Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 6 : Totales
Resumen: Sexto paso (Ctrl+6): añadir líneas de totalización a los campos del informe (cuenta, suma, máximo, mínimo, media...). Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: totales, suma, cuenta, máximo, mínimo, media, totalización, pie de totales, ctrl 6
Preguntas típicas: ¿Cómo sumo una columna en un informe? | ¿Cómo cuento cuántos artículos salen en el informe?
Acceso directo mediante las teclas
En este paso se ofrece la posibilidad de incluir en el informe líneas de totalización para aquellos datos que se consideren oportunos.
Sólo será posible obtener totales de aquellos campos que hayan sido seleccionados en el paso 2 como campos a figurar en el informe. Dichos campos aparecerán incluidos automáticamente en la columna “Campos con Totales”.
Para indicar que se desea totalizar por alguno de estos campos, en la línea correspondiente de la parrilla habrá que indicar en la columna “Totalización” el tipo de total que se desea. Si no se desea totalización alguna para un campo, basta con dejar para él esta columna vacía.
Los diferentes tipos de totalización son los siguientes:
………... Cuenta : En este caso se obtendrá el número de valores obtenidos de este campo en el informe. Por ejemplo, si se pide este modo de totalización para el campo código de artículo, se obtendrá como total el número de códigos incluidos en el informe. Esta modalidad sólo puede ser utilizada en campos de tipo texto y numérico.
………... Suma : En este caso se obtendrá la suma de valores del campo incluidos en el informe. Por ejemplo, si se pide este modo de totalización para el campo stock actual, se obtendrá como valor total la suma de stocks actuales de los artículos incluidos en el informe. Esta modalidad sólo es posible en campos numéricos.
………... Máximo : En este caso, el valor que se obtendrá como total será el valor máximo de los incluidos en el informe para el campo en cuestión. Por ejemplo, si se pide este modo de totalización para el sotck actual del artículo, en la línea de totalización se dará el mayor de los stocks actuales hallados. Sólo será posible aplicar esta modalidad de totalización en campos numéricos y fechas.
………... Mínimo : En este caso, el valor que se obtendrá como total será el valor mínimo de los incluidos en el informe para el campo en cuestión. Por ejemplo, si se pide este modo de totalización para el stock actual del artículo, en la línea de totalización se dará el menor de los stocks actuales hallados. Será posible aplicar esta modalidad a campos de fecha y numéricos.
………... Media : Con esta modalidad, la totalización hará referencia a la media aritmética de los valores hallados. Siguiendo con el mismo ejemplo, si se opta por totalizar a la media el stock actual, en la línea de totalización se dará el stock medio de los stocks actuales incluidos en el informe. Sólo será de aplicación en campos numéricos.
………... Num. valores distintos : En este caso la totalización obtenida será el número de resultados distintos del campo en cuestión que se han hallado en el informe. Por ejemplo, si se pide esta modalidad de totalización para el campo grupo terapéutico, en la línea de totalización se obtendrá el número de grupos terapéuticos distintos que figuran en el informe.
………... Valor más frecuente : En este caso la línea de totalización dará el dato más repetido en el informe para el campo en cuestión. Por ejemplo, si se pide esta totalización para el campo laboratorio, se obtendrá el laboratorio qué más veces figura en el informe. En caso de que varios valores tengan el mismo número de apariciones, se mostrará el menor de ellos.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 7 : Cabeceras y Pies
Resumen: Séptimo paso (Ctrl+7): definir cabecera y pie del informe y de cada página, con texto, imágenes o documento Word asociado. Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: cabecera de página, pie de página, cabecera de informe, pie de informe, logotipo, imagen, documento word, texto fijo, ctrl 7
Preguntas típicas: ¿Cómo pongo mi logo en la cabecera de un informe? | ¿Cómo añado un pie de página?
Acceso directo mediante las teclas
En este apartado será donde se establezcan las cabeceras y pies que se desea incluir en el informe, tanto al inicio y fin del mismo, como al inicio y fin de cada una de sus páginas.
Así pues, en la zona izquierda de la ventana se dispone de los siguientes botones radio, cuya sucesiva activación permitirá ir definiendo cada una de las cabeceras y pies posibles:
Cabecera de Informe : Esta cabecera aparecerá al inicio de la primera página del informe.
Cabecera de Página : Aparecerá al inicio de las restantes páginas del informe.
Pie de Informe : Aparecerá al final del informe, a continuación de su última línea.
Pie de Página : Aparecerá al final de cada una de las páginas del informe.
En la zona derecha de la ventana se muestran los campos a cumplimentar para cada una de las anteriores opciones mencionadas, siendo idénticos en todas ellas:
Si bien quizá lo más usual para definir una cabecera o pie sea introducir directamente el texto que lo integra, también se dispondrá de otras posibilidades que en ciertas circunstancias pueden ser de utilidad.
Así, si sobre el espacio disponible para la introducción del texto se hace clic con el botón derecho del ratón, se presentarán una serie de opciones que a continuación se especifican:
……... Asignar a documento Word: Mediante esta opción se permite indicar qué documento creado en Word se ha de utilizar. Habrá de indicarse el documento de Word deseado. Lógicamente, esta opción no estará disponible si ya se tiene asignado un documento Word.
……... Desasignar documento Word: Esta será la opción a utilizar cuando se desee anular una asignación a documento Word realizada mediante la anterior opción mencionada. Es decir, si se tiene asociado un documento de Word y se desea anular esta asociación, bastará con elegir esta opción "Desasignar Documento Word". Obviamente, esta opción solamente estará disponible en el caso de que haya un documento Word asignado.
……... Importar desde Word: Mediante esta opción se puede copiar directamente el contenido de un documento Word existente. Es decir, el contenido del documento Word quedará copiado en el espacio de textos, como si hubiese sido escrito directamente en él. Ahora bien, debe tenerse en cuenta que no se conservarán los atributos que hayan sido utilizados en Word (negrilla, cursiva, subrayados, etc.).
……... Exportar a Word: Mediante esta opción se copiará en un documento Word el contenido que se haya introducido en el espacio de textos. Es decir, se creará un documento Word con el texto copiado.
……... Imprimir por impresora general: Mediante esta opción será posible obtener el texto del pie por la impresora configurada como general.
Además de las opciones mencionadas, cuando se haga uso del botón derecho del ratón se dispondrá de las opciones típicas de cortar, copiar, pegar, seleccionar todo, imprimir, etc.
…………..Imagen: Permite indicar qué imagen se desea utilizar. Bastará con indicar el nombre del fichero que contiene dicha imagen, incluyendo su ruta completa de ubicación. Si no se desea ninguna imagen, dejar este campo vacío. Se admiten ficheros de imagen tipo bmp, jpg, emf o wmf.
…………..Alineación: Indicar en qué posición debe estar la imagen: alineada a la derecha, a la izquierda o centrada. Téngase en cuenta que para poder optar por imagen centrada deberá especificarse forzosamente que se va a usar como imagen de fondo.
…………..Usar imagen como fondo: Activar esta caja de chequeo implica que la imagen será tratada como imagen de fondo dentro de la cabecera o pie. Es decir, que será posible incluir también un texto de cabecera / pie superpuesto sobre la imagen (por ejemplo, alineando tanto la imagen como el texto a la izquierda, de tal forma que el texto se imprimirá sobre la imagen). Si no se activa esta caja, no se admitirá que el texto de la cabecera o pie se superponga sobre la imagen, por lo que no se admitirá alinear la imagen al centro, y si se da la misma alineación a la imagen que al texto (por ejemplo izquierda), se imprimirán ambos elementos uno al lado del otro, pero no superpuestos.
Ya se esté definiendo una cabecera o un pie, sean éstos de informe o de página, se dispondrá de los siguientes botones:
Botón Formato : Permite el acceso a una ventana donde notificar el formato que se desea aplicar a la cabecera o pie que se está definiendo, pudiendo modificar aspectos como el tipo de letra, tamaño, colores, aplicación de bordes, etc.
Botón Guardar como Plantilla : Permite guardar la definición de la cabecera o pie que se ha definido, de tal forma que posteriormente pueda ser utilizado de nuevo en otros informes sin tener que volver a definirlo.
Botón Cargar Plantillas : Permite recuperar una cabecera o pie previamente guardada mediante el botón Guardar como Plantilla.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 8 : Presentación
Resumen: Octavo paso (Ctrl+8): aspecto del informe mediante estilos (fuentes, colores, fondos, líneas separadoras, saltos de página por grupo, numeración, fecha, observaciones). Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: estilo del informe, fuentes, colores, separar registros con línea, nueva página al final del grupo, numeración de páginas, fecha de obtención, presentación básica, gestión de estilos, ctrl 8
Preguntas típicas: ¿Cómo cambio la letra o los colores de un informe? | ¿Cómo hago que cada grupo empiece en página nueva? | ¿Cómo quito la numeración de páginas?
Acceso directo mediante las teclas
En este apartado se definirán aquellos aspectos que atañen a la apariencia que se desea dar al informe una vez obtenido.
Se dispone en él de dos pestañas, cuyo contenido se detalla a continuación.
PESTAÑA “PRESENTACION BASICA” :
En ella se engloban los aspectos más generales que atañen a la presentación de un informe:
En la aplicación ya van definidos algunos estilos, de forma que el usuario pueda hacer uso de ellos haciendo clic sobre el botón Buscar de que dispone este campo y seleccionando aquel que se desea aplicar al informe en cuestión.
Para más información sobre los estilos véase el apartado GESTION DE ESTILOS.
INCLUIR EL TIPO DE TOTAL EN LOS TITULOS DE LOS TOTALES : Activando esta caja de chequeo, cuando se incluyan líneas de totalización en el informe, se detallará en ellas el tipo de totalización que es (suma, cuenta, etc.).
SEPARAR REGISTROS CON UNA LINEA : Activar esta caja de chequeo si se desea que las líneas del informe vayan separadas por líneas, en cuyo caso será posible seleccionar el color deseado para dicha línea.
NUEVA PAGINA AL FINAL DEL GRUPO : Esta caja de chequeo solo estará habilitada si se han establecido agrupaciones en el informe. Su activación implica que haya un salto de página entre la información de cada grupo. Si se han establecido varios niveles de agrupación, se podrá indicar al final de cuál de ellos se ha de producir dicho salto de página.
ACOPLAR BORDES : Activar esta caja de chequeo solo tendrá sentido si los campos del informe van a llevar bordes, e implicará que los campos contiguos del informe unan sus bordes, quedando pues en recuadros contiguos. De no activarse, cada campo llevará su borde separado de los bordes de los campos contiguos.
Nº DE REGISTROS QUE SE MOSTRARAN EN VISTA RAPIDA : Número de líneas del informe que se desea considerar en la vista rápida (la obtenida mediante el botón Vista Rápida). A menor número de registros, el informe de muestra proporcionado por la vista rápida será menor y más rápido de obtener. Ahora bien, debe tenerse en consideración que un número muy pequeño de registros puede proporcionar una visión muy mermada del informe, restándole similitud con lo que sería el informe completo. Por defecto, se proponen 100 registros, por entenderse que con este número se establece un equilibrio entre rapidez de obtención de la vista rápida y verosimilitud de ésta con el informe total.
OPCIONES DE LOS CAMPOS : En esta parrilla figurarán todos los campos que han sido seleccionados para figurar en el informe. De cada uno de ellos se podrá dar su Longitud Máxima, que no es más que el ancho en milímetros que va a tener esa columna (mínimo cinco milímetros). Bastará con indicar el tamaño deseado. Cuando se obtenga el informe, en este campo sólo aparecerán los x primeros caracteres del dato que quepan en el espacio reservado.
CALCULAR LOS ANCHOS DE TODOS LOS CAMPOS AL VISUALIZAR EL INFORME : Si se activa, al cargar un informe se calculará el ancho de todos sus campos antes de visualizarse el informe. Si sólo se deseara calcular el ancho de algunos campos del informe, esta casilla no debe estar activa y se deben borrar los valores de la columna "Ancho (mm)" de dichos campos a calcular (en la columna quedará el valor Automático), para que al cargarse el informe se recalculen sólo los campos que figuran como automáticos.
GUARDAR LOS ANCHOS CALCULADOS TRAS VISUALIZAR EL INFORME : Su activación conlleva que, tras analizar los anchos de los campos del informe, se guarden en la columna "Ancho (mm)" los anchos calculados, de tal forma que no se tengan que volver a calcular al volver a visualizar el informe. Con ello se ahorrará tiempo en sucesivas cargas del informe, en las que ya no será necesario el cálculo de ancho de campos. En los informes predefinidos esta caja estará activa por defecto.
PESTAÑA “PRESENTACION AVANZADA” :
En este punto será donde se puedan variar aspectos más específicos de cada uno de los elementos que componen un informe: valores de los campos, títulos de los mismo, líneas de totalización, etc.
A continuación se detallan cada uno de los apartados de que se dispone al activar esta pestaña:
NAVEGAR POR LOS FORMATOS : En la zona izquierda de la ventana, bajo el epígrafe “Navegar por los Formatos”, se muestra un árbol donde figurarán los diferentes apartados de que constará el informe, en función de cómo se haya configurado: Detalle (es decir, el cuerpo del informe donde se recogerán los datos propiamente dichos), Grupos (es decir, líneas correspondientes a cada uno de los grupos que vayan a generarse, en función de las agrupaciones que se hayan configurado) e Informe (es decir, líneas de totalización del informe). Cada uno de ellos estará subdividido en dos apartados correspondientes a “título” y a “valores”, de tal forma que para cada apartado se puede especificar el formato deseado tanto para su título como para los valores que se incluirán en el informe cuando se genere, según la rama del árbol sobre la que se esté situado.
PARRILLA DE FORMATO : Según el elemento del informe que se tenga seleccionado en el árbol, en esta parrilla figurarán todos los elementos que lo integran. Por ejemplo, si en el árbol se selecciona “títulos de campo”, en la parrilla se presentarán todos los campos que han sido seleccionados para figurar en el informe, de forma que será posible modificar el formato de los títulos de esas columnas. Así, será en la parrilla donde se indique, para cada elemento del informe aquellos aspectos relativos a su formato:
……….. FUENTE : Engloba los aspectos relativos al tipo de letra: “Fuente” (arial, verdana, times, courier, etc.), “Tamaño”, “Alineación” (derecha, izquierda, centrada, o automática) y “Estilo de fuente” (normal, cursiva, negrilla, subrayado y combinaciones de estos atributos).
……….. OPCIONES : “Tipo de bordes” (línea simple, línea doble, rayas, puntos o sin bordes), “Con título” (sí si se desea que cada columna del informe vaya precedida por su título, no si no se desea título en las columnas. Obviamente, no ha lugar en el caso de definición de formato para el título propiamente dicho de las columnas), “Nº Positivos en verde” (sí o no, en función de si se desea que los valores positivos del campo que se está modificando aparezcan en verde), “Nº Negativos en rojo” (sí o no, en función de si se desea que los valores negativos se destaquen en color rojo), “Fondo Transparente” (sí o no, en función de si se desea o no que el elemento que se está modificando lleve su propio fondo).
……….. COLORES : Se podrá elegir el color deseado para la letra (“Color”), para el fondo del elemento si lo lleva (“Color de Fondo”) y el color de los bordes si los hay (“Color de los Bordes”).
Así, la operatoria a seguir para modificar el formato de los elementos del informe que se desee será seleccionarlo en el árbol de forma que sus elementos integrantes se muestren en la parrilla de formato, situarse en dicha parrilla sobre la línea oportuna, e introducir en los apartados correspondientes de la parrilla los valores que se desee aplicar.
Los cambios en el formato pueden realizarse también de forma conjunta sobre varios elementos de la parrilla de formato, seleccionando previamente y de forma conjunta las líneas cuya modificación masiva se desea realizar. Recuérdese que para seleccionar varias líneas de la parrilla se dispone de varias alternativas:
. Si se desea seleccionar todas las líneas presentes en la parrilla, pulsar
. Si se desea seleccionar una serie de líneas correlativas, mantener pulsada la tecla
. Si se desea seleccionar líneas aisladas (no correlativas), mantener pulsada la tecla
Si se desea anular la selección de líneas realizadas se puede hacer uso del botón Deseleccionar Todo.
Por último indicar que se dispondrá de los siguientes botones:
Botón Guardar como Estilo : Permite guardar como estilo la definición de formatos que hay en este momento, de forma que pueda aplicarse directamente sobre otros informes sin tener que volver a definir cada uno de los aspectos del formato.
Botón Cargar Estilo : Permite aplicar un estilo ya existente.
Para más información sobre los estilos, véase el apartado GESTION DE ESTILOS.
PESTAÑA “IMAGEN DE FONDO” :
Si se desea incluir en cada una de las páginas del informe una imagen, será en este punto donde se indiqué qué imagen utilizar y la posición que debe ocupar. Para ello habrá que cumplimentar estos apartados:
…………..Imagen: Permite indicar qué imagen se desea utilizar. Bastará con indicar el nombre del fichero que contiene dicha imagen, incluyendo su ruta completa de ubicación. Si no se desea ninguna imagen, dejar este campo vacío. Se admiten ficheros de imagen tipo bmp, jpg, emf o wmf.
…………..Alineación: Indicar en qué posición debe estar la imagen, tanto en cuanto a su alineación vertical (en la parte superior de la hoja, en su centro o en la parte inferior) como a su alineación horizontal (alineada a la derecha, a la izquierda o centrada).
GESTION DE ESTILOS
En el Paso 8 : PRESENTACION se dispone de las posibilidades de seleccionar un estilo ya existente para aplicarlo al informe que se esté generando, así como de las posibilidades de guardar un estilo o modificar un estilo ya existente.
En primer lugar, cabría indicar que un estilo no es más que el conjunto de características de presentación que se aplicará a un informe: tipo de letra, colores, tipos de líneas, etc.
Puesto que un informe incluye varios apartados (títulos, líneas de detalle, líneas de totalización, separación entre campos, etc.), un estilo englobará el formato de todos y cada uno de dichos apartados.
En la aplicación se incluye una serie de estilos ya predefinidos, que el usuario podrá aplicar libremente sobre aquellos informes que vaya creando, si bien será posible también la creación de estilos propios.
Así, tanto al hacer uso del botón Buscar en el campo “Estilo Actual” como al hacer uso del botón Cargar Estilo, ambos puntos ubicados en el Paso 8 : PRESENTACION, se presentará inicialmente una ventana donde figurarán todos los estilos existentes. Situándose sobre cada estilo, se mostrará una vista previa en la que se podrá observar el formato que dicho estilo tiene definido para cada apartado que puede presentar un informe (títulos y valores de los campos, títulos y valores de los totales de grupos y de los totales de informe).
Junto a la parrilla de estilos se dispone de los siguientes botones:
Botón Nuevo Estilo : Permite crear un nuevo estilo.
Botón Editar Estilo : Permite el acceso al estilo que se tenga seleccionado en la parrilla, para su consulta y/o modificación.
Botón Borrar Estilo : Permite eliminar el estilo que se tiene seleccionado en la parrilla.
Botón Duplicar Estilo : Permite guardar el estilo que se tiene seleccionado en la parrilla con otro nombre, de tal forma que se habrá duplicado pudiéndose efectuar modificaciones sobre la copia sin alterar el original. Es una forma sencilla de crear nuevos estilos partiendo de estilos similares ya existentes.
Botón Seleccionar Estilo : Permite aplicar al informe el estilo que se tiene seleccionado en la parrilla.
Tanto al crear un nuevo estilo como al editar uno ya existente, se tendrá acceso a otra ventana en la que se establecerán los formatos que constituyen dicho estilo. Estos serán los campos a cumplimentar:
NOMBRE : Nombre con el que identificar el estilo.
ESTILO POR DEFECTO : Se deberá activar esta caja de chequeo sólo si se desea que este estilo sea el que por defecto se aplique a futuros informes que se creen.
DISTANCIA EN MILIMETROS ENTRE: En estos campos se indicará cuantos milímetros de separación debe haber entre los diferentes elementos que conformarán el informe. Las diferentes medidas que pueden establecerse son las siguientes:
........Registros: Distancia entre los diferentes grupos principales que se establezcan en el informe. Por ejemplo, si se obtiene un informe de artículos agrupados por laboratorio, esta distancia será la que habrá entre el final de la información de un laboratorio y el inicio de la información del laboratorio siguiente.
........Campos: Distancia entre las columnas de datos que conforman las líneas de detalle contenidas en el informe. Por ejemplo, si en el informe figuran los datos de código de artículo y descripción, esta será la distancia que separe ambos datos.
........Grupos: Distancia entre los diferentes epígrafes que conforman el informe. Por ejemplo, entre el título de un grupo y el detalle de artículos que engloba.
........Filas de un registro: Distancia de separación entre las líneas de detalle del informe.
........Campos en cabecera: Distancia en milímetros entre los diferentes elementos de cabecera del informe.
........Totales de informe: Esta medida será la que se establezca entre el final del informe y la línea de totalización del mismo.
A continuación se muestra en un croquis a qué van referidas las distintas distancias citadas. En dicho croquis se ha representado en texto azul un ejemplo de informe complejo que incluye dos agrupaciones. La primera agrupación clasifica los artículos en dos bloques: EFG y no EFG. Dentro de cada una de estas agrupaciones, se ha establecido otra agrupación por laboratorio. Cada agrupación resultante incluye su correspondiente totalización (en el ejemplo, número de artículos que engloba). Asimismo, se incluye un total de informe dando la suma de artículos incluidos en la totalidad de agrupaciones.
Sobre el croquis se han representado con líneas de diferente color las distancias que se verán afectadas conforme se vayan variando cada uno de los campos de distancias mencionados (distancia entre grupos, entre registros, etc.).
........Total del informe: Color de fondo con el que se resaltarán los campos de totalización final del informe.
........Cabeceras de grupo: Color de fondo de los epígrafes correspondientes a los apartados resultantes de las distintas agrupaciones que se realicen en el informe.
........Totales de grupo: Color de fondo con el que se resaltarán los campos de totalización de cada agrupación que se establezca.
........Detalle del informe: Color de fondo para las líneas que componen el cuerpo del informe, es decir, las líneas que muestran la información de los artículos.
........Títulos del detalle: Color de fondo para los rótulos que encabezan cada una de las columnas que contendrán las líneas de detalle del informe.
Haciendo clic sobre el botón correspondiente a uno de estos elementos, podrá efectuarse modificaciones sobre su formato: tipo de letra, tamaño, atributos, alineación, color de fuente, color de bordes, fondo, etc.