Ruta: Utilidades > Generador de informes > Paso 9 : Resumen
Resumen: Noveno paso (Ctrl+9): resumen de la configuración del informe (campos, acotaciones, orden, agrupaciones, totales), editable solo para la impresión; permite imprimir el resumen o generar el informe. Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: resumen del informe, imprimir resumen, generar informe, revisar configuración, ctrl 9, f12
Preguntas típicas: ¿Cómo reviso la configuración completa de un informe? | ¿Cómo imprimo el resumen de un informe?
Acceso directo mediante las teclas
En este apartado se mostrará un resumen de la configuración que se ha establecido para el informe: Título, campos que incluirá, acotaciones establecidas, ordenación que tendrá, agrupaciones y totalizaciones que se han definido, ubicación de los archivos de las imágenes que incluirá, etc.
Toda esta información se recoge de lo establecido en los diferentes pasos anteriores. No obstante, el usuario puede modificar aquello que estime conveniente, incluso añadir textos que estime convenientes, si bien debe tener en cuenta que estos cambios afectarán solo a dicho resumen, pero no tendrán ningún tipo de influencia en el informe en sí, ni se guardarán, por lo que su única utilidad será incluir cambios en el mismo momento en que el informe vaya a ser impreso.
Como en cualquier espacio de texto, haciendo clic sobre él con el botón derecho del ratón se dispondrá de las opciones típicas de cortar, pegar, borrar, asignar documento Word, copiar de Word, etc.
A pie de ventana se dispondrá de los siguientes botones:
Botón Imprimir Resumen : Permite obtener por impresora el resumen de la configuración del informe que se está visualizando.
Botón Generar Informe : Permite obtener el informe en su totalidad por el dispositivo de salida que se haya elegido (impresora, documento Word, etc.). Este botón tiene, pues, la misma función que el mismo botón ubicado en la barra de herramientas general. Por tanto, también equivale a la pulsación de la tecla
Botón Vista Rápida : Permite obtener en pantalla una muestra de lo que será el informe cuando se genere. Esta muestra no incluirá toda la información que se incluirá en el informe, sino que estará limitada al número de registros que se hayan especificado en el campo “Nº de Registros que se mostrarán”, ubicado en el apartado PRESENTACION (paso 8).
Este botón tiene, pues, la misma función que el mismo botón ubicado en la barra de herramientas general. Por tanto, también equivale a la pulsación de la tecla
Botón Vista Preliminar : Permite obtener en pantalla el informe en su totalidad. Este botón tiene, pues, la misma función que el similar ubicado en la barra de herramientas general. Por tanto, también equivale a la pulsación de la tecla
Botón Informe Consulta : Permite volcar la información del informe completo en una parrilla de exploración, de forma que se pueda trabajar con ella (ordenándola, acotándola, etc.). Equivale a las teclas
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Generación del informe
Resumen: Explica cómo generar el informe (F12) por el dispositivo elegido, sin necesidad de pasar por todos los pasos, y las alternativas de vista rápida, vista preliminar y parrilla de consulta. Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: generar informe, f12, vista rápida, vista preliminar, parrilla de exploración, obtener informe, imprimir informe
Preguntas típicas: ¿Cómo saco el informe una vez configurado? | ¿Tengo que rellenar todos los pasos para generarlo? | ¿Cómo veo antes cómo quedará el informe?
Se entenderá por “generar el informe” su obtención por el dispositivo de salida que se haya especificado en el apartado INFORMACION GENERAL (impresora, documento Word, Excel, etc.).
Para generar un informe no es obligatorio pasar por todos los pasos propuestos, sólo por aquellos que realmente sean necesarios. Por ejemplo, si no se desea agrupar la información por ningún concepto, no será necesario el paso AGRUPACION. Si no se desea obtener totales por ningún campo, no será necesario el paso TOTALES. Si se desea aplicar el estilo de informe estándar no será necesario efectuar modificación alguna desde el proceso PRESENTACION.
Por tanto, una vez se hayan dados los pasos que realmente se precisan para obtener el informe deseado, cuando se desee obtener el informe se podrá generar directamente, bien haciendo uso del botón o de la barra de herramientas principal, bien haciendo uso del botón o disponible en el paso RESUMEN, siendo ambos botones equivalentes a la pulsación de la tecla
En cualquier caso, recuérdese que de forma previa a la generación definitiva del informe se dispone de las opciones de obtención de Vista Rápida ( o ) y Vista Preliminar ( o ), que darán respectivamente una visión por pantalla, bien de una muestra reducida del informe, bien del informe en su totalidad.
Asimismo, es posible obtener el resultado del informe completo en una parrilla de exploración, con las posibilidades de trabajo que estas parrillas suponen: ordenación, acotación, generación de listas….( o ).
Asimismo, para generar un informe ya existente no será necesario ni tan siquiera editarlo, puesto que junto a la parrilla de informes inicial que se muestra al entrar al GENERARDOR DE INFORMES se dispone también del botón o . En este caso, al hacer uso de este botón se dará opción a generar el informe, a obtener su vista preliminar, a obtener su vista previa o generar in informe consulta en una parrilla de exploración. En el caso de optar por generar el informe, se tendrá opción en ese mismo momento a elegir el dispositivo de salida deseado en este caso (impresora, fichero Word, Excel, etc.).
Ruta: Utilidades > Generador de informes > El visor de informes
Resumen: Describe el visor de Crystal Reports usado en Vista Rápida y Preliminar: imprimir, exportar, árbol de grupos, tamaño, navegación por páginas y búsqueda. Utilidades > Generador de informes.
Palabras clave: crystal reports, visor, exportar, imprimir desde vista previa, árbol de grupos, zoom, páginas, buscar texto
Preguntas típicas: ¿Cómo exporto un informe desde la vista previa? | ¿Cómo navego entre páginas del informe?
Tanto al realizar una Vista Rápida como una Vista Preliminar de un informe, la visualización en pantalla se realiza mediante el visor de informes de Crystal Reports. A continuación se citan algunas de las utilidades disponibles en él.
Una vez se está visualizando el informe, en la parte superior de la ventana del visor se dispone de la barra de herramientas:
Estas son las acciones posibles mediante los botones presentes en ella:
Recuérdese que puede abrirse una vista parcial correspondiente a un grupo del informe haciendo doble clic sobre la información de dicho grupo.
IMPRIMIR : Permite obtener por impresora el informe que se está visualizando.
EXPORTAR : Permite guardar el informe en los destinos y formatos aceptados por Crystal Reports.
MOSTRAR / OCULTAR ARBOL DE GRUPOS : Permite activar o desactivar el panel izquierdo donde se muestra un árbol representando los diferentes grupos que se han establecido para el informe, de tal forma que haciendo clic sobre un grupo en el árbol se pasará a visualizar la página del informe donde comienza la información de dicho grupo.
TAMAÑO : Tamaño de visualización del informe.
PRIMERA PAGINA : Permite situarse en la primera página del informe.
PAGINA ANTERIOR : Permite retroceder de página.
PAGINA SIGUIENTE : Permite avanzar de página.
ULTIMA PAGINA : Permite ir directamente a la última página del informe.
PAGINA VISUALIZADA : Indica el número de página del informe que se está visualizando.
PAGINAS TOTALES : Indica el número total de páginas que tiene el informe.
DETENER CARGA : Permite detener la carga de un informe cuando éste se está cargando para ser visualizado.
TEXTO DE BUSQUEDA : Permite realizar búsquedas sencillas basadas en la introducción de un texto para ser buscado en el informe.
Para más información sobre las utilidades del visor de Crystal Reports, remítase a la ayuda de dicha aplicación.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Generador de Informes : Cómo...
Resumen: Contenedor de subtemas del Generador de informes: crear, modificar, eliminar, generar un informe, generar por pantalla y vista rápida.
Palabras clave: crear informe, modificar informe, eliminar informe, generar informe, vista rápida, por pantalla, cómo se hace
Preguntas típicas: ¿Dónde están los pasos para crear y generar informes?
En este apartado se incluyen las operatorias de todos aquellos procesos relacionados con la generación de informes de artículos y clientes.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Generador de Informes : Cómo... > Crear un nuevo informe
Resumen: Pasos para crear un informe nuevo en Utilidades > Generador de informes: botón Nuevo, nombre, entorno (artículos o clientes), pasos y Aceptar (F10).
Palabras clave: nuevo informe, botón nuevo, entorno artículos clientes, f10, aceptar
Preguntas típicas: ¿Cómo creo un informe nuevo?
1.- En el menú UTILIDADES seleccionar GENERADOR DE INFORMES.
2.- Hacer clic en el botón Nuevo.
3.- En el paso 1 : Información General, indicar un Nombre con el que poder identificar el informe en el futuro. Y en la caja desplegable “Entorno” indicar si se va a tratar de un informe de artículos o de clientes.
4.- Cumplimentar los campos según se estime oportuno en cada uno de los pasos: selección de campos a mostrar, acotaciones, agrupaciones, ordenaciones, cabeceras, pies, etc.
5.- Para grabar los datos hacer clic en Aceptar (o pulsar
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Generador de Informes : Cómo... > Modificar un informe
Resumen: Pasos para editar un informe existente del Generador de informes (elegir entorno, seleccionar y pulsar Editar, Aceptar/F10).
Palabras clave: editar informe, botón editar, cambiar informe, f10
Preguntas típicas: ¿Cómo modifico un informe que ya tengo?
1.- En el menú UTILIDADES seleccionar GENERADOR DE INFORMES.
2.- En la caja desplegable “Entorno” indicar si se trata de un informe de artículos o de clientes.
3.- Una vez en la parrilla los informes del entorno deseado, situarse sobre aquel que se desea modificar y hacer clic en el botón Editar.
4.- Efectuar las modificaciones que se estimen oportunas.
5.- Para grabar los datos hacer clic en Aceptar (o pulsar
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Generador de Informes : Cómo... > Eliminar un informe
Resumen: Pasos para borrar un informe del Generador de informes seleccionándolo en la parrilla y pulsando Borrar.
Palabras clave: borrar informe, botón borrar, quitar informe
Preguntas típicas: ¿Cómo elimino un informe?
1.- En el menú UTILIDADES seleccionar GENERADOR DE INFORMES.
2.- En la caja desplegable “Entorno” indicar si se trata de un informe de artículos o de clientes.
3.- Una vez en la parrilla los informes del entorno deseado, situarse sobre aquel que se desea eliminar y hacer clic en el botón Borrar.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Generador de Informes : Cómo... > Generar un informe
Resumen: Pasos para obtener un informe ya creado desde la parrilla del Generador de informes con el botón Generar.
Palabras clave: generar informe, botón generar, obtener informe, sacar listado
Preguntas típicas: ¿Cómo saco un informe que ya está creado?
1.- En el menú UTILIDADES seleccionar GENERADOR DE INFORMES.
2.- En la caja desplegable “Entorno” indicar si se trata de un informe de artículos o de clientes.
3.- Una vez en la parrilla los informes del entorno deseado, situarse sobre aquel que se desea generar y hacer clic en el botón Generar.
También es posible editar el informe, revisarlo o hacer las modificaciones que se desee y, desde el mismo informe, hacer clic en Generar.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Generador de Informes : Cómo... > Generar un informe por pantalla
Resumen: Pasos para ver un informe completo en pantalla (Vista Previa) desde la edición del informe en el Generador de informes.
Palabras clave: vista previa, por pantalla, ver informe sin imprimir, botón vista previa, vista preliminar
Preguntas típicas: ¿Cómo veo un informe en pantalla sin imprimirlo?
1.- En el menú UTILIDADES seleccionar GENERADOR DE INFORMES.
2.- En la caja desplegable “Entorno” indicar si se trata de un informe de artículos o de clientes.
3.- Una vez en la parrilla los informes del entorno deseado, situarse sobre él y hacer clic en el botón Editar.
4.- Una vez en la edición del informe, hacer clic en el botón Vista Previa.
Ruta: Utilidades > Generador de informes > Generador de Informes : Cómo... > Generar una vista rápida de un informe
Resumen: Pasos para obtener una vista rápida (muestra reducida) de un informe desde su edición en el Generador de informes.
Palabras clave: vista rápida, muestra del informe, probar informe, botón vista rápida
Preguntas típicas: ¿Cómo hago una prueba rápida de un informe?
1.- En el menú UTILIDADES seleccionar GENERADOR DE INFORMES.
2.- En la caja desplegable “Entorno” indicar si se trata de un informe de artículos o de clientes.
3.- Una vez en la parrilla los informes del entorno deseado, situarse sobre él y hacer clic en el botón Editar.
4.- Una vez en la edición del informe, hacer clic en el botón Vista Rápida.
Ruta: Utilidades > Diseñador de documentos
Resumen: Permite diseñar con MS Word plantillas de albaranes, facturas de contado y de crédito, presupuestos, etc., con variables, tablas de líneas, cabecera y pie, y modelo fijo o a elegir. Utilidades > Diseñador de documentos.
Palabras clave: plantilla de factura, modelo de albarán, diseñar factura, word, variables de plantilla, leyenda rgpd, docleyendargpd, multinif, directorio de plantillas, logotipo en factura
Preguntas típicas: ¿Cómo cambio el diseño de mis facturas o albaranes? | ¿Cómo pongo la leyenda de protección de datos en la factura? | ¿Puedo tener varios modelos de factura?
Este proceso permite el diseño de albaranes de venta, así como facturas de contado y de crédito a clientes, de forma que cada usuario pueda ajustar su formato a las necesidades de cada momento.
Se podrán definir tantos modelos como se desee para cada tipo de documento, siendo optativo el especificar uno de ellos como modelo fijo a utilizar hasta nueva orden o bien el configurar de forma que cada vez que se vaya a obtener el documento se solicite el modelo deseado en ese momento.
El diseño de documentos se realizará mediante MS Word, con lo que se contará con todas las prestaciones que este potente procesador de textos proporciona (uso de imágenes, tablas, líneas, formatos de letra, colores, etc.). Será, por tanto, imprescindible contar con dicha aplicación instalada para poder hacer uso del DISEÑADOR DE DOCUMENTOS.
Como aclaración inicial debe tenerse en cuenta que cada uno de los modelos o diseños que puedan crearse de un determinado documento (por ejemplo, los modelos de factura de contado) se corresponderán con plantillas de Word. Por tanto, por “plantilla” deberá entenderse en adelante “modelo” de un documento.
Al entrar en el DISEÑADOR DE DOCUMENTOS se visualiza una ventana en la que constan los siguientes apartados:
DIRECTORIO RAIZ PARA LAS PLANTILLAS : Indicar la ubicación donde dejar las plantillas. Por defecto será el subdirectorio Plantillas del directorio Farmatic, allí donde se tenga instalada. Debe tenerse en cuenta al respecto que en el directorio raíz que aquí se especifique se crearán automáticamente un subdirectorio para cada tipo de documento del que se pueden crear plantillas. Así, en este campo se indicará directorio raíz donde se ubican las plantillas, y el programa buscará en el subdirectorio correspondiente al entorno que se seleccione en el apartado “Entornos Configurables” que a continuación se cita.
ENTORNOS CONFIGURABLES : Bajo este epígrafe se muestra un árbol donde figuran todos los entornos, o tipos de documentos, susceptibles de hacer uso de plantillas diseñadas por el usuario: Albaranes de venta, facturas de contado obtenidas desde ventas, presupuestos de ventas, facturas de crédito emitidas desde gestión de clientes, etc. Este árbol no es modificable. Su única finalidad es poder seleccionar el tipo de documento cuyas plantillas se desea trabajar (para modificarlas, crear nuevas, seleccionar la deseada por defecto…). Así, al situarse sobre una rama del árbol correspondiente a un tipo de documento, todas las acciones que se realicen versarán sobre plantillas correspondientes a dicho tipo de documento.
PLANTILLAS DISPONIBLES : En este apartado se mostrarán las plantillas existentes para el tipo de documento que se tenga seleccionado en el árbol de “Entornos Configurables” y que se encuentren en el directorio indicado en el campo “Directorio raíz para las Plantillas” anteriormente comentado. Las acciones que se realicen (edición, copiado, renombrado, etc.) irán siempre dirigidas a la plantilla que se tenga seleccionada en este punto.
DOCUMENTO ACTIVO : En este apartado se determinará si en el momento de la obtención del tipo de documento que se tenga seleccionado en “Entornos Configurables” se hará uso de una plantilla o no, qué plantilla utilizar…. Así, habrá que activar el botón radio correspondiente a la opción deseada, siendo posibles las siguientes:
…..Formato Tradicional : En este caso, al obtenerse el documento no se hará uso de plantillas, sino que se obtendrá con el formato interno estándar que contempla FARMATIC. Este formato se presentará en la lengua que se haya especificado en el parámetro Idioma de impresión de documentos en formato tradicional, ubicado en el entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.: castellano, euskera, gallego, catalán o valenciano.
…..Solicitar Plantilla : En este caso, cuando se vaya a obtener el documento se preguntará qué plantilla se desea utilizar en ese momento.
…..Plantilla por defecto : En este caso, cuando se obtenga el documento se hará uso de la plantilla seleccionada en este apartado. Para cambiar la plantilla por defecto, seleccionar la deseada en el apartado “Plantillas disponibles” y hacer clic en el botón Plantilla por Defecto. Puesto que debido al tamaño de este campo es posible que no se visualice por completo el nombre de la plantilla seleccionada por defecto, al pasar sobre él el ratón se mostrará el nombre completo.
En esta ventana del DISEÑADOR DE DOCUMENTOS se dispondrá, asimismo, de los siguientes botones:
Botón Nueva Plantilla : Permite crear una nueva plantilla para el entorno que se tenga seleccionado (albaranes, facturas de contado, etc.). Se solicitará nombre para esa nueva plantilla, creándose una plantilla de Word (.dot), si bien la misma no se abrirá en ese momento. Para diseñar la nueva plantilla será preciso editarla una vez creada.
Botón Editar Plantilla : Permite abrir la plantilla (dot) seleccionada en el apartado “Plantillas disponibles”. Se utilizará para ello MS Word.
Botón Borrar Plantilla : Elimina la plantilla que se tenga seleccionada. Debe tenerse la precaución antes de borrar una plantilla de que ésta no esté seleccionada como plantilla por defecto.
Botón Copiar Plantilla : Al hacer uso de este botón se creará una nueva plantilla idéntica a la seleccionada, pero con otro nombre. Así, al hacer uso de él se solicitará indicar el nombre para la copia, así como su ubicación.
Botón Renombrar Plantilla : Al hacer uso de este botón se solicitará indicar el nuevo nombre que se desea dar a la plantilla seleccionada, de tal forma que lo único que se hará será cambiar el nombre a dicha plantilla.
Botón Vista Preliminar : Abre un documento Word en el que se simulará la presentación de un documento (albarán, factura, etc.) con datos ficticios, con la finalidad de visualizar cómo quedaría la aplicación de la plantilla que se tenga seleccionada.
Botón Salir : Permite salir del diseñador de documentos.
Así, para diseñar un nuevo modelo de documento se deberán seguir los siguientes pasos:
1.- Situarse sobre el tipo de documento adecuado en el apartado “Entornos Configurables”.
2.- Hacer clic en el botón “Nueva Plantilla” y especificar un nombre identificativo para ella.
3.- Situarse sobre la nueva plantilla en el apartado “Plantillas Disponibles” y hacer clic en el botón Editar Plantilla.
4.- Se abrirá la plantilla en MS Word. Introducir en ella el diseño de documento deseado. A tal efecto, indicar que bastará con ir introduciendo los literales del documento (textos fijos, como rótulos) en las posiciones deseadas y aplicando sobre ellos los atributos deseados (tipo de fuente, tamaño, color, etc.). Para ello seguir la operatoria y forma estándar de trabajar con MS Word.
En cuanto a los valores variables del documento (como importes, pvp, códigos de artículos, etc.), se incluirán en la plantilla de la siguiente forma: Situados sobre el punto exacto del documento donde se desea que sean impresos, hacer clic sobre el botón Agregar Campos que figurará en la barra de herramientas de Word. Con ello se abrirá una ventana en la que figurarán todas las posibles variables que pueden incluirse, variando en función del tipo de documento de que se trate (albarán, factura, etc.).
En esta ventana de selección de campos figurarán tres apartados:
General : Engloba los apartados del documento que no están relacionados con las líneas de artículos. Por ejemplo, los datos de la farmacia, datos del cliente, etc.
Detalles : Mostrará los diferentes apartados que van al detalle del documento. Por ejemplo, las líneas de factura o albarán referidas a los artículos, líneas de desglose por tipos impositivos…
Campos : En este apartado figurarán los diferentes datos que engloba el apartado que se tenga seleccionado en “General” o “Detalles”. Por ejemplo, si se selecciona en “General” los datos de farmacia, en “Campos” figurarán como variables a utilizar el nombre de la farmacia, dirección, población, teléfono…
Para incluir una variable (campo) en la plantilla, situarse sobre él en la citada ventana de selección de campos y hacer clic en el botón Añadir Campo. En la posición en la que se encontraba el cursor se introducirá la variable correspondiente al campo añadido, y cuando se obtenga un documento haciendo uso de esta plantilla, en ese lugar se imprimirá el valor que corresponda en ese momento.
Si se trata de una variable de detalle, puesto que el mismo dato se ha de repetir tantas veces como líneas tenga el documento, el procedimiento será idéntico pero haciendo uso del botón Añadir Tabla Detalle. La diferencia estribará en que en vez de una única variable, se incluirá en la plantilla una tabla que albergará en el momento de la obtención del documento tantas líneas como sean necesarias. Esta tabla, inicialmente no tendrá ningún tipo de borde ni sombreado, y tendrá unas dimensiones de filas y celdas estándar. Todas estas características pueden ser modificadas a conveniencia haciendo uso de las herramientas y operatorias de tratamiento de tablas habituales en Word.
5.- Una vez establecido el formato de la plantilla, guardar y cerrar.
6.- Para que en el momento de obtener el documento se utilice la nueva plantilla creada, activar el botón radio “Plantilla por Defecto”, situarse sobre la nueva plantilla en “Plantillas Disponibles” y hacer uso del botón Plantilla por Defecto.
A continuación se dan algunas recomendaciones para facilitar el diseño de nuevas plantillas:
Diseñar primero la plantilla introduciendo todos aquellos textos que sean constantes, y por último, allí donde deban incluirse insertar los campos variables.
Utilizar tablas para asegurar que se respete el diseño dado, evitando que los valores de unos campos puedan llegar a desplazar a los de otros campos adyacentes.
En las tablas que incluyan datos de detalle (referidos a líneas del cuerpo del documento) poner únicamente la cabecera con los títulos de las columnas, y una única línea más con los campos a usar. El programa replicará esa línea tantas veces como haga falta cuando se obtenga el documento.
La información que se desea que aparezca una única vez al principio del documento ponerla en la cabecera.
La información que se desea que aparezca una única vez al final del documento, ponerla en el pie.
No combinar celdas en las tablas. Usar siempre la misma estructura.
No usar tablas anidadas (tablas dentro de otras tablas).
Si en alguna plantilla se desea incluir la leyenda relativa a la ley de protección de datos (L.O.P.D. y R.G.P.D.), una vez abierta la plantilla en Word, hay que editar el pie de página e insertar una tabla de una única celda. En dicha celda se ha de incluir la variable DocLeyendaRGPD (del apartado Documento). Si se utiliza la leyenda estándar, dada su extensión, será necesario que en la tabla se justifiquen ambos márgenes ( ) para que la impresión sea correcta y evitar desbordamientos. Este requerimiento se hace extensible si se utiliza una leyenda de texto propio, pero extenso. En cualquier caso, no olvidar que además de incluir esta variable en la plantilla, para que se incluya la leyenda se debe activar el parámetro correspondiente en el entorno L.O.P.D. del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS.
Por último, indicar que en caso de trabajar con MultiNif, se permite utilizar plantillas diferentes para cada empresa, disponiéndose para ello del selector de actividad donde elegir la empresa para cada documento.