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Resumen: Configura el envío automático o manual de SMS y e-mails a clientes, vendedores u otros destinatarios (aviso de encargo recibido, alertas de caja, devoluciones...) mediante cuenta SMS-Farmatic, perfiles, eventos automatizados e históricos. Utilidades > Gestión de Avisos SMS.
Palabras clave: enviar sms, enviar correo, aviso de encargo, cliente puede recoger, eventos automatizados, perfiles de destinatarios, histórico de envíos, cuenta sms-farmatic, rgpd consentimiento, alertas, texto sms, remitente
Preguntas típicas: ¿Cómo aviso por SMS a un cliente de que su encargo ha llegado? | ¿Cómo configuro la cuenta de SMS? | ¿Cómo veo los SMS enviados y los que dieron error? | ¿Cómo recibo un aviso cuando hay una devolución grande?
Proceso que permite el envío de mensajes al móvil (SMS) y/o correo electrónico a los clientes, vendedores, o cualquier otro destinatario cuando ello sea preciso.
El usario determinará en qué situaciones procede enviar un correo o SMS, a qué personas y qué texto debe contener.
Por ejemplo, se puede determinar que cuando se reciba un artículo encargado por algún cliente, automáticamente se le envíe un SMS a su móvil indicándole que ya puede pasar a recogerlo. De esta forma, cuando en el proceso de encargos se notifique la recepción de encargos se procederá automáticamente al envío de los SMS a los clientes correspondientes.
También se contempla la posibilidad de controlar "alertas", es decir, situaciones de las que el farmacéutico quiera tener aviso cuando se produzcan (por ejemplo, cuando se realice una venta de un importe superior a un importe determinado, cuando se realice cierre de caja, cuando se detecten incidenias en el chequeo de existencias mínimas, etc.). Así, se podrá establecer que cuando se produzcan tales eventos, automáticamente se envíe un correo electrónico o SMS al móvil del propio usuario.
En cualquier caso, siempre será posible el envío de correos y/o SMS a cualquier destinatario de forma manual en el momento que se desee.
Importante: En función de cómo se tenga configurado el nivel de aplicación de la normativa L.O.P.D. y R.G.P.D. (véase GESTIÓN RGPD), se permitirá o no el envío de SMS y/o e-mails a clientes que no hayan otorgado su consentimiento expreso para ello.
Para que sea posible el envío de SMS y e-mails, en primer lugar hay que tener activo el parámetro “Activar el envío por SMS y E-Mail”, ubicado en el entorno AVISOS SMS incluido en el proceso CONFIGURACION / PARAMETROS del menú ARCHIVO.
En segundo lugar, en el proceso GESTION DE AVISOS SMS efectuar la configuración de aquellos avisos que se desee establecer. A continuación se detalla este proceso.
En la pestaña "CONFIGURACION" se cumplimentarán los datos necesarios para poder establecer una comunicación SMS y e-mail con los destinatarios de éstos. Así, estos son los campos a cumplimentar:
CUENTA : Cuenta del servicio SMS-Farmatic que utilizar para proceder al envío de SMS y/o E-Mail.
CONTRASEÑA : Contraseña de acceso a dicha cuenta.
Tanto la cuenta como la contraseña mencionadas habrán sido determinadas en el momento en que la farmacia se suscribió al servicio SMS-Farmatic, que es el que permite el envío de SMS y/o E-Mail a sus destinatarios. Si aún no está suscrito y desea hacerlo, bastará con hacer clic en el enlace que figura en esta misma ventana, con el que se accederá a la web de Consoft donde cumplimentar los datos que se solicitan.
REMITENTE PARA EMAIL : Dirección de correo electrónico que se desea utilizar como remitente de los e-mails que se vayan a enviar.
REMITENTE PARA SMS : Remitente que se desea que figure como origen de los mensajes SMS que se envíen.
RECIBIR E-MAIL DE NOTIFICACION DE SMS : Activar esta caja de chequeo si se desea que cuando un aviso SMS haya sido recibido por su destinatario, se reciba un correo electrónico avisando de ello en farmacia. Dicho e-mail será enviado desde el servicio SMS-Farmatic a la dirección de correo que se especifique en el campo “E-Mail de Notificación”.
SMS PROGRAMADOS- PUESTO QUE ENVIA : Donde poder indicar el puesto de trabajo encargado de realizar el envío de avisos programados. En el caso de trabajar con Terminal Server, se indicaría usuario en vez de máquina.
Una vez cumplimentados estos campos, para verificar que el servicio de SMS y/o E-Mail son correctos hacer clic sobre el botón , con el que se realizará un chequeo de si el acceso al servicio SMS-Farmatic es satisfactorio.
Será donde se definan grupos o conjuntos de usuarios (clientes, vendedores) a los que tener en consideración cuando ocurra algún evento que genere envío de avisos.
Por ejemplo, se puede crear el perfil "clientes con encargos" en el que incluir aquellos clientes a los que se desea dirigir avisos cuando se reciban sus encargos. O el perfil "Farmacéuticos" donde incluir al farmacéutico o farmacéuticos a los que se debe avisar cuando ocurra algún determinado evento (cierre de caja, facturación, etc.).
La creación de estos perfiles permitirá luego indicar de forma clara y sencilla para cada evento a quiénes hay que emitir los avisos. Recuérdese que sólo podrán formar parte de estos perfiles clientes y vendedores que en sus fichas tengan activos los campos de gestión de avisos sms y/o e-mail.
Al activar esta pestaña se muestra una ventana que presenta dos parrillas.
Junto a esta parrilla se dispone de los siguientes botones:
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Junto a esta parrilla de destinatarios se dispone de los siguientes botones:
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……………..Tipo : En esta caja desplegable se seleccionará el tipo de destinatario que se desea incluir en el perfil (vendedor, cliente, o cualquier otro tipo que el usuario haya creado manualmente mediante el botón , según se comenta más adelante).
……………..Nombre : En esta caja desplegable figurarán todos los destinatarios existentes del tipo que se haya seleccionado en el campo anterior (los clientes, los vendedores, etc.). Entre ellos se podrá elegir aquel que se desea incluir en el perfil.
……………..Tel. Móvil : Número de teléfono móvil del destinatario seleccionado.
……………..E-Mail : Dirección de correo electrónico del destinatario seleccionado.
……………..Permitir avisos a SMS : Esta caja aparecerá inicialmente activada o no en función de lo que se haya especificado a tal efecto en la ficha del cliente o vendedor de que se trate.
……………..Permitir avisos a E-Mail : Esta caja aparecerá inicialmente activada o no en función de lo que se haya especificado a tal efecto en la ficha del cliente o vendedor de que se trate.
Si bien los datos de móvil, e-mail y activación de permiso de avisos a SMS y E-mail no son modificables en este momento, sí podrán ser modificados si se desea editando al destinatario una vez incluido en el perfil, según se comenta más adelante.
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En la pestaña "EVENTOS AUTOMATIZADOS" será donde el usuario determine qué eventos han de generar avisos, cómo, a quién, etc.
Al activarla se muestra una ventana donde figuran todos los eventos que en la actualidad pueden generar avisos: cierre de caja, facturación, encargo no recogido, etc. Estos eventos vienen predeterminados por la aplicación, no pudiéndose añadir eventos.
No forzosamente se emitirán SMS o e-mail cada vez que se dé uno de estos eventos, sino que el usuario activará aquellos de los que desea hacer uso. De cada evento se indicará si ha de generar avisos SMS, e-mail o ambas cosas cuando se produzca.
Asimismo, para cada uno de ellos se deberá indicar los remitentes a los que destinar los avisos.
En cuanto al contenido de los avisos (SMS y e-mail), para cada evento se hace una propuesta, si bien el usuario podrá introducir los textos exactos que desee utilizar.
Así, en la parrilla de eventos, de cada uno se detalla el entorno de trabajo al que se refiere, subentorno (es decir, acción concreta a la que se refiere), número de destinatarios a los que se le van a enviar los avisos, números de mensajes SMS que generará y número de e-mail que generará, según la configuración que se le haya dado.
Así, cuando se desee activar un evento se debe activar su correspondiente caja de chequeo “Activo”. Cuando se desee dejar se hacer uso de él, bastará con desactivar dicha caja de chequeo. Los eventos que no estén activos aparecerán resaltados en rojo.
En la cabecera de cada una de las columnas de la parrilla de eventos se dispone del botón . Al hacer clic sobre él se presenta un menú de opciones por las que acotar los eventos a presentar en la parrilla.
Asimismo, haciendo clic sobre el título de una columna con el botón derecho del ratón se dispondrá de las opciones que permitirán ordenar por esa columna.
Situándose sobre un evento y haciendo clic sobre el botón (equivalente a las teclas
En algunos eventos, en este apartado se dispone el botón que permite definir una serie de condiciones más amplias, en función del evento de que se trate. Bastará cumplimentar los campos que en cada caso se soliciten para poder hacer uso de esa más extensa definición de condiciones a cumplirse en el evento para dar lugar al envío de mensajes.
En el contenido del mensaje se puede hacer uso de variables (por ejemplo, el nombre del producto, el nombre del cliente, fecha, etc.). Cada evento presentará las variables disponibles bajo el epígrafe “Campos de Combinación”. Para incluir una variable en el texto del mensaje, situando el cursor en la posición del texto que debe ocupar, situarse sobre la variable y hacer clic sobre el botón . Asimismo, si se deseara eliminar una variable ya incluida en el mensaje, seleccionarla y hacer uso del botón (o bien simplemente suprimir).
TEXTO E-MAIL ( ) : En este apartado se introducirá el contenido exacto deseado para los e-mail a enviar. Hágase extensible todo lo dicho para el texto SMS. Además, se dispone de la caja desplegable “Importancia” donde indicar el nivel de importancia que se desea dar al e-mail (alto, normal o bajo), y del botón que permitirá adjuntar archivos al e-mail.
PERFILES : En este apartado figurará una relación de todos los perfiles de destinatarios que se tengan creados. Activar aquellos perfiles a cuyos integrantes se desee hacer llegar los avisos SMS y/o e-mail. No será posible la selección de perfiles en aquellos eventos referidos a la gestión de encargos, pues no ha lugar ya que los avisos serán destinados a los clientes a los que los encargos correspondan.
Una vez configurados los eventos, cuando éstos se produzcan se emitirán los correspondientes sms y/o emails a quienes corresponda según se hayan configurado. La comprobación para el envío de sms programados se realiza al iniciar Farmatic y cada media hora (horas en punto e y media).
En la pestaña "HISTORICO DE ENVIOS" se mostrará una relación de todos los envíos de sms y/o e-mail que ya se hayan producido.
Al activar esta pestaña se muestra una ventana en cuya zona superior se encuentran todos los criterios por los que es posible filtrar la información de envíos a consultar. Son estos:
PERIODO : Se podrá restringir la consulta de envíos realizados en el mes actual, el año actual, un período dado por el usuario o todos. Para acotar por un período libre, en esta caja desplegable elegir la opción “Todos” y en los campos “Desde” y “Hasta” indicar desde qué fecha a qué fecha se desea consultar.
IMPORTANCIA : Si se desea se puede restringir la consulta de E-mail a aquellos que tengan asignada importancia alta, media o baj, elijiendo la opción correspondiente en esta caja desplegable.
ESTADO : En esta caja se podrá elegir entre visualizar todos los envíos, sólo los enviados correctamente o sólo los erróneos.
Nº REGISTRO : En este campo se podrá introducir el número de registro del envío que se desea buscar. Recuérdese que a cada envío realizado se le habrá adjudicado automática y secuencialmente un número de envío con el que identificarlo.
DESTINATARIO : Este campo permitirá introducir un destinatario, de forma que sólo se muestren los envíos realizados a él. Deberá se una dirección de correo electrónico si se intenta localizar e-mail, o un número de teléfono móvil en el caso de los sms.
ASUNTO : En este campo podrá introducirse un texto de tal forma que sólo se muestren los envíos de e-mail realizados en los que en su asunto figure dicho texto.
TIPO : En esta caja desplegable podrá optarse por la consulta de todos los envíos, sólo los SMS o sólo los E-mail.
Una vez que se hayan establecido los filtros o criterios de búsqueda deseados, se debe hacer clic sobre el botón para que éstos se hagan efectivos. En ese momento, en la parrilla inferior se mostrarán sólo los avisos que cumplan los criterios dados. Por defecto, y si no se especifican criterios particulares de restricción de consulta, se mostrarán en la parrilla todos los envíos realizados.
En la zona inferior de la ventana se muestra una parrilla donde figurarán los envíos que se están consultando. De cada uno de ellos se dan los siguientes campos: Tipo (es decir, si es un sms o un e-mail), fecha y hora en que se realizó, destinatario (dirección de correo electrónico o número de móvil, según corresponda), asunto, texto del mensaje, importancia (alta, baja, normal…), ficheros adjuntos si los incluía, número de error (si procede), mensaje de error (si procede), estado (enviado, no enviado, etc.) y número de registro (número secuencial asignado automáticamente al envío en el momento en que se produjo).
Sobre los datos aportados por el histórico de envíos no se podrá realizar modificación alguna. Tan sólo podrán ser borrados los envíos de los que se desee ya prescindir, debiéndose entonces seleccionar los envíos a eliminar y hacer uso del botón .
A pie de ventana, bajo la parrilla de envíos, se muestra una estadística indicando el número de SMS enviados y E-Mail enviados en las fechas en las que se haya realizado la consulta.
En la pestaña "HISTORICO DE EVENTOS" se mostrará una relación de todos los eventos que hayan generado envíos.
Al activar esta pestaña se muestra una ventana en cuya zona superior se encuentran todos los criterios por los que es posible filtrar la información de eventos a consultar. Son estos:
PERIODO : Se podrá restringir la consulta de eventos ocurridos en el mes actual, el año actual, un período dado por el usuario o todos. Para acotar por un período libre, en esta caja desplegable elegir la opción “Todos” y en los campos “Desde” y “Hasta” indicar desde qué fecha a qué fecha se desea consultar.
EVENTO : Si se desea se puede restringir la consulta a un evento determinado elijiendo la opción correspondiente en esta caja desplegable en la que figurarán todos los eventos posibles.
MSG. ERROR : Este campo permitirá introducir un texto de error determinado, de forma que sólo se muestren los eventos que hayan producido envíos erróneos en cuyo error se incluya el texto introducido.
Nº ERROR : En este campo podrá introducirse un código de error de tal forma que sólo se muestren los eventos que hayan producido envíos con ese error en concreto.
Una vez que se hayan establecido los filtros o criterios de búsqueda deseados, se debe hacer clic sobre el botón para que éstos se hagan efectivos. En ese momento, en la parrilla inferior se mostrarán sólo los eventos que cumplan los criterios dados. Por defecto, y si no se especifican criterios particulares de restricción de consulta, se mostrarán en la parrilla todos los eventos.
En la zona inferior de la ventana se muestra una parrilla donde figurarán los eventos que se están consultando. De cada uno de ellos se dan los siguientes campos: número (número secuencial asignado automáticamente al evento en el momento en que se produjo), descripción del evento en cuestión, fecha en que se realizó, número total de mensajes que se produjeron, número de errores que se dieron en dichos mensajes, mensaje de error (si lo hubo).
Haciendo doble clic sobre una línea de evento, automáticamente se mostrará la ventana de histórico de envíos presentándose los envíos generados por ese evento.
Sobre los datos aportados por el histórico de eventos no se podrá realizar modificación alguna. Tan sólo podrán ser borrados aquellos que se desee, debiéndose entonces seleccionarlos y hacer uso del botón .
Sea cual sea la pestaña que se tenga activa, a pie de ventana se cuenta con el botón , que permite enviar manualmente mensajes SMS y/o E-Mail.
Al hacer uso de dicho botón se abre una ventana en la que en primer lugar se encuentra la caja desplegable TIPO DE ENVIO. En ella se deberá elegir si lo que se desea enviar es un mensaje SMS, un E-Mail o ambas cosas (tipo “Mixto”).
Si en el tipo de envío elegido se engloba el envío de SMS se dispondrá de la pestaña “Texto SMS” en la que se podrá configurar el mensaje a enviar. Asimismo, si el tipo de envío engloba el envío de correo electrónico, se dispondrá de la pestaña “E-MAIL”.
La mitad superior de la ventana está reservada a la configuración del mensaje en sí (SMS o E-Mail dependiendo de la pestaña que se active).
De activarse la pestaña “SMS” se dispondrá de espacio para introducir el texto del mensaje que se desee enviar.
De activarse la pestaña “E-MAIL” se dispondrá, además del espacio para la introducción del texto pertinente, de un campo para indicar el “Asunto”, de una caja desplegable donde indicar “Importancia” que se desea asignar al correo (alba, baja o normal) y del botón que permitirá adjuntar archivos al correo.
Para dar cumplimiento a la normativa de protección de datos (R.G.P.D.), tanto en la pestaña “SMS” como en la pestaña “E-MAIL” se dispone de un check a activar cuando se vaya a hacer un envío manual publicitario. Junto a este check se incluye una caja de texto con la leyenda que se incluirá en la cabecera del mensaje. Por defecto: *PUBLICIDAD*, pudiéndose modificar si así se desea.
En la mitad inferior de la ventana será donde se indiquen los destinatarios de los envíos a realizar (recuérdese que hay un límite de 2000 destinatarios). Se podrá indicar tanto destinatarios ya registrados (activando el botón radio “Existente”) como no registrados (activando el botón “Libre”).
En el caso de destinatario “Libre”, bastará con hacer clic sobre el espacio libre que figura en la primera línea de la parrilla de destinatarios e introducir la dirección de correo electrónico donde enviar el E-Mail y/o el número de teléfono móvil al que enviar el SMS, según proceda. Si así se desea, también se puede indicar un nombre identificativo para el destinatario.
En el caso de destinatario “Existente”, al hacer clic sobre el espacio libre que figura en la primera línea de la parrilla se abrirá la ventana en la que elegir el destinatario deseado, según se ha comentado ya en la selección de destinatarios en la pestaña “PERFILES”. Se asumirán ya los datos de dirección de correo y/o teléfono móvil que el destinatario seleccionado tenga asignados.
Así, con este proceder, se podrán ir añadiendo todos los destinatarios a los que se desea realizar el envío. Estos irán quedando en la parrilla, dándose de cada uno su nombre, teléfono móvil, correo electrónico y marca de si se le ha de enviar SMS y/o E-Mail.
Asimismo, se dispone del botón que permite hacer uso de un perfil existente, de tal forma que se incluyan como destinatarios del envío manual todos los incluidos en el perfil que se elija.
Una vez configurados los mensajes e indicados los destinatarios, para proceder con el envío bastará con hacer clic sobre el botón .
Por último, indicar que, en cualquier momento que se desee, para abandonar el proceso GESTION DE AVISOS SMS se dispondrá del botón .
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Resumen: Contenedor de subtemas con las operativas de la gestión de avisos SMS y e-mail: puesta en marcha, perfiles, eventos, tipos de destinatario y envío manual.
Palabras clave: avisos sms, poner en marcha, perfil, evento, destinatario, envío manual, cómo se hace
Preguntas típicas: ¿Dónde están las instrucciones para configurar los SMS?
En este apartado se detalla la operatoria a seguir en los diferentes procesos relacionados con la gestión de avisos sms y e-mail.
Ruta: Utilidades > Gestión de Avisos SMS > Gestión de avisos sms : Cómo� > Poner en marcha la gestión de avisos sms
Resumen: Pasos para activar el envío de SMS y e-mail: parámetro 'Activar el envío por SMS y E-Mail', alta en el servicio de Consoft, configuración de cuenta y contraseña, prueba de conexión y definición de perfiles.
Palabras clave: activar envío sms, alta servicio sms, consoft, cuenta y contraseña, remitente sms, probar conexión, parámetros avisos sms, solicitar móvil de cliente
Preguntas típicas: ¿Cómo empiezo a usar los SMS desde Farmatic? | ¿Qué parámetro hay que activar para enviar SMS?
1.- En el proceso CONFIGURACION / PARAMETROS seleccionar el entorno AVISOS SMS. Indicar Sí en el parámetro “Activar el envío por SMS y E-Mail”.
Activar o no, según se estime conveniente, el parámetro “Solicitar móvil de cliente al finalizar la venta”.
2.- Entrar en el proceso GESTION DE AVISOS SMS ubicado en el menú UTILIDADES.
3.- Activar la pestaña
4.- Hacer clic en para conectarse a la web de Consoft, donde se deben cumplimentar los datos que se solicitan para darse de alta en el servicio de gestión de avisos.
5.- Una vez dado de alta, cumplimentar adecuadamente los campos que se solicitan en la ventana de configuración: cuenta, contraseña, remitente para E-Mail, remitente para SMS, etc.
6.- Para comprobar que la configuración es correcta, hacer clic sobre el botón .
7.- Una vez comprobado que la conexión al proceso es correcta, activar la pestaña y definir los perfiles de destinatarios que se consideren necesarios.
8.- Activar la pestaña y activar y configurar los eventos de los que se desee hacer uso.
Ruta: Utilidades > Gestión de Avisos SMS > Gestión de avisos sms : Cómo� > Crear un perfil
Resumen: Pasos para crear un perfil de destinatarios de avisos SMS/e-mail y añadirle destinatarios individuales o una lista de clientes. Utilidades > Gestión de Avisos SMS > pestaña Perfiles.
Palabras clave: perfil de destinatarios, añadir destinatario, lista de clientes, grupo de envío, observaciones
Preguntas típicas: ¿Cómo creo un grupo de destinatarios para los avisos? | ¿Cómo añado una lista de clientes a un perfil?
1.- Entrar en el proceso GESTION DE AVISOS SMS ubicado en el menú UTILIDADES.
2.- Activar la pestaña
3.- Hacer clic en el botón (equivalente a las teclas
4.- Indicar un nombre con que identificar el perfil en el futuro y el texto de observaciones que se considere necesario. Hacer clic en el botón Aceptar.
5.- En la parrilla de perfiles situarse sobre el nuevo perfil y hacer clic sobre el botón (equivalente a las teclas
6.- Seleccionar el tipo de destinatario, seleccionar el destinatario deseado y hacer clic en Aceptar.
7.- Repetir los pasos 5 y 6 tantas veces como destinatarios se desee incluir en el nuevo perfil.
Téngase en cuenta que si todos los destinatarios estuvieran dentro de una lista de clientes ya generada previamente, se podrán introducir todos ellos directamente en el perfil haciendo uso del botón (equivalente a las teclas
8.- Una vez introducidos todos los destinatarios, revisar en la parrilla si se tienen introducidos de cada uno los datos adecuados (número de móvil, dirección de e-mail, activación o no de envío de sms y/o e-mail…). Modificar los datos que se consiere necesario.