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Ayuda de Farmatic — 10-Contabilidad, parte 1


Contabilidad

Ruta: Contabilidad

Resumen: Introducción al módulo Contabilidad de Farmatic: contabilidad integrada y automática (Régimen General o de Equivalencia), asientos manuales, longitud de cuentas de 7 a 13 dígitos y parámetros en Configuración/Parámetros.
Palabras clave: contabilidad integrada, contabilización automática, régimen general, régimen de equivalencia, número de dígitos de las cuentas, asientos manuales, plan de cuentas, configuración parámetros
Preguntas típicas: ¿Cómo activo la contabilización automática? | ¿Cuántos dígitos pueden tener las cuentas? | ¿Farmatic genera los asientos solo?

Puesto que el hecho de la contabilización no es meramente una exigencia fiscal, sino también un método de control interno sobre la marcha de una empresa, FARMATIC dispone de una contabilidad integrada, de forma que cualquier operación que implique un movimiento contable genera automáticamente el correspondiente asiento.

Además, permite la introducción de cualquier asiento manual, así como la modificación de la contabilidad generada, de forma fácil y sencilla aún para usuarios no experimentados en el terreno contable.

Asimismo, proporciona todos los informes necesarios para su posterior presentación y explotación.

En FARMATIC se puede llevar una contabilización automática, totalmente adaptada al régimen contable con el que se trabaje (Régimen General o Régimen de Equivalencia). Será el usuario quien decida o no activarla, debiéndose indicar este punto en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Aún en el caso de no activarla, será posible efectuar apuntes manuales.

Se puede parametrizar la longitud de código de cuenta que se desea utilizar, admitiéndose des 7 hasta 13 dígitos (por defecto, 7 dígitos).  Se determinará la longitud deseada en el parámetro Número de dígitos de las cuentas, del entorno CONTABILIDAD del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.

El circuito de contabilización en sí ha sido diseñado como si el mismo no existiese, ya que la información contable se está generando automáticamente al efectuar los diferentes procesos usuales en la oficina de farmacia (CIERRE CAJA, VENTAS , COMPRAS, etc.). Es decir, la generación de la contabilidad básica no requiere un esfuerzo adicional para el usuario, quien se limita a realizar las tareas cotidianas y es la aplicación quien, de forma paralela, se encarga de ir realizando los debidos apuntes contables. De esta forma, en cualquier momento el usuario puede disponer de dicha información ya elaborada.

Sin embargo, cierto es que se dan en la oficina de farmacia algunos hechos, ajenos a las tareas cotidianas de gestión, y que deberían ser contabilizados para que la contabilidad de la oficina de farmacia sea completa y totalmente acorde a la realidad.

Por ejemplo, los pagos que por distintos conceptos puedan realizarse (recibos de luz, teléfono, alquiler del local, etc.), ingresos por servicios adicionales (báscula, toma de tensión), trasvase de fondos entre distintos bancos, etc.

Se pueden efectuar apuntes y correcciones directamente en la contabilidad generada, mediante el proceso ASIENTOS.

Así pues, los procesos recogidos en el menú de CONTABILIDAD permiten la explotación completa de una contabilidad, desarrollada con el máximo rigor contable, y perfectamente adaptada al Plan General Contable vigente, sin necesidad de conocimientos, ni de la tediosa tarea de contabilizar por parte del usuario.

Por último, indicar que si se lleva gestión multiempresa (es decir, se ha indicado "Sí" en el parámetro "Gestión de Múltiples N.I.F."), la contabilización será independiente para cada empresa.  Recuérdese que será en el momento de la venta cuando se analice, en función de la familia a la que pertenezca cada artículo dispensado, en qué empresa se ha de contabilizar la venta, pues en el proceso FAMILIAS se habrá indicado a qué empresa está ligada cada una de las familias.

Por tanto, puesto que cada empresa tendrá su propia contabilidad, en aquellos procesos de consulta y explotación de la información contable, será posible restringir la consulta a una empresa concreta o, por el contrario, a la globalidad de todas las empresas.  Para ello, se dispondrá en dichos procesos de un selector de actividad ubicado en la barra de herramientas de la ventana principal, en el que elegir la empresa a consultar o, de desear una información conjunta, se deberá elegir en dicho selector la opción "Consolidada".  A dicho selector de actividad, además de con el uso del ratón, se podrá acceder mediante la opción SELECTOR DE ACTIVIDAD que se habilitará en el menú VENTANA.

Asimismo, es posible llevar, aún dentro de una única empresa, hasta 5 contabilidades paralelas, que pueden ser explotadas independientemente o bien de forma conjunta.  Para más información al respecto véase el apartado CONTABILIDAD MULTIPLE.

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Contabilidad Múltiple

Ruta: Contabilidad > Contabilidad Múltiple

Resumen: Explica la contabilidad múltiple (gestión multiempresa, parámetro Gestión de Múltiples N.I.F.): llevar contabilidades de varias actividades fiscales o simultanear hasta 4 contabilidades adicionales.
Palabras clave: contabilidad múltiple, multiempresa, gestión de múltiples nif, actividad fiscal, selector de actividad, consolidada, varias contabilidades
Preguntas típicas: ¿Cómo llevo dos contabilidades en Farmatic? | ¿Dónde activo la gestión de múltiples NIF?

En la aplicación FARMATIC existe la posibilidad de activar una gestión multiempresa, de forma que se puedan gestionar actividades fiscalmente independientes dentro de la farmacia, con lo que cada actividad fiscal llevará su propia contabilidad.

No obstante, esta misma gestión puede ser explotada simplemente como una forma de poder simultanear varias contabilidades por cualquier otro motivo.

Así, si se trata de separar actividades fiscales independientes, además de activar el parámetro de gestión multiempresa ("Gestión de Múltiples N.I.F."), a cada familia se le habrá ligado la actividad a la que pertenece, de forma que cualquier operación de venta ya habrá sido contabilizada en la contabilidad de la actividad fiscal correspondiente. Para más información al respecto véase el apartado GESTION MULTIEMPRESA.

En el segundo caso, simplemente poder simultanear varias contabilidades, se deberá activadar el parámetro "Gestión de Múltiples N.I.F." (en el entorno DATOS FARMACIA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), pero todas las familias estarán ligadas a la misma actividad (la de la farmacia), con lo que todas las operaciones que se realicen estarán registradas en la farmacia. Asimismo, toda la contabilización automática se realizará en la contabilidad de la farmacia. No obstante, manualmente se dispondrá de las contabilidades del resto de "empresas" creadas en parámetros (máximo 4 más), donde se podrán introducir los asientos contables que se estimen oportunos.

En todos los procesos de explotación contable (asientos, balances, extractos, diarios, vencimientos, etc.) se dispondrá en la barra de herramientas de la ventana principal del selector de actividad correspondiente, donde en cada momento se podrá elegir la "empresa" a consultar, o bien la opción "Consolidada", de forma que se podrán obtener informes contables globales. A dicho selector de actividad, además de con el uso del ratón, se podrá acceder mediante el proceso SELECTOR DE ACTIVIDAD que se habilitará en el menú VENTANA.


Asientos

Ruta: Contabilidad > Asientos

Resumen: Explica el proceso Contabilidad > Asientos: introducir, editar y borrar asientos manuales (existencias, ajustes), ver ejercicios y usar esquemas contables, incluso con la contabilización automática desactivada.
Palabras clave: asientos contables, apuntes manuales, nuevo asiento, editar asiento, borrar asiento, esquemas contables, ver todos los ejercicios, existencias, ctrl+insert
Preguntas típicas: ¿Cómo meto un apunte contable a mano? | ¿Cómo corrijo o borro un asiento? | ¿Cómo veo asientos de ejercicios anteriores?

Si bien la contabilización del movimiento habitual se realiza de forma automática en los diferentes procesos con conexión contable, es conveniente dejar una puerta abierta que permita la introducción de aquellos apuntes no contemplados específicamente en la aplicación, tales como los apuntes de existencias, que pueden ser necesarios para completar el ciclo contable de la oficina de farmacia. No obstante, señalar que en el caso de apuntes de este tipo que se deban efectuar de forma periódica o habitual, puede ser aconsejable el tenerlos tipificados, de forma que su utilización sea más ágil y sencilla al no tener que introducirlos manualmente cada vez que se produzcan. Para más información sobre la tipificación de apuntes ver el apartado de ESQUEMAS CONTABLES.

Cualquier cuenta existente puede ser actualizada mediante el proceso ASIENTOS, que va a permitir tanto la introducción de nuevos apuntes contables, como la modificación de los ya existentes. Incluso en el caso de tener desactivada la contabilización automática, siempre será posible introducir apuntes manuales desde este proceso.

Al entrar en esta opción se muestra una ventana en la que figura una parrilla de exploración donde se presenta el número de asiento, fecha y descripción de los asientos generados.  En principio sólo se mostrarán los asientos del ejercicio actual.  No obstante, activando la caja de chequeo “Ver todos los Ejercicios” se mostrarán los asientos de todos los ejercicios que hayan registrados.

A la derecha de esta parrilla se dispone de tres botones que facilitan las tres acciones posibles:

Debe tenerse en cuenta que en el momento de grabar un asiento, si éste está descuadrado se emitirá un mensaje avisándolo y preguntando si se desea o no grabar el asiento en esas condiciones.

Si se tiene activo el parámetro Gestión automática de Vencimientos, cuando se genere manualmente un asiento que contenga un movimiento con importe al Haber en una cuenta de proveedor o de un acreedor, se generarán los vencimientos correspondientes (atendiendo a las condiciones de pago asociadas al proveedor/acreedor en cuestión, y de las cuentas asociadas a dicho proveedor o acreedor).  Se solicitará indicar el número de factura al que asociar dichos vencimientos, si bien este será un dato complementario pues no es obligatorio que exista tal factura registrada en Farmatic.

Asimismo, en asientos ya existentes que no generaron vencimientos, o al generar nuevos asientos sin tener activo el parámetro Gestión automática de Vencimientos, se dispondrá del botón mediante el que forzar la generación de dichos vencimientos.

Recuérdese que si se lleva gestión multiempresa, puesto que cada empresa tendrá su propia contabilidad, será posible restringir la consulta y modificación de asientos a una empresa concreta o, por el contrario, a la globalidad de todas las empresas.  Para ello, se dispondrá en la barra de herramientas de la ventana principal de un selector de actividad, en el que elegir la empresa a consultar o, de desear una información conjunta, se deberá elegir en dicho selector la opción "Consolidada".  A dicho selector de actividad, además de con el uso del ratón, se podrá acceder mediante el apartado SELECTOR DE ACTIVIDAD que se habilitará en el menú VENTANA.  Para más información sobre la gestión multiempresa véase el apartado GESTIÓN MULTIEMPRESA.

Se permite la consulta de extractos de cuentas directamente desde la ventana de introducción/consulta de asientos.  Para ello, se dispone del botón Ver Extractos Cuenta que presentará el extracto de la cuenta que se tenga seleccionada en el asiento correspondiente. Por defecto se mostrarán todos los movimientos del ejercicio del asiento, si bien se podrá acotar por fechas.  En el caso de que en el asiento se haya indicado una máscara de cuenta, al consultar extractos se dará a elegir entre todas las cuentas que cumplan con dicha máscara.  Por ejemplo, si se ha indicado cuenta 572????, se dará a elegir la consulta de extractos de todas las cuentas de banco (todas las que empiezan por 572).  En la ventana de extractos se dispondrá del botón  que permite añadir nuevos condicionantes a la consulta que se está realizando.

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Importación de Asientos (Norma 43)

Ruta: Contabilidad > Asientos > Importación de Asientos (Norma 43)

Resumen: Explica el botón Importar de Contabilidad > Asientos para cargar movimientos bancarios desde un fichero Excel en formato Norma 43 y crear asientos automáticamente.
Palabras clave: norma 43, importar extracto bancario, movimientos bancarios, conciliación bancaria, cuenta del banco, contrapartida, fecha de valor, fecha de operación, importar asientos
Preguntas típicas: ¿Cómo importo los movimientos del banco a la contabilidad? | ¿Qué es la Norma 43? | ¿Puedo guardar la configuración de importación?

Se dispone de la posibilidad de importar los movimientos bancarios contenidos en un fichero Excel generado siguiendo el formato estándar correspondiente a la Norma 43.  Con este procedimiento se podrá incorporar a la contabilidad de Farmatic extractos bancarios de forma automatizada, con el consiguiente ahorro de tiempo y eliminación de errores de digitalización.  Es decir, se crearán asientos contables en Farmatic con los movimientos bancarios del fichero proporcionado por el banco.

Así, en la ventana de introducción / edición de asientos se dispone del botón Importar que dará paso a una ventana en la que cumplimentar los campos necesarios para la importación.

En la pestaña “GENERAL” se deberá indicar fichero a importar, cuenta del banco al que corresponden los movimientos, cuenta por defecto a la que cargar contrapartidas cuando no esté especificada en el fichero, fecha a asignar al asiento (puede optarse por la fecha de operación o la fecha de valor del movimiento bancario).

En la pestaña “ACOTACIÓN” se pueden incluir condicionantes a cumplir por los movimientos del fichero para ser importados, de forma que no se importen aquéllos que no los cumplan.  Estos condicionantes se pueden referir a la fecha de operación, fecha de valor, importe, tipo de movimiento (al debe o al haber) y/o al concepto del movimiento.

Las configuraciones para importación pueden ser guardadas (botón Guardar) de tal forma que la próxima vez que se vayan a importar movimientos con esas mismas condiciones se puedan reutilizar sin tener que volver a definirlas (botón Cargar).


Campos de un asiento

Ruta: Contabilidad > Asientos > Campos de un asiento

Resumen: Describe los campos de un asiento en Contabilidad > Asientos: fecha, descripción, cuenta, debe/haber, concepto, importes, etc.
Palabras clave: campos del asiento, fecha, cuenta último nivel, debe haber, concepto, saldo de la cuenta, f5 buscar cuenta, asiento descuadrado
Preguntas típicas: ¿Qué datos lleva un asiento? | ¿Cómo busco una cuenta al introducir un asiento? | ¿Cómo indico si es al Debe o al Haber?

Situando el cursor sobre una cuenta, a pie de parrilla se informará de su saldo actual referido al ejercicio en curso, incluidas las modificaciones que se hayan hecho sobre esa cuenta en el asiento que se está visualizando, siempre y cuando las mismas hayan sido grabadas (botón Aceptar o botón Aplicar).

Si se trabaja en Régimen General y se trata de un asiento que debe asentarse en el Libro Registro de IVA, facturas, se deberá activar la caja de chequeo “Asentar en Libro Registro de IVA”, de tal forma que se mostrarán los campos del asiento destinados a tal fin:

Téngase en cuenta que los importes introducidos pueden reflejarse directamente en las líneas del asiento si se hace clic en el botón Actualizar.  De esta forma, los datos introducidos para el Libro Registro coincidirán con los recogidos en el asiento.  Igualmente, se puede introducir en el campo CUENTA BASE IMP. la cuenta apropiada para el apunte de importes de base imponible, de tal forma que se asuma ésta en el asiento cuando se haga uso de dicho botón Actualizar.

Debe tenerse en cuenta que los cambios introducidos en las líneas del asiento no se verán automáticamente reflejados en los campos relativos al Libro Registro de IVA, por ello al grabarse el asiento puede detectarse esta diferencia solitándose confirmación para seguir con el proceso.

Hasta aquí se han detallado todos los campos que se solicitan al introducir o modificar un asiento.  A continuación se indican el resto de campos que se presentan en pantalla, si bien éstos recogen sus valores de forma automática, no pudiendo el usuario acceder a ellos.

Por último, indicar que una vez introducidos los datos de un asiento, haciendo clic sobre el botón Aceptar quedará grabado y se retornará a la parrilla de asientos existentes.

Si, por el contrario, se hace uso del botón Aplicar, se pueen dar dos situaciones:  Si es un asiento nuevo, lo grabará y se retornará a la ventana vacía de introducción de asientos, para que se pueda crear otro.  Si es un asiento ya existente que se está editando, el botón Aplicar grabará los cambios pero permanecerá en él para que se pueda seguir modificando.


Asientos : Cómo�

Ruta: Contabilidad > Asientos > Asientos : Cómo�

Resumen: Contenedor de procedimientos de Contabilidad > Asientos; lista subtemas: introducir un asiento (también mediante esquema), modificarlo y borrarlo.
Palabras clave: introducir asiento, modificar asiento, borrar asiento, asiento con esquema, mantenimiento de asientos
Preguntas típicas: ¿Dónde están los pasos para gestionar asientos?

Este apartado incluye todas aquellas operatorias que se precisa conocer para poder realizar un correcto mantenimiento de los asientos contables.

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Introducir un asiento

Ruta: Contabilidad > Asientos > Asientos : Cómo� > Introducir un asiento

Resumen: Pasos para introducir un asiento manual en Contabilidad > Asientos (botón Nuevo o Ctrl+Insert), indicando la empresa si hay multiempresa; avisa si queda descuadrado.
Palabras clave: nuevo asiento, introducir asiento, asiento manual, ctrl+insert, asiento descuadrado, selector de actividad, multiempresa
Preguntas típicas: ¿Cómo introduzco un asiento contable? | ¿Qué pasa si el asiento queda descuadrado?

1.- En el menú CONTABILIDAD seleccionar ASIENTOS.

Recuérdese que si se lleva gestión multiempresa, puesto que cada empresa tendrá su propia contabilidad, se deberá indicar en el selector de actividad que se presentará en la barra de herramientas de la ventana principal, la empresa en la que se desea incluir el nuevo asiento.  A dicho selector de actividad, además de con el uso del ratón, se podrá acceder mediante la opción SELECTOR DE ACTIVIDAD que se habilitará en el menú VENTANA.

2.- Hacer clic con el ratón en el botón Nuevo o pulsar las teclas + .

3.- Cumplimentar todos los datos, hacer clic con el ratón en el botón Aceptar para que queden grabados, o hacer clic en el botón Cancelar para salir sin grabar las modificaciones efectuadas.

Recuérdese que si al grabar el asiento éste se encuentra descuadrado se emitirá un aviso sobre ello, preguntándose si se desea o no grabar el asiento en estas condiciones.


Introducir un asiento mediante un esquema

Ruta: Contabilidad > Asientos > Asientos : Cómo� > Introducir un asiento mediante un esquema

Resumen: Pasos para introducir un asiento usando un esquema contable (botón Esquema) en Contabilidad > Asientos; con cuenta de caja 5700000 permite imprimir resguardo.
Palabras clave: esquema contable, botón esquema, asiento tipificado, cuenta de caja 5700000, resguardo impreso, asientos repetitivos
Preguntas típicas: ¿Cómo hago un asiento con un esquema predefinido? | ¿Se puede imprimir justificante de un movimiento de caja?

1.- En el menú CONTABILIDAD seleccionar ASIENTOS.

Recuérdese que si se lleva gestión multiempresa, puesto que cada empresa tendrá su propia contabilidad, se deberá indicar en el selector de actividad que se presentará en la barra de herramientas de la ventana principal, la empresa en la que se desea incluir el nuevo asiento.   A dicho selector de actividad, además de con el uso del ratón, se podrá acceder mediante la opción SELECTOR DE ACTIVIDAD que se habilitará en el menú VENTANA.

2.- Hacer clic con el ratón en el botón Nuevo o pulsar las teclas + .

3.- Hacer clic con el ratón en el botón Esquema.

4.- Seleccionar el Esquema a cumplimentar.  Si de forma inmediatamente anterior se había ya introducido otro asiento y se había seleccionado un esquema, automáticamente aparecerá seleccionado el mismo, facilitándose así la introducción de varios asientos consecutivos basados en un mismo esquema.

5.- Hacer clic en el botón Aceptar.

6.- Cumplimentar todos los datos, hacer clic con el ratón en el botón Aceptar para que queden grabados, o hacer clic en el botón Cancelar para salir sin grabar las modificaciones efectuadas.

Si el asiento introducido afecte a la cuenta de caja (5700000) se dará opción a indicar si se desea o no obtener un resguardo impreso como justificante del movimiento introducido.  En él se detallará la fecha y hora de su realización, vendedor, concepto del apunte e importe.


Modificar un asiento

Ruta: Contabilidad > Asientos > Asientos : Cómo� > Modificar un asiento

Resumen: Pasos para modificar un asiento existente en Contabilidad > Asientos con el botón Editar (Ctrl+F2).
Palabras clave: modificar asiento, editar asiento, corregir asiento, ctrl+f2, asiento descuadrado
Preguntas típicas: ¿Cómo corrijo un asiento ya grabado?

1.- En el menú CONTABILIDAD seleccionar ASIENTOS.

Recuérdese que si se lleva gestión multiempresa, puesto que cada empresa tendrá su propia contabilidad, se deberá indicar en el selector de actividad que se presentará en la barra de herramientas de la ventana principal, la empresa en la que se desea modificar asientos.  A dicho selector de actividad, además de con el uso del ratón, se podrá acceder mediante la opción SELECTOR DE ACTIVIDAD que se habilitará en el menú VENTANA.

2.- Seleccionar el asiento a editar.

3.- Hacer clic con el ratón en el botón Editar o pulsar las teclas + .

4.- Cumplimentar todos los datos, hacer clic con el ratón en el botón Aceptar para que queden grabados, o hacer clic en el botón Cancelar para salir sin grabar las modificaciones efectuadas.

Recuérdese que si al grabar el asiento éste se encuentra descuadrado se emitirá un aviso sobre ello, preguntándose si se desea o no grabar el asiento en estas condiciones.


Borrar un asiento

Ruta: Contabilidad > Asientos > Asientos : Cómo� > Borrar un asiento

Resumen: Pasos para borrar un asiento en Contabilidad > Asientos con el botón Borrar (Ctrl+Supr) y dar conformidad.
Palabras clave: borrar asiento, eliminar asiento, anular asiento, ctrl+delete, selector de actividad
Preguntas típicas: ¿Cómo elimino un asiento contable?

1.- En el menú CONTABILIDAD seleccionar ASIENTOS.

Recuérdese que si se lleva gestión multiempresa, puesto que cada empresa tendrá su propia contabilidad, se deberá indicar en el selector de actividad que se presentará en la barra de herramientas de la ventana principal, la empresa en la que se desea borrar el asiento.  A dicho selector de actividad, además de con el uso del ratón, se podrá acceder mediante la opción SELECTOR DE ACTIVIDAD que se habilitará en el menú VENTANA.

2.- Seleccionar el asiento a borrar.

3.- Hacer clic con el ratón en el botón Borrar o pulsar las teclas + .

4.- Dar conformidad cuando sea solicitada y el asiento será borrado automáticamente.