Ruta: Utilidades > Generador de informes > Opciones de menú
Resumen: Detalla las opciones de los menús del Generador de informes (Archivo, Informe, Ver...): nuevo, cargar, guardar como, exportar/importar a txt, generar (F12), vista rápida (F11), vista preliminar, vista consulta.
Palabras clave: exportar informe, importar informe, guardar como, f12, f11, vista preliminar, vista consulta, copiar informe, menú archivo
Preguntas típicas: ¿Cómo exporto o importo la definición de un informe? | ¿Qué atajo genera el informe? | ¿Cómo guardo un informe con otro nombre?
A continuación se describen las opciones que presentan los menús de la aplicación:
……... NUEVO : Permite crear un nuevo informe.
……... CARGAR : Permite editar un informe ya existente.
……... BORRAR : Permite eliminar el informe que se está editando.
……... GUARDAR : Permite grabar los cambios que se hayan realizado sobre el informe que se está editando.
……... GUARDAR COMO : Permite guardar el informe que se está editando con otro nombre.
……... CERRAR : Permite abandonar la edición del informe.
……... EXPORTAR : Permite exportar el informe a un fichero de texto de tipo txt.
……... IMPORTAR : Permite recuperar la información de un informe previamente exportado a txt.
……... GENERAR : Permite obtener el informe por el dispositivo de salida que se le haya asignado. Equivale a la tecla
……... VISTA RAPIDA : Permite obtener por pantalla una muestra de cómo quedará el informe. Equivale a la tecla
……... VISTA PRELIMINAR : Permite obtener por pantalla el informe íntegro, tal y como quedará cuando se genere. Equivale a la combinación de teclas
……... VISTA CONSULTA : Permite obtener el informe íntegro en una parrilla de exploración, con lo que se dispondrá de todas las prestaciones que un elemento de este tipo proporciona (ordenación, acotación, generación de listas, etc.). Equivale a la combinación de teclas
……... INSERTAR : Permite seleccionar el campo sobre el que se esté situado en el árbol. Equivale al botón .
……... EXTRAER : Permite anular la selección del campo sobre el que se esté situado. Equivale al botón .
……... SUBIR : Permite subir la línea seleccionada una posición más arriba en la parrilla de campos seleccionados. Equivale al botón .
……... BAJAR : Permite Bajar la línea seleccionada una posición más abajo en la parrilla de campos seleccionados. Equivale al botón .
……... QUITAR TODOS LOS CAMPOS : Permite anular la selección de todos los campos seleccionados. Equivale al botón .
……... BARRA DE BOTONES GENERAL : Permite activar/desactivar la presentación de la barra de herramientas principal.
……... BARRA DE PASOS : Permite activar/desactivar la presentación de la barra de acceso directo a los pasos (o apartados) de que consta la generación de un informe.
……... PANEL DE AYUDA : Permite activar/desactivar la presentación del panel en el que se detalla brevemente la utilidad de cada paso.
……... PASO ANTERIOR : Permite acceder al paso previo al que se está en este momento.
……... PASO SIGUIENTE : Permite acceder al paso siguiente al que se está en este momento.
……... IR AL PASO x : Donde x indica el número de paso. Habrá 9 opciones de este tipo, correspondientes a los 9 pasos existentes. Cada opción da acceso directo al paso correspondiente. Cada una de estas opciones se corresponde con la pulsación de la tecla
……... ABRIR FARMATIC WINDOWS : Permite abrir FARMATIC WINDOWS, accediendo a la misma base de datos que se esté utilizando en este momento en el Generador de Informes.
……... CALCULADORA DE WINDOWS : Abre la calculadora de Windows, para facilitar cualquier cálculo que se precise realizar.
……... UTILIDADES DE BASE DE DATOS : Incluye a su vez las siguientes opciones:
……... SELECCION DE SERVIDOR Y BASE DE DATOS : Permite seleccionar la base de datos que se desea utilizar, así como su ubicación.
……... AYUDA DEL GENERADOR DE INFORMES : Da acceso a los textos de ayuda de la aplicación.
……... ACERCA DEL GENERADOR DE INFORMES : Permite consultar la versión de la aplicación que se tiene instalada.
……... PAGINA WEB DE CONSOFT : Permite acceder a la página web de Consoft, siempre y cuando se disponga de un navegador y acceso a Internet.
……... ENVIAR E-MAIL CONSOFT : Permite enviar un e-mail a Consoft, siempre y cuando se tenga configurado el correspondiente servicio de correo electrónico.
Por último indicar que, al entrar en aquellos procesos que hayan sido protegidos desde FARMATIC, se solicitará la identificación correspondiente.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 1 : Información general
Resumen: Primer paso del Generador de informes (Ctrl+1): nombre, título, salida (impresora, Word, Excel, PDF, XML, HTML, CSV...), orientación, entorno e impresora. Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: nombre del informe, título, salida del informe, fichero excel, fichero pdf, csv, orientación horizontal vertical, impresora, entorno almacén de artículos, ctrl 1
Preguntas típicas: ¿Cómo elijo si el informe sale en Excel o PDF? | ¿Cómo cambio el título del informe? | ¿Cómo pongo el informe en horizontal?
Acceso directo mediante las teclas
En este paso se solicitará la definición de aquellos aspectos generales del informe, como son:
NOMBRE : Nombre con el que identificar el informe para usos futuros. No aparecerá en el informe propiamente dicho.
TITULO : Título que se desea que figure en el informe.
MOSTRAR TITULO: Activar esta caja de chequeo si se desea incluir en el inicio del informe el título que se haya introducido. La no activación de esta caja implicará que el informe no llevará título.
SALIDA : Medio por el que se desea obtener el informe, pudiendo ser, entre otros:
………. Impresora
………. Fichero Word
………. Fichero Excel (informe completo o sólo datos)
………. Fichero PDF
………. Fichero de texto (normal, separado por tabulaciones o texto enriquecido)
………. Fichero XML
………. Fichero HTML (3.2 y 4.0)
………. Fichero RPT (Crystal Reports)
………. Fichero CSV (valores separados)
………. Fichero estilo de registro
ORIENTACION : Orientación del informe, en función del tipo de papel que se vaya a utilizar, pudiéndose optar por orientación horizontal, vertical o automática. Por automática debe entenderse que será la propia aplicación quien decida si orientar el papel horizontal o verticalmente en función de qué formato es el más óptimo dado el ancho máximo que va a tener el informe.
ENTORNO : Entorno del cual se va a generar el informe. Actualmente, el único entorno disponible es el almacén de artículos.
IMPRESORA : En este campo se seleccionará la impresora a utilizar para la obtención del informe que se está configurando.
INCLUIR EL Nº DE PAGINA: Activar esta caja de chequeo cuando se desee que las páginas del informe aparezcan numeradas. El número de página aparecerá al final de cada página del informe, presentando el formato que se establezca en los campos que a continuación se van a citar.
TIPO DE Nº DE PAGINA: Sólo si se ha optado por incluir número de página en el informe, en este campo habrá de indicarse el tipo de numeración deseada, estando disponibles las siguientes modalidades:
………... Página X de Y (donde X será el número de página que se esté visualizando e Y el número total de páginas que tiene el informe).
………... Página X (donde X será el número de página que se esté visualizando).
………... X (es decir, se visualizará sucintamente el número de página).
………... X / Y (donde X será el número de página que se esté visualizando e Y el número total de páginas que tiene el informe).
Junto al campo “Nº de página inicial” se halla el botón Formato. Haciendo clic sobre él se accede a una ventana en la que será posible definir el formato que se desea aplicar al número de página del informe: tipo de letra, tamaño, atributos (cursiva, negrilla, etc.), alineación (centrada, derecha, izquierda o automática), tipo de borde (caso de que se desee que la numeración de página salga en un cuadro), color de fondo, letra y/o borde, e indicación de si se desea que el fondo sea transparente (es decir, que el número de página no tenga un fondo propio, de tal forma que se pueda superponer sobre otro fondo sin alterarlo).
INCLUIR FECHA: Activar esta caja de chequeo si se desea que en el informe aparezca fecha. La fecha aparecerá en ese caso al inicio del informe, con el formato y la posición que se haya indicado mediante el botón Formato que acompaña al campo “Fecha” que se detalla más adelante. De no activarse esta caja, el informe no estará fechado.
USAR UNA FECHA FIJA : Activando esta caja de chequeo se consigue que cada vez que se obtenga el informe figure en él la fecha que se indique. De no activarse, cada vez que se genere el informe se tomará la fecha de ese momento.
FECHA : Fecha que se desea que figure en el informe. Este campo no estará disponible si no se ha activado la caja “Usar una fecha fija”.
Junto al campo “Fecha” se halla el botón Formato. Haciendo clic sobre él se accede a una ventana en la que será posible definir el formato que se desea aplicar a la fecha del informe: tipo de letra, tamaño, atributos (cursiva, negrilla, etc.), alineación (centrada, derecha, izquierda o automática), tipo de borde (caso de que se desee que la fecha salga en un cuadro), color de fondo, letra y/o borde, e indicación de si se desea que el fondo sea transparente (es decir, que la fecha no tenga un fondo propio, de tal forma que se pueda superponer sobre otro fondo sin alterarlo).
………... 28/04/06 : Implica que la fecha incluirá día, mes y año.
………... 28/04/06 12:43 : Implica que la fecha incluirá día, mes, año y hora de obtención del informe.
………... 28 de Abril de 2006 : Implica que la fecha incluirá día y año en formato numérico, pero referenciando el mes por su nombre.
………... Viernes 28 de Abril de 2006 : Implica que se incluirá en la fecha también el día de la semana.
Si sobre el espacio disponible para la introducción de textos se hace clic con el botón derecho del ratón, se presentarán una serie de opciones que a continuación se especifican:
………... Asignar a Documento Word : Mediante esta opción se permite indicar qué documento creado en Word se ha de utilizar. Habrá de indicarse el documento de Word deseado. Lógicamente, esta opción no estará disponible si ya se tiene asignado un documento Word.
………... Desasignar Documento Word : Esta será la opción a utilizar cuando se desee anular una asignación a documento Word realizada mediante la anterior opción mencionada. Es decir, si se tiene asociado un documento de Word y se desea anular esta asociación, bastará con elegir esta opción "Desasignar Documento Word". Obviamente, esta opción solamente estará disponible en el caso de que haya un documento Word asignado.
………... Importar desde Word : Mediante esta opción se puede copiar directamente el contenido de un documento Word existente. Es decir, el contenido del documento Word quedará copiado en el espacio de textos, como si hubiese sido escrito directamente en él. Ahora bien, debe tenerse en cuenta que no se conservarán los atributos que hayan sido utilizados en Word (negrilla, cursiva, subrayados, etc.).
………... Exportar a Word : Mediante esta opción se copiará en un documento Word el contenido que se haya introducido en el espacio de textos. Es decir, se creará un documento Word con el texto copiado.
Además de las opciones mencionadas, cuando se haga uso del botón derecho del ratón se dispondrá de las opciones típicas de cortar, copiar, pegar, seleccionar todo, imprimir, etc.
………... Imprimir por impresora general : Mediante esta opción será posible obtener las observaciones por la impresora configurada como general.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 2 : Selección de campos
Resumen: Segundo paso (Ctrl+2): elegir del árbol de campos los datos que aparecerán en el informe, su título y orden; trata los campos de estadísticas y el campo Ejercicio. Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: árbol de campos, campos seleccionados, columnas del informe, estadísticas, ejercicio, título de columna, ordenar campos, ctrl 2
Preguntas típicas: ¿Cómo añado una columna a un informe? | ¿Cómo incluyo ventas por año en el informe? | ¿Cómo cambio el orden de los campos?
Acceso directo mediante las teclas
En este apartado será donde se indiquen los campos, es decir, la información, que se desea que figure en el informe.
Al entrar en él se presentan dos zonas bien diferenciadas:
SELECCION DE CAMPOS:
Bajo este epígrafe se muestra un árbol en el que se engloban todos los campos que un informe puede admitir. Para más información sobre la estructura y manejo de este árbol, véase el apartado EL ARBOL DE CAMPOS.
CAMPOS SELECCIONADOS :
En la zona derecha de la ventana, y bajo este título, se incluye una parrilla donde se irán incluyendo aquellos campos que vayan siendo seleccionados en el árbol para ser incluidos en el informe. De cada uno de ellos figurará en esta parrilla los siguientes datos:
DESCRIPCION : Es decir, nombre identificativo del campo y con el cual figura en el árbol de campos.
TITULO : Nombre con el que dicho campo figurará en el informe. Puede ser modificado directamente por el usuario si es que no se desea que figure con su nombre identificativo habitual.
En el informe, los campos figurarán en el orden en que aparecen en hacerse subir o bajar un dato en esta ordenación situándose sobre él y haciendo uso de los botones y .
En cuanto al tratamiento de los campos de estadísticas, ya que éstos irán siempre referidos a un período de tiempo, irá supeditado a la inclusión o no del campo “Ejercicio”. Las alternativas son:
……. No se incluye “Ejercicio” como campo seleccionado : En este caso, se mostrará una única línea con la suma de la estadística seleccionada. Por ejemplo, si se piden unidades vendidas en los ejercicios 2004 y 2005, se mostrará una única línea en la que se indicará que las unidades vendidas en ese período fueron x.
……. Sí se incluye “Ejercicio” como campo seleccionado : En este caso, se mostrará una línea para cada ejercicio estadístico. Siguiendo con el ejemplo anterior, se mostraría una línea haciendo constar las unidades vendidas en 2004 y otra especificando las unidades vendidas en 2005.
Para incluir en el informe un campo del árbol existen varias metodologías:
………..- En el árbol, pinchar con el ratón sobre el campo en cuestión y, sin soltar, arrastrarlo hasta la parrilla de campos seleccionados.
………..- Situarse en el árbol sobre el campo en cuestión y hacer clic en el botón .
………..- Situarse en el árbol sobre el campo en cuestión y hacer doble clic con el ratón.
………..- Si lo que se desea es incluir en el informe todos los campos englobados en la rama de un árbol, situarse sobre dicha rama y arrastrarla hasta la parrilla de campos seleccionados, o bien hacer clic en el botón .
Asimismo, para excluir en el informe un campo previamente incluido en el informe, también existen varias metodologías:
………..- Situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de campos seleccionados y arrastrarlo con el ratón hasta la zona del árbol.
………..- Situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de campos seleccionados y hacer clic en el botón .
Si se deseara eliminar todas las selecciones realizadas, hacer clic en el botón .
El ARBOL DE CAMPOS
En varios de los pasos que se darán para crear un informe, se dispondrá del árbol de campos, donde figurarán todos los campos que pueden manejarse. Estos se han agrupado en varias categorías o conjuntos, según el entorno en el que nos estemos moviendo. Por ejemplo, en el entorno referido a artículos: propiedades del artículo, stocks, precios, marcas varias, campos relacionados con pedidos, con familias, etc. En el entorno referido a clientes: saldos, ventas, consumos, estadísticas, etc. Cada una de estas categorías conforma una rama del árbol, y engloba los campos que con ella se relacionan. Cada rama del árbol irá precedida de un icono que señalará si en el informe se han incluido o no campos de dicha rama, la rama completa, etc.
De otra parte, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el árbol se mostrará un menú con las siguientes opciones:
. EXPANDIR : Esta opción provocará que se visualicen todos los elementos englobados en la rama del árbol sobre la que se esté situado. Obviamente, sólo estará disponible si dicha rama engloba campos y éstos no se están ya visualizando. Equivale a hacer clic sobre el signo + que precederá a la rama del árbol.
. CONTRAER : Esta opción provocará que se dejen de visualizar todos los elementos englobados en la rama del árbol sobre la que se esté situado. Obviamente, sólo estará disponible si dicha rama engloba campos y éstos se están visualizando. Equivale a hacer clic sobre el signo - que precederá a la rama del árbol.
. EXPANDIR TODO : Esta opción provocará que se visualice al completo el árbol de campos, visualizándose todos ellos.
. CONTRAER TODO : Esta opción provocará que no se visualice ningún campo ni rama en el árbol.
Cuando un campo o rama completa del árbol haya sido seleccionada, aparecerá resaltada en negrita. Si un mismo campo ha sido seleccionado varias veces, por ejemplo, para establecer varias acotaciones por dicho campo, junto a él en el árbol figurará entre paréntesis el número de veces que ha sido seleccionado.
Por último, indicar que en el árbol de campos pueden figurar diferentes iconos cuyo significado se resume a continuación, pudiendo ese resumen visualizarse en cualquier momento haciendo uso del botón .