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Resumen: Diario de todas las operaciones de venta con múltiples filtros (fechas y horas, vendedor, cliente, familia, tipo de línea, forma y medio de pago, estado de facturación, receta pendiente), margen, devoluciones y detalle. Accesible desde Ventas e Informes > Ventas > Diario de ventas.
Palabras clave: diario de ventas, listado de ventas, devoluciones, filtrar por vendedor, forma de pago, mostrar % margen, mostrar detalle, tipo de pago, receta pendiente, ventas de un cliente, entrega a cuenta, fecha y hora desde
Preguntas típicas: ¿Cómo veo las ventas que hizo un vendedor? | ¿Cómo listo las devoluciones de un período? | ¿Cómo veo las ventas pagadas con tarjeta? | ¿Cómo veo el margen de cada venta?
El proceso DIARIO DE VENTAS proporciona un diario en el que figura cada una de las operaciones de venta efectuadas. El mismo tiene dos puntos de acceso en la aplicación: Menú VENTAS y apartado VENTAS del menú INFORMES. Ambos puntos de entrada conducen pues a este mismo proceso.
Al entrar en él se presenta una ventana en cuya zona superior se dispone de varias pestañas que van a permitir el acceso a los diferentes criterios de acotación de la información de ventas a consultar. Dichas pestañas son las siguientes:
Pestaña "CRITERIOS GENERALES" : Desde este apartado el usuario puede efectuar una serie de acotaciones generales sobre las líneas que desea consultar, de forma que en el diario de ventas sólo se visualizarán las operaciones de venta realizadas que cumplan las especificaciones dadas. Las posibilidades de acotación que presenta esta opción son las siguientes:
FECHA Y HORA DESDE : En este campo el usuario debe introducir la fecha más antigua desde la que desea realizar la consulta, así como la hora a partir de la que realizarla, de forma que en la parrilla de exploración solamente se presentarán líneas de venta cuya fecha de realización sea igual o posterior a la y hora dada. Para introducir este dato se dispone del botón Seleccionar Fecha, mediante el cual se accede a una ventana en la que será posible elegir día, mes y año, así como introducir la hora deseada. Para más información véase el apartado Introducción de Fechas.
FECHA Y HORA HASTA : En este campo el usuario introducirá la fecha y hora tope hasta la que desea consultar, de forma que sólo se incluirán en la parrilla de exploración las líneas de venta con fecha y hora igual o anterior a la introducida. Para cumplimentar este dato se procederá de idéntica manera que en el campo anterior.
MOSTRAR % MARGEN : De activarse esta caja de chequeo, en la consulta se incluirá el dato de porcentaje de beneficio obtenido en cada venta, en lugar de mostrarse el número de documento de venta. Debe tenerse en cuenta que si se tiene protegida la opción “Diario de Ventas – Ver Resumen”, englobada en “Opciones Especiales/Ventas” del proceso PROTECCIONES del menú MAESTROS, al intentar activar esta caja de chequeo se solicitará identificación. De esta forma, se puede proteger la visualización de márgenes sin tener por ello que proteger el acceso al DIARIO DE VENTAS.
COSTES : Esta caja sólo estará habilitada si se ha activado previamente la anteriormente mencionada caja “Mostrar %Margen en la venta”. De activarse ambas cajas, en lugar de mostrarse el margen de beneficio o el número de documento, se mostrará el valor a precio de coste de las unidades vendidas en esa línea de venta.
TIPO DE VISTA : Permite seleccionar si se desea consultar todas las ventas, sólo devoluciones o sólo ventas con descuentos aplicados (ya sea sobre total de venta o sobre alguna de sus líneas).
MOSTRAR DETALLE : De activar esta caja de chequeo, por cada línea de venta se incluirá una línea de cabecera de operación y además todas las líneas de detalle que incluyó la venta. De no activarse esta caja, en el informe solamente se mostrará una línea por operación, no detallándose cada una de las líneas que incluyó cada venta.
MOSTRAR DETALLE SEVEM : Si se activa este check, se incluirá un grid complementario con la información de la venta seleccionada en el grid principal: código de producto, número de serie, lote, fecha caducidad, tipo de notificación al sistema SEVeM y hora de la notificación.
FAMILIAS : El usuario puede restringir la consulta de líneas refiriéndola a aquellas ventas de artículos pertenecientes a la familia o familias que estime conveniente. Este campo presenta dos posibles alternativas:
. Todas : Si se activa este botón radio no se efectúa acotación alguna por familia.
. Selección : Si se activa este botón radio se accederá a una ventana de selección donde se podrá elegir las familias cuyas ventas se desea incluir en la consulta.
. Todos : Implica no acotar por tipo de cliente.
. Selección : Al igual que se ha mencionado en la acotación por familia, de activar este botón radio se tendría acceso a seleccionar el tipo o tipos de clientes cuyas líneas se desea consultar.
. Todos : Implica no acotar por vendedor.
. Selección : Al igual que se ha mencionado en la acotación por familia, de activar este botón radio se tendría acceso a seleccionar el vendedor o vendedores cuyas líneas se desea consultar.
. Todos : Implica no acotar por cajón.
. Selección : De activar este botón radio se tendría acceso a seleccionar el cajón o cajones cuyas líneas se desea consultar.
Pestaña "CARACTERÍSTICAS DE LAS LÍNEAS" : Como complemento a las acotaciones que se hayan podido realizar de forma general, este apartado incluye otra serie de condicionantes referidos propiamente a las líneas de venta, de forma que el usuario debe seleccionar aquellos que deben cumplir las líneas para que sean incluidas en el diario de ventas. Dichos condicionantes son los siguientes:
TIPO DE LÍNEA : Puede acotarse la consulta a sólo líneas de venta libre (sin receta), sólo ventas con receta o ambos tipos.
FORMA DE PAGO : Se puede restringir la consulta a sólo líneas de contado, sólo líneas de crédito, sólo depósitos (recetas pendientes) o combinaciones de estos tipos de línea.
LÍNEAS ESPECIALES : Se puede restringir la consulta a sólo líneas correspondientes a entregas de dinero, sólo a líneas de pagos, líneas de redenciones y/o líneas correspondientes a vales promocionales.
ESTADO : Acotación referida a sólo líneas de crédito facturadas, sólo pendientes de facturar o ambas.
RECETA PENDIENTE : Acotación referida a sólo líneas de receta pendiente cobradas en el momento de la operación de venta, recetas pendientes con cobro diferido (es decir, que no se cobraron en el momento de la operación de venta), líneas de confirmación de receta, o combinaciones de estos tipos de operación. Téngase en cuenta que una línea de receta pendiente, en el momento de ser confirmada es considerada tanto receta pendiente como confirmación de receta. Es decir, si se desactiva la caja de chequeo “Confirmada”, las líneas de receta pendiente (tanto cobradas como diferidas) que ya hayan sido confirmadas no aparecerán.
TIPO DE PAGO : Acotación referida al modo de pago: efectivo, talón, tarjeta o mixto. Se diferenciarán pagos con tarjeta en modalidad 'manual' (se activó manualmente en ese momento esta modalidad de pago) de los de modalidad 'datáfono' (se tenían ya activos los medios de pago ) si está activo el parámetro Informe de Caja.- Detalle pagos tarjeta con datáfono o manual, en el entorno CAJAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
MEDIO DE PAGO : Datáfono (operaciones que se hicieron estando activo medios de pago), Manual (operaciones que se hicieron activando manualmente en ese momento los medios de pago ) o Todos.
Todas las características de línea mencionadas están precedidas de una caja de chequeo, que el usuario puede activar o desactivar, de forma que la consulta se verá restringida a líneas que cumplan todas y cada una de las características marcadas por el usuario. Puesto que dichas características no son excluyentes entre sí se podrán marcar todas aquellas que se estimen oportunas.
MOSTRAR TODOS LOS ARTÍCULOS DE LA VENTA : Esta caja de chequeo sólo ha lugar en el caso de que la consulta se vaya a realizar por lista de artículos. Si no se activa, la consulta ofrecerá las ventas que incluyan algún artículo de esas listas y visualizando sólo esos artículos. Si se activa esta caja de chequeo, la consulta irá igualmente referida a ventas que contengan algún artículo de esa lista, pero también se mostrarán el resto de artículos que incluyan esas ventas. Por ejemplo, si la consulta va referida a artículos de la lista solares, y hay una venta que incluye una crema solar y un perfume, si no se activa esta caja se mostrará dicha venta visualizándose sólo la crema solar. Si se activa la caja de chequeo, se mostrará la venta visualizando tanto la crema solar como el perfume.
ENTORNO DE CONSULTA : Haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la consulta, que se referirá así únicamente a las ventas de artículos incluidos en el entorno de consulta seleccionado. Los posibles entornos son:
Listas de artículos. Para restringir la consulta a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la consulta a una familia de artículos, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos Homogéneos. Para restringir la consulta a un conjunto homogéneo o grupo de precio menor, en la caja de selección caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la consulta a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos. En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser . Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.
Pestaña "SELECCIÓN DE CLIENTES" : En esta pestaña se cuenta con los condicionantes siguientes:
VENTAS CON CLIENTE : De activar esta caja de chequeo, en la consulta solamente se incluirán ventas que tengan ligado un cliente. Es decir, ventas en las que se seleccionó cliente en el momento de su realización o bien con posterioridad se les asignó cliente. Sólo si se activa esta caja, podrá optarse a indicar desde qué cliente hasta qué cliente incluir en la consulta, o bien seleccionar una lista de clientes previamente creada.
LISTA DE CLIENTES : Si se activa esta caja de chequeo se podrá seleccionar una lista de clientes a los que restringir la consulta. Disponible sólo si se ha activado la caja Ventas con Cliente.
CLIENTES DESDE : Indicar el primer cliente a incluir en la consulta. Se podrá introducir directamente su código o hacer una búsqueda por nombre mediante el botón Buscar de que dispone este campo.
CLIENTES HASTA : Indicar el último cliente a incluir en la consulta. Al igual que en el campo anterior, se podrá introducir código de cliente o efectuar búsquedas por nombre.
Los campos Clientes Desde y Clientes Hasta sólo estarán disponibles si se ha activado la caja Ventas con Cliente y no se ha activado la caja Lista de Clientes.
Así pues, una vez establecidas las acotaciones oportunas para realizar la consulta, se presentarán en una parrilla de exploración todas las líneas de venta que cumplan todos los condicionantes especificados. De cada operación se muestran los siguientes datos:
FECHA : Fecha en la que se realizó la venta. Este campo solamente aparecerá cumplimentado en las líneas de cabecera de operación, no así en las líneas de detalle.
HORA : Hora en la que se realizó la venta. Este campo solamente aparecerá cumplimentado en las líneas de cabecera de operación, no así en las líneas de detalle.
VENDEDOR : Vendedor que efectuó la operación. Este campo solamente aparecerá cumplimentado en las líneas de cabecera de operación, no así en las líneas de detalle.
CÓDIGO : Código del artículo vendido, cuando se trate de una línea de detalle. En las líneas de cabecera, en este campo se mostrará el código del cliente ligado a la venta. De no haber cliente asignado, este campo aparecerá vacío.
CLIENTE / DESCRIPCIÓN : Descripción del artículo vendido, cuando se trate de una línea de detalle. En las líneas de cabecera, en este campo se mostrará el nombre del cliente ligado a la venta. De no haber cliente asignado, este campo aparecerá "Contado". En el caso de pagos, si se tiene activo el parámetro Imprimir Comprobante de Pago Detallado, se incluirá un registro detallando los artículos que se han pagado.
En farmacias de Andalucía, las ventas procedentes de Receta XXI irán acompañadas del icono . Pulsando
. Contado : Línea de contado. En línea de cabecera indicará que todas las líneas fueron de contado.
. Crédito : Línea de crédito. En línea de cabecera indicará que todas las líneas fueron de crédito.
. Mixta : Esta situación solamente se dará en líneas de cabecera, e indicará que en la operación se incluyeron líneas de diferentes tipos (contados, créditos, depósitos).
. Depósito : En una línea de detalle indicará que se trata de una receta pendiente (ya sea de cobro actual o diferido). En una línea de cabecera indicará que todas las líneas de esa operación fueron de receta pendiente.
T.A. : Código del tipo de aportación con el que se realizó la operación. Este campo solamente aparecerá cumplimentado cuando se trate de líneas detalle efectuadas con receta. En las líneas de cabecera nunca aparecerá cumplimentado.
UNI. : Unidades que fueron dispensadas. Sólo ha lugar en líneas de detalle.
P.V.P. : Precio de venta al público con el que se realizó la venta. Si en el momento de la venta se le cambió el precio al artículo, en el diario de ventas figurará el precio ya cambiado, es decir, no el que había en ficha antes de la dispensación.
IMP. BRUTO : En líneas de detalle figurará el importe total de la misma (P.V.P. multiplicado por unidades dispensadas). En el caso de líneas con receta, en este campo figurará tan sólo el importe correspondiente a la aportación. En el importe bruto no estarán restados los posibles descuentos que se hayan realizado. En líneas de devolución, su importe bruto aparecerá en negativo. En el caso de las líneas de redención de puntos promocionales, el importe bruto será 0. En el caso de líneas de cabecera, en este campo aparecerá la suma de importes brutos de todas las líneas que dicha venta englobó.
DTO. : En el caso de líneas de detalle figurará el importe de descuento de la misma, bien fuera un descuento aplicado directamente sobre esa línea o como resultado de la aplicación de un descuento sobre el total de operación. En el caso de las líneas de redención de puntos promocionales, el descuento se corresponderá con el importe redimido. En el caso de líneas de cabecera, será la suma de descuentos de todas las líneas detalle de que dicha operación consta.
Se permite consultar el desglose de descuentos aplicados a una línea de venta. Para ello, hacer doble clic sobre el campo ‘Dto.’ de la línea del grid correspondiente. Se abrirá una ventana en la que se da la siguiente información: Fecha y hora de la venta, cliente asociado si lo hay, código y descripción del artículo y unidades vendidas. En el grid se mostrarán todos los descuentos aplicados a la línea y el importe que ha supuesto descontar a la línea de venta. Los descuentos correspondientes a promociones figurarán con el nombre de la promoción (ya sean de Farmatic o de módulo externos como F+, Farmapremium, Welnia, Mi Club Alphega, etc.). En el caso de que el origen del descuento sea una promoción extendida, junto al nombre de la promoción se incluirá el literal ‘(Extendida Porcentaje)’ o ‘(Extendida Euros’ según corresponda. Los descuentos no asociados a una promoción (descuentos manuales, redondeos automáticos, etc.) aparecerán con el nombre ‘Descuento No Promocional’.
IMP. NETO : En líneas de detalle será el resultado de restar los descuentos al importe bruto correspondiente. En el caso de líneas de cabecera, será la suma de importes netos de todas sus líneas.
NUMERO DOC. : Este campo solamente aparecerá cumplimentado en líneas de cabecera de operación, presentando la numeración de dicha operación. Recuérdese que la numeración de las operaciones de venta atenderá a lo establecido en el proceso SERIES.
% MARGEN : Este campo aparecerá sólo si se ha activado la caja de chequeo “Mostrar %Margen en Venta”. Dará el margen de beneficio obtenido en cada venta. Se dará tanto en la línea de total de venta como en cada línea de detalle. Este porcentaje de margen puede obtenerse en base al último precio de compra o en base al precio medio de compra, según se haya indicado en el parámetro Cálculo del margen en el diario de ventas, ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. El % de margen debe entenderse como el % de descuento que aplicado al precio de venta da como resultado el precio de última compra o el precio medio de coste, según se haya optado por una modalidad u otra de cálculo. Siempre se tomará para su cálculo el P.V.P. del momento de la venta y el P.U.C. o P.M.C. del momento de la venta. Los cálculos se realizarán utilizando alguna de estas fórmulas, según la modalidad elegida:
……………………..%Margen = 100 - (importe a PMC x 100) / Importe a PVP
……………………..%Margen = 100 - (importe a PUC x 100) / Importe a PVP
Al situarse sobre esta columna se mostrará la información correspondiente a importes a PMC o PUC. Además, si se activa “Costes (PMC)” se mostrará la columna Valor a PMC.
. Pagada : Se tratará de una línea de receta pendiente de cobro actual que aún no ha sido confirmada. Cuando esta receta se confirme, en esta línea se modificará este campo automáticamente, pasando a ser "Conf. y Pagada".
. Diferida : Se trata de una línea de receta pendiente de cobro diferido que aún no ha sido confirmada. Cuando esta receta se confirme, en esta línea se modificará este campo automáticamente, pasando a ser "Dif. y Pagada".
. Confirmada : Se trata de una línea de confirmación de receta (tanto diferida como de cobro actual).
. Conf. y Pagada : Este será el estado de líneas que fueron en su día receta pendiente de cobro actual y que ya han sido confirmadas.
. Dif. y Conf. : Este será el estado de líneas que fueron en su día receta pendiente de cobro diferido y que ya han sido confirmadas.
. Total : Indicará que todas las líneas de dicha operación han sido facturadas. Aparecerá el identificador de la factura correspondiente.
. Parcial : Indicará que algunas de las líneas de esa operación están ya facturadas y otras no.
Cuando se trate de líneas de detalle, en este campo aparecerá "Sí" cuando esté facturada, y vacío cuando no lo esté.
ENTREGA : Entregas de euros realizadas por el cliente cuando se trata de operaciones de crédito. Solamente figurarán cuando se trate de líneas de cabecera de operaciones de crédito en las que haya habido alguna entrega de euros.
DEVOLUC. : Importe a devolver al cliente, como diferencia entre la cantidad entregada ("Entrega") y la cantidad que realmente se le debe cobrar ("Imp. Neto" en el caso de contados, "A Cuenta" en el caso de créditos). En el caso de tratarse de una operación mixta (con líneas de contado y líneas de crédito), se referirá al importe total de la devolución ("Entrega" menos importe total a cobrar). En el caso de desglose de operaciones por Multi-Nif, cada una de las ventas derivadas tendrá en este campo la misma devolución, es decir, la devolución global correspondiente a la operación de venta origen.
TIPO DE PAGO : Donde se indicará si el pago ha sido en efectivo, tarjeta, talón, banco o mixto. En este último caso, haciendo doble clic sobre el campo se mostrará la descomposición del pago.
Téngase en cuenta que las líneas correspondientes a pagos y entregas a cuenta aparecerán resaltadas en verde.
En este proceso se dispone de la posibilidad de obtener un documento impreso (ticket, factura, etc.) de cualquiera de las operaciones presentes en el diario. Para ello, situarse sobre dicha operación y hacer clic sobre el botón Reimprimir. Con ello se tiene acceso al proceso OPERACIONES ANTERIORES, que permite la selección de documento a obtener y la impresión del mismo. Si así se desea, en el diario de ventas se puede efectuar una selección múltiple de líneas de forma previa a la utilización del botón Reimprimir, de forma que se obtenga documento de cada una de ellas sin tener que sacarlo uno a uno.
También es posible obtener por impresora la información que se está visualizando por pantalla, bastando para ello con hacer uso del botón Imprimir.
Por último, indicar que se dispone del botón Ver Resumen, que permite la consulta de la información de ventas desde distintos puntos de vista: Por vendedor, por vendedor y desglosado por familias, o una consulta de medias por vendedor. Para más información al respecto véanse los apartados correspondientes.
NOTA IMPORTANTE: Por defecto, en este proceso las líneas se muestran ordenadas por fecha dándose cada línea de operación seguida de sus correspondientes líneas de detalle. Como en otras parrillas de la aplicación, se puede ordenar la información por cualquier columna. Ahora bien, dada la naturaleza de la información tratada en este punto, debe tenerse en cuenta que las ordenaciones que se realicen pueden no atender ya a la lógica inicial de presentación y que en la nueva presentación de datos resultante se obviará la vinculación de líneas de detalle con sus respectivas líneas de operación. Es decir, pueden llegar a presentarse entre mezcladamente líneas de operación y líneas de detalle sin más ordenación que la indicada por el usuario. Para que esto no ocurra, es decir, para que se mantenga el vínculo entre líneas de operación y líneas de detalle, se debe realizar la ordenación manteniendo pulsada la tecla