Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 3 : Acotación
Resumen: Tercer paso (Ctrl+3): filtrar qué artículos o clientes entran en el informe (rangos desde-hasta, comparaciones, listas) y crear listas de artículos/clientes a partir del filtro. Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: filtrar informe, acotar, desde hasta, mayor que menor que, listas de artículos, lista de clientes, selector de entorno, criterios, ctrl 3
Preguntas típicas: ¿Cómo saco un informe solo de los artículos de un laboratorio? | ¿Cómo filtro por stock mayor que cero? | ¿Cómo creo una lista de artículos a partir de un informe?
Acceso directo mediante las teclas
En este apartado se podrán establecer las acotaciones que se estimen oportunas, de tal forma que en el informe sólo se incluyan los artículos o clientes que cumplan con los criterios que se establezcan.
Dependiendo del tipo de campo por el que se vaya a acotar, se podrán establecer diferentes modalidades de acotación: establecer unos valores desde-hasta entre los que deba estar comprendido el valor para que entre en el informe, estableciendo comparaciones con un valor determinado (mayor, menor, igual, diferente a…) o bien estableciendo esas comparaciones con otros campos del informe.
Será posible acotar por cualquiera de los campos, tanto si éstos han sido seleccionados para ser incluidos en el informe como si no.
En este paso se dispondrá también del botón que permite la creación de una lista de artículos (o clientes, según el entorno en que se esté trabajando) atendiendo a los condicionantes de acotación que se hayan definido. Esta lista podrá ser utilizada a todos los efectos, tanto como nuevo criterio de acotación, como en FARMATIC.
Así, al seleccionar el paso correspondiente a la acotación se presenta una ventana en la que figuran los siguientes apartados:
SELECTOR DE ENTORNO :
Haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la consulta, pudiendo ser:
………..- Listas de artículos (o Listas de clientes). Para restringir la consulta a una lista de artículos o clientes ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
………..- Familias. Sólo disponible en el caso de informes de artículos. Para restringir la consulta a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
………..- Conjuntos Homogéneos. Sólo disponible en el caso de informes de artículos. Para restringir la consulta a un conjunto homogéneo o grupo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
………..- Laboratorios. Sólo disponible en el caso de informes de artículos. Para restringir la consulta a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
………..- Grupos Terapéuticos. Sólo disponible en el caso de informes de artículos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grupo. Terapéutico o bien pulsar las teclas
………..- Categorías de artículos. Sólo disponible en el caso de informes de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
………..- Almacenes. Sólo disponible en el caso de informes de artículos. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACEN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
SELECCION DE CAMPOS :
En este apartado se mostrará un árbol con todos los campos por los que es posible acotar el informe (véase EL ARBOL DE CAMPOS). Se dispone de dos posibles alternativas al respecto: “Mostrar solo seleccionados”, con lo que en el árbol sólo figurarán los campos que se han seleccionado para ser mostrados en el informe, para efectuar acotaciones, para efectuar agrupaciones, ordenaciones y/o totalizaciones, o “Mostrar todos los campos”, con lo que se mostrará el árbol de campos completo, es decir, se podrá acotar por campos que no vayan a figurar en el informe.
Para seleccionar un campo del árbol como campo de acotación existen varias metodologías:
………..- En el árbol, pinchar con el ratón sobre el campo en cuestión y, sin soltar, arrastrarlo hasta la parrilla de campos seleccionados.
………..- Situarse en el árbol sobre el campo en cuestión y hacer clic en el botón .
………..- Situarse en el árbol sobre el campo en cuestión y hacer doble clic con el ratón.
………..- Si lo que se desea seleccionar todos los campos englobados en la rama de un árbol, situarse sobre dicha rama y arrastrarla hasta la parrilla de campos seleccionados, o bien hacer clic en el botón .
Asimismo, para excluir de la acotación un campo previamente seleccionado, también existen varias metodologías:
………..- Situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de campos seleccionados y arrastrarlo con el ratón hasta la zona del árbol.
………..- Situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de campos seleccionados y hacer clic en el botón .
Si se deseara eliminar todas las selecciones realizadas, hacer clic en el botón .
CAMPOS SELECCIONADOS :
En esta parrilla irán incluyéndose todos los campos que se vayan seleccionando como campos por los que acotar el informe. El orden en que se muestran es indiferente, puesto que un artículo sólo se incluirá en el informe si cumple los criterios de acotación que se hayan definido.
ACOTACIONES :
En este apartado será donde se establezcan los valores que han de cumplirse para que un artículo entre en el informe. Para establecerlos la operatoria a seguir consistirá en situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de Campos Seleccionados, e introducir los valores de acotación deseados para dicho campo utilizando las parrillas correspondientes a las diferentes modalidades que se detallan más adelante.
Téngase en cuenta que un mismo campo puede hacerse intervenir en más de una acotación simultáneamente, debiéndose entonces conocer los criterios que rigen las acotaciones múltiples, y que se detallan en el apartado ACOTACIONES MULTIPLES.
Existen tres modalidades de acotación, de ahí que se muestren tres apartados diferentes:
Para establecer un rango de valores, indicar los valores mínimos y máximos de dicho intervalo (desde-hasta). Por ejemplo, si se desea acotar el informe a sólo los artículos con stock entre 5 y 10, se acotará por stock actual indicando “Desde” 5 y “Hasta“ 10.
Si se desea acotar mediante máscara, se introducirá la misma en el campo “Máscara”. Para la introducción de máscaras se podrán utilizar comodines, disponiéndose de las siguientes modalidades:
…….- Si se introduce directamente una raíz se incluirán en el informe todos los artículos o clientes cuyo valor en el campo de acotación del que se ha definido la máscara comience por la misma.
…….- Si se introduce una raíz precedida por un asterisco ( * ) se entenderá que el valor debe contener en algún punto la raíz introducida.
…….- Si se introduce una raíz precedida de una barra ( / ) se entenderá que el valor debe finalizar con la raíz introducida.
…….- Si se introduce un guión bajo ( _ ) se entenderá como cualquier carácter en dicha posición. Por ejemplo, si se desea buscar artículos que tengan una T en la tercera posición se buscará _ _T
…….- Si se introduce el carácter menos (-) delante de la raíz se acotará todo aquello que excluya dicha raíz.
En la introducción máscaras de acotación se pueden realizar combinaciones de las formas indicadas. Por ejemplo, si se desea acotar por la descripción del artículo, se pueden establecer las siguientes máscaras:
| Introduciendo… | Se incluirá en el informe artículos cuya descripción…: |
| ASPI | Comience por ASPI |
| /ASPI | Finalice por ASPI |
| *ASPI | Contenga ASPI en cualquier posición |
| -ASPI | No comience por ASPI |
| -*ASPI | No contenga ASPI en ninguna posición |
| A_O | Empiece por A seguido de otra letra y luego O |
| *A_O | Contenga en cualquier posición una A seguida de otra letra y luego O |
| ASPI*500 | Empiece por ASPI y contenga 500 en cualquier posición |
| ASPI*500*COM | Empiece por ASPI y contenga en cualquier posición tanto 500 como COM |
| *ASPI*500*COM | Contenga en cualquier posición tanto ASPI como 500 y como COM |
| /ASPI*500 | Finalice por ASPI y contenga 500 en cualquier posición |
En cualquier campo se podrá acotar por los conceptos de “igual a vacío” y “distinto de vacío”. Para ello, en la columna “Operación” se seleccionará Igual o Diferente, y en el campo “Constante” se seleccionará Nulo.
Asimismo, en los campos correspondientes a fechas se dispondrá de otros criterios de acotación, como son:
…….- En la columna “Operación” : Se podrá seleccionar Igual, Diferente, Mayor, Menor, Mayor o igual, Menor o igual.
…….- En la columna “Constante” : Se podrá optar por Mes actual, Mes anterior, Año actual o Año pasado.
Para establecer este tipo de acotación, los dos campos que se han de comparar han de estar seleccionados como campos de acotación, indiferentemente de que hayan sido o no seleccionados en el paso 2 como campos a presentar en el informe.
Una vez ambos campos hayan sido incluidos en Campos Seleccionados, para establecer una acotación de este tipo se deberá seleccionar en la parrilla de Campos Seleccionados el primero de los campos a comparar. A continuación se debe elegir en la columna “Operación” el tipo de comparativa a establecer (igual, diferente, menor, mayor, mayor o igual, menor o igual). Por último, en la columna “Campo” seleccionar el segundo campo que se desea comparar. Para ello, en la caja desplegable se presentarán todos aquellos campos seleccionados que sean comparables con el primer campo de acotación que se tiene seleccionado.
Así, por ejemplo, si se desea un informe de artículos cuyo stock actual sea inferior a su stock mínimo, se deberán seleccionar como campos de acotación tanto el campo stock actual como el campo stock mínimo. A continuación, situándose en la parrilla de campos seleccionados sobre el stock actual, se deberá indicar en la columna “Operación” el valor Menor, y en la columna “Campo” seleccionar Stock Mínimo.
ACOTACIONES MULTIPLES
Como ya se ha comentado en el apartado PASO 3 : ACOTACION, es posible efectuar múltiples acotaciones por un mismo campo si el informe que se desea así lo requiere. Asimismo, se ha explicado que existen diferentes tipos de acotaciones (por rango, con constantes de la aplicación y con otros campos del informe) que pueden combinarse entre sí.
Al respecto debe tenerse en cuenta que:
Por ejemplo, si se desea un informe con aquellos artículos cuyo stock esté entre 1 y 10 ó entre 20 y 30, se seleccionará el campo de stock actual y, estando situados sobre él en Campos Seleccionados, se introducirán estas dos acotaciones (Desde 1 Hasta 10, y Desde 20 Hasta 30). El artículo entrará en el informe si cumple alguno de estos dos requisitos.
Por ejemplo, si se desea un informe con aquellos artículos cuyo stock actual sea menor que el máximo y mayor que el mínimo, se seleccionará el campo de stock actual y, estando situados sobre él en Campos Seleccionados, se introducirá en la parrilla de acotaciones con otros campos la condición menor que stock máximo. A continuación, se volverá a incluir el campo de stock actual en la parrilla de Campos Seleccionados, y situándose sobre esa nueva línea se introducirá en la parrilla de acotaciones con otros campos la condición mayor que stock mínimo. El artículo entrará en el informe si cumple con los dos requisitos.
Por ejemplo, si se desea un informe con aquellos artículos cuyo stock actual esté entre 1 y 10 y que además su stock actual sea mayor que el stock mínimo, se seleccionará una única vez el campo de stock actual y, estando situados sobre él en Campos Seleccionados, se introducirán estas dos acotaciones (Desde 1 Hasta 10 en la parrilla de acotaciones por rango. Y en la parrilla de acotaciones con otros campos la condición mayor que stock mínimo). El artículo entrará en el informe si cumple con los dos requisitos.
En resumen:
Varias acotaciones del mismo tipo sobre una misma línea de Campos Seleccionados: Condición “O”, se ha de cumplir o una u otra acotación, pero no todas ellas a la vez.
Varias acotaciones del mismo tipo sobre diferentes líneas de Campos Seleccionados (correspondientes a un mismo campo): Condición “Y”, se han de cumplir todas ellas.
Varias acotaciones de diferente tipo sobre una misma línea de Campos Seleccionados: Condición “Y”, se han de cumplir todas ellas.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 4 : Agrupación
Resumen: Cuarto paso (Ctrl+4): agrupar el informe por campos (familia, laboratorio...) y elegir entre informe detallado (línea por artículo) o resumido (solo totales por grupo). Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: agrupar por familia, agrupar por laboratorio, informe detallado, informe resumido, subtotales, grupos, ctrl 4
Preguntas típicas: ¿Cómo agrupo los artículos por familia en un informe? | ¿Cómo saco solo el número de artículos por grupo sin el detalle?
Acceso directo mediante las teclas
En este apartado será donde se indiquen los campos, es decir, datos por los que se desea agrupar el informe. Por ejemplo, agrupar en el informe los artículos por familias, o por laboratorios, etc.
Al entrar en él se presentan las siguientes zonas:
TIPO DE INFORME :
En este campo habrá de indicarse el tipo de informe que se desea obtener. Son dos las modalidades disponibles:
DETALLADO : En esta modalidad se incluirá en el informe una línea por cada artículo que cumpla los requisitos de configuración del informe. Será esta la modalidad a utilizar cuando realmente se desee un listado de artículos. Por ejemplo, cuando se desee un informe con los artículos de la familia 01.
RESUMIDO : En esta modalidad se omitirá el detalle de artículos, dándose sólo líneas de totalización de aquellos conceptos por los que se haya agrupado el informe. Será esta la modalidad indicada para obtener, por ejemplo, un informe que dé el número de artículos que hay de la familia 01, pero sin que se especifique cuáles son.
SELECCION DE CAMPOS:
En este apartado se mostrará un árbol con todos los campos por los que es posible agrupar el informe (véase EL ARBOL DE CAMPOS). Se dispone de dos posibles alternativas al respecto: “Mostrar solo seleccionados”, con lo que en el árbol sólo figurarán los campos que se han seleccionado para ser mostrados en el informe, para efectuar acotaciones, para efectuar agrupaciones, ordenaciones y/o totalizaciones, o “Mostrar todos los campos”, con lo que se mostrará el árbol de campos completo, es decir, se podrá agrupar por campos que no vayan a figurar en el informe.
Para seleccionar un campo del árbol como campo de agrupación existen varias metodologías:
………..- En el árbol, pinchar con el ratón sobre el campo en cuestión y, sin soltar, arrastrarlo hasta la parrilla de campos agrupados.
………..- Situarse en el árbol sobre el campo en cuestión y hacer clic en el botón .
………..- Situarse en el árbol sobre el campo en cuestión y hacer doble clic con el ratón.
………..- Si lo que se desea seleccionar todos los campos englobados en la rama de un árbol, situarse sobre dicha rama y arrastrarla hasta la parrilla de campos agrupados, o bien hacer clic en el botón .
Asimismo, para excluir de la agrupación un campo previamente seleccionado, también existen varias metodologías:
………..- Situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de campos agrupados y arrastrarlo con el ratón hasta la zona del árbol.
………..- Situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de campos agrupados y hacer clic en el botón .
Si se deseara eliminar todas las selecciones realizadas, hacer clic en el botón .
CAMPOS AGRUPADOS :
En esta parrilla irán incluyéndose todos los campos que se vayan seleccionando como campos de agrupación.
Esta parrilla consta de tres columnas:
DESCRIPCION : En este campo, no modificable, se visualizará el nombre del campo por el que se va a agrupar.
GRUPO : En un informe se puede efectuar una sola agrupación (por ejemplo, agrupar los artículos por laboratorio), pero también es posible hacer múltiples agrupaciones. Por ejemplo, agrupar por laboratorio y dentro de cada laboratorio agrupar por familias. En este campo se indicará el nivel de agrupación que debe ocupar en el informe la agrupación por este campo. “Grupo1” indicará que se trata de una agrupación de primer nivel. “Grupo2” indicará que esta agrupación debe realizarse dentro de la agrupación de nivel 1, y así sucesivamente. Si a dos campos de agrupación se les da el mismo nivel (por ejemplo, a ambas se les asigna “Grupo1”), se agrupará en primer lugar por la que tenga una posición menor (esté primero en la parrilla de campos agrupados), y en ese caso, los títulos de grupos se presentarán en el mismo nivel dentro del informe.
AGRUPADO : En esta columna se admiten dos valores: “En cabecera” implica que por cada agrupación por este campo aparecerá en el informe encabezada por una línea donde figurará el valor del elemento por el que se ha agrupado. “En línea” implica que no habrá esta cabecera, sino que el elemento por el que se ha agrupado aparecerá en cada una de las líneas de detalle del grupo. Véase un ejemplo en el que la agrupación se realiza por familia, en un caso en línea y en otro en cabecera:
Debe tenerse en cuenta que si se asigna a dos campos diferentes el mismo nivel de grupo, la agrupación se realizará en primer lugar por el primero de los campos que figure como seleccionado en la parrilla de campos agrupados. Podrá hacerse subir o bajar un campo dentro de la parrilla de campos agrupados situándose sobre él y haciendo uso de los botones y .
ESQUEMA DE LA AGRUPACION :
En este apartado se irá presentando una simulación esquemática de las diferentes agrupaciones que se vayan estableciendo, para tener una idea de cómo se reflejará en el informe.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 5 : Orden
Resumen: Quinto paso (Ctrl+5): definir los campos por los que se ordena el informe (código, descripción, unidades vendidas, nombre de cliente...). Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: ordenar informe, orden ascendente descendente, ordenar por descripción, campos de ordenación, mostrar solo seleccionados, ctrl 5
Preguntas típicas: ¿Cómo ordeno un informe por unidades vendidas?
Acceso directo mediante las teclas
En este apartado será donde se indiquen los campos, es decir, datos por los que se desea ordenar el informe. Por ejemplo, ordenado por código de artículo, por descripción, por unidades vendidas, etc. O en el caso de informes de clientes, ordenado por nombre, por código, por consumos, etc.
Al entrar en él se presentan dos zonas bien diferenciadas:
SELECCION DE CAMPOS:
En este apartado se mostrará un árbol con todos los campos por los que es posible ordenar el informe (véase EL ARBOL DE CAMPOS). Se dispone de dos posibles alternativas al respecto: “Mostrar solo seleccionados”, con lo que en el árbol sólo figurarán los campos que se han seleccionado para ser mostrados en el informe, para efectuar acotaciones, para efectuar agrupaciones, ordenaciones y/o totalizaciones, o “Mostrar todos los campos”, con lo que se mostrará el árbol de campos completo, es decir, se podrá ordenar por campos que no vayan a figurar en el informe.
Para seleccionar un campo del árbol como campo de ordenación existen varias metodologías:
………..- En el árbol, pinchar con el ratón sobre el campo en cuestión y, sin soltar, arrastrarlo hasta la parrilla de campos seleccionados.
………..- Situarse en el árbol sobre el campo en cuestión y hacer clic en el botón
………..- Situarse en el árbol sobre el campo en cuestión y hacer doble clic con el ratón.
………..- Si lo que se desea seleccionar todos los campos englobados en la rama de un árbol, situarse sobre dicha rama y arrastrarla hasta la parrilla de campos seleccionados, o bien hacer clic en el botón .
Asimismo, para excluir de la ordenación un campo previamente seleccionado, también existen varias metodologías:
………..- Situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de campos seleccionados y arrastrarlo con el ratón hasta la zona del árbol.
………..- Situarse sobre el campo en cuestión en la parrilla de campos seleccionados y hacer clic en el botón .
Si se deseara eliminar todas las selecciones realizadas, hacer clic en el botón .
CAMPOS SELECCIONADOS :
En esta parrilla irán incluyéndose todos los campos que se vayan seleccionando como campos por los que ordenar el informe. En la columna “Tipo de Orden” se deberá escoger para cada campo seleccionado si se desea que la ordenación sea ascendente o descendente.
Puesto que es posible ordenar por más de un campo, debe tenerse en cuenta que la ordenación se realizará en primer lugar por el primero de los campos que figure como seleccionado, ordenándose en cascada y de forma anidada por el resto de campos, siempre atendiendo al orden en que dichos campos se hallen en la parrilla de campos seleccionados. Podrá hacerse subir o bajar un campo dentro de la parrilla de campos seleccionados situándose sobre él y haciendo uso de los botones y .