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Ayuda de Farmatic — 11-Utilidades, parte 14


Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.)

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.)

Resumen: Explica el Sistema de Control por Objetivos (S.C.O., Utilidades): creación de cuadros de mando con indicadores de ventas/compras, metas y proyecciones, organizado en pestañas (objetivo estratégico, indicadores, metas, proyección, detalle, resumen).
Palabras clave: cuadro de mandos, objetivos de venta, indicadores, metas, proyección, S.C.O., cuadro de ventas, cuadro de compras, control por objetivos, exportar xml, comparar cuadros
Preguntas típicas: ¿Cómo controlo si estoy cumpliendo objetivos de ventas? | ¿Qué es un cuadro de mandos en Farmatic? | ¿Qué pestañas tiene el S.C.O.?

El proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.A.) permite crear y gestionar cuadros de mando.  Un cuadro de mandos es una herramienta mediante la que el usuario podrá determinar, para los datos que estime convenientes (venta neta, venta bruta, importe de compras, etc.), unos objetivos a alcanzar, y podrá ir viendo la evolución real de dichos valores, y si las estimaciones propuestas se alcanzan o no en el tiempo.

No se tendrán en cuenta las líneas de venta correspondientes a bolsas vendidas al cliente para llevar su compra si así se ha indicado en el parámetro Mostrar las bolsas en el total de ventas.

Al entrar en este nuevo proceso, en primer lugar se muestra una parrilla con los cuadros de mando existentes.  La aplicación incorpora dos cuadros predefinidos: cuadro de ventas y cuadro de compras.  Al entrar por primera vez en este nuevo proceso se preguntará si se desea cargar dichos cuadros predefinidos.

El usuario puede crear tantos cuadros de mando como desee, así como modificar los existentes o eliminar aquellos de los que desee prescindir.

En un cuadro de mandos se distinguirán varios apartados, tanto de definición del mismo como de visualización de resultados.  A cada uno de estos apartados se accede activando su correspondiente pestaña:

1.- OBJETIVO ESTRATEGICO

2.- DEFINICION DE INDICADORES

3.- ASIGNACION DE METAS

4.- CALCULAR PROYECCION

5.- INDICADORES – DETALLE

6.- RESUMEN

En la parte superior de la ventana, sea cual sea el apartado en el que se esté trabajando, se dispone de una serie de botones que permiten configurar un informe impreso, abrir un nuevo cuadro de mandos, guardar el presente cuadro de mandos con otro nombre, exportar la información a un fichero xml, importar la información de un fichero xml, eliminar el cuadro de mandos, aplicar cambios introducidos, salir grabando y salir sin grabar:   o  según el estilo de interfaz.

Subtemas


Objetivo estratégico

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Objetivo estratégico

Resumen: Pestaña OBJETIVO ESTRATÉGICO del S.C.O.: nombre del cuadro de mandos, periodo a analizar (ejercicio o fechas libres), observaciones y empresas si hay MultiNif.
Palabras clave: objetivo estratégico, nombre del cuadro de mandos, periodo a analizar, ejercicio, periodo libre, observaciones, multinif, S.C.O.
Preguntas típicas: ¿Dónde indico el periodo de un cuadro de mandos? | ¿Cómo nombro un cuadro de mandos nuevo?

En este punto del proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) será donde se dé un nombre identificativo al cuadro de mandos, se indicará el período de tiempo a estudiar, y si se tiene MultiNif activo, a qué empresas referirlo (puesto que aparecerá un selector de actividad a tal efecto).  Para ello, habrán de cumplimentarse los siguientes campos:


Definición de indicadores

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Definición de indicadores

Resumen: Pestaña DEFINICIÓN DE INDICADORES del S.C.O.: elegir indicadores estándar de ventas y compras o crear indicadores libres, con título y filtros (artículos, proveedores, vendedores...).
Palabras clave: definición de indicadores, indicadores seleccionados, indicador libre, filtro de indicador, venta neta, venta bruta, importe de compras, título del indicador, lista de indicadores
Preguntas típicas: ¿Cómo añado un indicador al cuadro de mandos? | ¿Puedo filtrar un indicador solo por ciertos artículos? | ¿Cómo creo un indicador personalizado?

En este punto del proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) será donde se seleccionarán los indicadores que se desea observar en el cuadro de mandos.  Se ofrecen como disponibles una serie de indicadores estándar, tanto de ventas como de compras.  Asimismo, se pueden definir libremente los indicadores que se estimen necesarios y que no estén entre los estándar que se ofrecen.

Para cada indicador que se vaya a utilizar se pueden establecer filtros.  Por ejemplo, si se va a utilizar como indicador las ventas libres, se podría filtrar por artículos de forma que sólo se tuvieran en cuenta, las ventas de artículos contenidos en la lista de artículos de iva reducido.

A continuación se detallan los campos que se presentan en este apartado:

Para incluir un indicador en el cuadro de mandos, basta con seleccionarlo en la lista de indicadores y hacer clic en el botón .  El indicador quedará reflejado en la parrilla de indicadores seleccionados.

Si se desea crear un nuevo indicador de libre definición, se debe seleccionar el nódulo LIBRE en el árbol de indicadores y hacer clic en el botón .  Si se desea modificar un indicador de libre definición ya creado, situarse sobre él y hacer clic en .  Si se desea eliminarlo, seleccionarlo y hacer clic en .

. Descripción:  Denominación no modificable con la que Farmatic identifica este indicador.

. Título:  Denominación con la que el usuario quiere identificar este indicador.  Por defecto, se asume su descripción, pero el usuario puede modificarlo e introducir el título que mejor se ajuste a sus necesidades y preferencias.

. Filtro:  Este campo va a permitir introducir restricciones o acotaciones a aplicar sobre el indicador en cuestión.  Los filtros disponibles variarán en función del indicador de que se trate.  Por ejemplo, el importe de compra podrá acotarse por artículos, proveedores, vendedores…, mientras que el importe de ventas se podrá acotar por artículos, clientes y vendedores.  También es posible filtrar por todos los entornos posibles simultáneamente, eligiendo la opción “Todos” en el desplegable correspondiente, e indicando los valores de filtrado deseados para cada entorno.  Para establecer un filtro para un indicador, hacer clic en esta columna y hacer uso del botón Buscar que se habilitará.  Con ello se abrirá una ventana en la que poder establecer las acotaciones pertinentes, cumplimentando los datos que se solicitarán en función del indicador que sea.  Una vez establecido un filtro, en esta columna aparecerá el título que se haya dado al mismo.  En el momento en que haya algún filtro en un cuadro de mandos, se habilitará el botón que permite aplicar dicho filtro de forma masiva a todos los indicadores incluidos en dicho cuadro.


Asignación de metas

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Asignación de metas

Resumen: Pestaña ASIGNACIÓN DE METAS del S.C.O.: fijar el objetivo mensual de cada indicador, a mano o estimado a partir de un ejercicio anterior con un porcentaje de incremento/decremento (botón Obtener Estimación).
Palabras clave: asignación de metas, estimación, objetivo mensual, real anterior, estimación actual, % dif. estimación, obtener estimación, incremento porcentaje, a partir de ejercicio
Preguntas típicas: ¿Cómo pongo objetivos de venta por meses? | ¿Cómo calculo la meta como el año pasado más un 5%?

En este punto del proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) será donde, para cada indicador seleccionado se introducirán en este apartado las estimaciones correspondientes, es decir, objetivos a alcanzar.  Se puede introducir directamente la estimación deseada en la parrilla inferior, o bien se puede partir de resultados correspondientes a ejercicios anteriores, y aplicar un porcentaje para calcular el nuevo objetivo a cubrir, haciendo uso de los campos que figuran en la parte inferior de la ventana (ejercicio de partida e incremento/decremento a aplicar para el cálculo de la nueva estimación).  En este caso, la diferencia entre la situación real de partida y la estimación a alcanzar se expresará en porcentaje en la columna “%Dif. Estim.”.

En la parrilla inferior será donde, para el indicador seleccionado en la parrilla superior, se pueda asignar las metas deseadas para cada uno de los meses del período a estudiar.


Cálculo de proyección

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Cálculo de proyección

Resumen: Pestaña CALCULAR PROYECCIÓN del S.C.O.: prevé valores de los meses venideros por tres métodos (desviación entre ejercicios, desviación acumulada, comparación de dos cuadros) y permite asignarlos como metas.
Palabras clave: cálculo de proyección, proyección de ventas, previsión, desviación acumulada, asignar proyección como estimación, comparar dos cuadros, total proyección, % diferencia
Preguntas típicas: ¿Cómo proyecto las ventas del resto del año? | ¿Cómo uso la proyección como meta?

En este punto del proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) será donde se pueda calcular proyecciones.  El cálculo de proyección consiste en prever para un determinado indicador, qué valores alcanzará en los meses venideros, basándose en los valores que dicho indicador alcanzó en un período pasado.  Existen tres modalidades de trabajo para calcular proyecciones:

Según la modalidad de cálculo de la proyección que se tenga activa, se podrá obtener un pequeño texto de ayuda haciendo uso del botón .

Tras elegir el método de cálculo y cumplimentar los datos que se requieren, para calcular la proyección hacer clic en el botón Calcular Proyección.

% DIFERENCIA:  En esta columna se da el porcentaje de desviación existente entre la proyección calculada para el ejercicio en estudio y el valor real alcanzado en el ejercicio de partida.

Si una vez calculada la proyección se deseara tomar ese valor como meta a alcanzar en el ejercicio en estudio, bastaría con hacer clic en el botón Asignar Proyección como Estimación para que dichos valores de proyección se asumiesen como metas en la pestaña “ASIGNACION DE METAS”.


Indicadores � Detalle

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Indicadores � Detalle

Resumen: Pestaña INDICADORES-DETALLE del S.C.O.: muestra si se cumplen las metas (real, proyección, estimación, desviación, % conseguido) con detalle mensual, acumulado o completo, en tabla o gráfico.
Palabras clave: indicadores detalle, desviación, % conseguido, detalle actual, acumulado periodo, real vs estimado, rojo verde, gráfico, cumplimiento de objetivos
Preguntas típicas: ¿Cómo veo si estoy cumpliendo el objetivo de ventas? | ¿Qué significan los colores rojo y verde en las desviaciones?

En este punto del proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) se mostrará para cada indicador si se están cumpliendo o no las estimaciones fijadas.  Se informará en la parrilla superior del valor real alcanzado para cada indicador, valor calculado en la proyección, valor estimado, desviación entre ambos valores y porcentaje conseguido.  Los iconos y indicarán de forma visual si el valor real alcanzado está por encima o por debajo del estimado como objetivo.  El icono indicará igualdad entre ambos valores.

En la parte inferior de la ventana se dispone de tres pestañas:


Resumen

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Resumen

Resumen: Pestaña RESUMEN del S.C.O.: información mes a mes de cada indicador en tabla o gráfico (Mostrar Gráfico), en rojo si está por debajo de la previsión.
Palabras clave: resumen, mostrar gráfico, mes a mes, por debajo de la previsión, cuadro de mandos, S.C.O., evolución mensual
Preguntas típicas: ¿Dónde veo el resumen mensual de los indicadores? | ¿Cómo veo el cuadro de mandos en gráfico?

En este punto del proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) será donde se dará la información mes a mes para cada indicador, bien sea en modo tabla o en modo gráfico (según se active o no la caja de chequeo ‘Mostrar Gráfico’).  Según la pestaña que se active, la información mostrada corresponderá a valor real, valor estimado, desviación, porcentaje de desviación o porcentaje conseguido.

Un valor resaltado en rojo indicará que está por debajo de la previsión.  Aparecerán en verde los valores en caso contrario.


Sistema de Control por Objetivos: Cómo

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Sistema de Control por Objetivos: Cómo

Resumen: Tema contenedor de las operativas del S.C.O.: crear, modificar, eliminar, consultar evolución, informes y comparar cuadros de mando.
Palabras clave: cuadro de mandos, crear, modificar, eliminar, informes de indicadores, comparar, evolución de indicadores
Preguntas típicas: ¿Qué puedo hacer con los cuadros de mando?

En este apartado se engloba la operatoria a seguir en todos los procesos relacionados con el Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.).

Subtemas


Crear un cuadro de mandos

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Sistema de Control por Objetivos: Cómo > Crear un cuadro de mandos

Resumen: Pasos para crear un cuadro de mandos en el S.C.O. (Utilidades): objetivo, indicadores, metas y proyección, y grabar con Aceptar.
Palabras clave: nuevo cuadro de mandos, crear objetivos, definir indicadores, asignar metas, calcular proyección, S.C.O., botón Nuevo
Preguntas típicas: ¿Cómo creo un cuadro de mandos nuevo? | ¿Cómo fijo objetivos de ventas para el año?

1.-  Entrar en el proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) del menú UTILIDADES.

2.-  Hacer clic en el botón Nuevo.

3.-  En la pestaña “OBJETIVO ESTRATEGICO” indicar un nombre identificativo en el campo ‘Objetivo’.  Seleccionar el ejercicio a estudiar o, en su caso, las fechas desde-hasta del período a estudio.

4.-  En la pestaña “DEFINICION INDICADORES” seleccionar los conceptos (indicadores) a estudiar.

5.-  En la pestaña “ASIGNACION DE METAS” indicar para cada indicador seleccionado, los objetivos a alcanzar en cada mes a estudio, ya sea manualmente, o mediante estimación a partir de un ejercicio pasado.

6.-  En la pestaña “CALCULAR PROYECCION” es posible calcular proyecciones, si así se estima conveniente.  Incluso, una vez calculada la proyección, puede asignarse ésta como meta, siendo entonces innecesario el paso 5 comentado.

7.-  Hacer clic en el botón Aceptar para que el nuevo cuadro quede grabado.


Modificar un cuadro de mandos

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Sistema de Control por Objetivos: Cómo > Modificar un cuadro de mandos

Resumen: Cómo editar un cuadro de mandos existente del S.C.O. con el botón Editar.
Palabras clave: editar cuadro de mandos, cambiar objetivos, modificar metas, botón Editar, S.C.O.
Preguntas típicas: ¿Cómo modifico un cuadro de mandos ya creado?

1.-  Entrar en el proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) del menú UTILIDADES.

2.-  Seleccionar el cuadro de mandos a modificar, situándose sobre él, y hacer clic en el botón Editar.

3.-  Efectuar los cambios que se estimen necesarios.

4.-  Hacer clic en el botón Aceptar para que éstos queden grabados.


Eliminar un cuadro de mandos

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Sistema de Control por Objetivos: Cómo > Eliminar un cuadro de mandos

Resumen: Cómo borrar un cuadro de mandos del S.C.O. con el botón Borrar y confirmación.
Palabras clave: borrar cuadro de mandos, eliminar cuadro, quitar objetivos, botón Borrar, S.C.O.
Preguntas típicas: ¿Cómo elimino un cuadro de mandos?

1.-  Entrar en el proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) del menú UTILIDADES.

2.-  Seleccionar el cuadro de mandos a borrar, situándose sobre él, y hacer clic en el botón Borrar.

3.-  Contestar afirmativamente a la confirmación de borrado.


Consultar evolución de indicadores

Ruta: Utilidades > Sistema de Control por Objetivos (S.C.O.) > Sistema de Control por Objetivos: Cómo > Consultar evolución de indicadores

Resumen: Cómo consultar los valores logrados por cada indicador de un cuadro de mandos en las pestañas INDICADORES-DETALLE y RESUMEN.
Palabras clave: evolución de indicadores, consultar cuadro de mandos, ver resultados, indicadores detalle, resumen, seguimiento de objetivos
Preguntas típicas: ¿Cómo veo cómo van mis indicadores de ventas? | ¿Cómo consulto la evolución de un cuadro de mandos?

1.-  Entrar en el proceso SISTEMA DE CONTROL POR OBJETIVOS (S.C.O.) del menú UTILIDADES.

2.-  Seleccionar el cuadro de mandos a consultar, situándose sobre él, y hacer clic en el botón Editar.

3.-  Podrán consultarse los valores obtenidos por cada indicador del cuadro de mandos en el período a estudio, activando las pestañas “INDICADORES-DETALLE” y “RESUMEN”.