas de artículos diferentes, etc.  Así, de activarse dicha caja, se presentan tres nuevas pestañas.  Las dos primeras (“CUADRO 1” y “CUADRO 2”) van a permitir determinar las situaciones a comparar.  Así, al activar la pestaña “CUADRO 1” se podrá configurar las condiciones del primer período a consultar (fechas, modo de vista, selección de entorno, etc.), presentándose la información pertinente.  Para ello se dispone de todas las posibilidades ya detalladas anteriormente.  Activando la pestaña “CUADRO 2” se podrá de igual manera seleccionar las condiciones del segundo período a consultar, presentándose en el cuadro la información correspondiente.  Por fin, activando la pestaña “COMPARATIVO 1=>2” se presentarán los resultados de la comparación de las dos situaciones, restándose la información del cuadro 1 a la información del cuadro 2.  Por defecto, esta información comparativa se mostrará en forma de porcentajes, debiéndose desmarcar la caja de chequeo “Mostrar Porcentajes” si se desea la comparativa en valores absolutos.  Al pasar el ratón por una casilla de este cuadro comparativo, se muestra el valor asociado a la misma casilla del cuadro 1 y del cuadro 2, a fin de poder conocer el origen del valor obtenido en el cuadro comparativo sin tener que pasar de unas pestañas a otras.

En las vistas temporales (por días, decenas, meses, trimestres o años), en función del rango de fechas establecido en el Cuadro 1 y Cuadro 2, el cuadro comparativo mostrará una información u otra.  Por ejemplo, si se seleccionan dos meses distintos y se visualiza la información por días, el cuadro comparativo hablará de días (1ª columna), ignorando el mes y el año.  Igualmente, si se selecciona un mes y un trimestre, como hay varios meses en juego, el comparativo hablará de día-mes, ignorando el año.

Si alguno de los cuadros contiene en su selección varios años, el comparativo comparará línea a línea, con lo que forzosamente habrá de estar activa la caja de chequeo “Mostrar Todas las Líneas”.

Por tanto, si bien se puede seleccionar en cada cuadro el rango que se desee, para que una comparación tenga significado han de establecerse dos rangos equivalentes.  Será el usuario quien tenga en cuenta este criterio lógico.

En cuanto a las comparaciones relativas en porcentajes, para su cálculo se aplicará la fórmula siguiente:

100 * [ (Valor cuadro 2 / Valor cuadro 1) – 1].

Así por ejemplo, si en un determinado campo el valor del cuadro 1 es 120  y el valor del cuadro 2 es 100, el porcentaje del cuadro comparativo será de 16,67%.

Cabe resaltar que en la modalidad de cuadro comparativo no se dispondrá de la pestaña “VENTAS/COMPRAS” citada con anterioridad, puesto que la información dada en esa pestaña es en sí misma una comparativa y no ha lugar en ese caso la comparación de dos situaciones diferentes.

Tampoco en el modo comparativo se dispondrá del detalle de ventas al hacer doble clic o pulsar sobre un determinado campo.