Ruta: Farmatic Marketing > Generación de categorías implícitas de artículos
Resumen: Proceso GENERACIÓN DE CATEGORÍAS IMPLÍCITAS DE ARTÍCULOS: crea automáticamente categorías a partir de propiedades (familia, laboratorio, grupo terapéutico), precio/margen y ventas de los artículos, con rangos y exclusiones.
Palabras clave: categorías implícitas de artículos, generar categorías automáticas, propiedades de los artículos, precio o margen, ventas de artículos, exclusiones, rangos, segmentación IMP, botón Generar
Preguntas típicas: ¿Cómo genero automáticamente categorías de artículos por laboratorio o por ventas? | ¿Cómo excluyo artículos al generar una categoría implícita?
En el apartado FARMATIC MARKETING del menú UTILIDADES se encuentra ubicado el proceso GENERACIÓN DE CATEGORÍAS IMPLÍCITAS DE ARTÍCULOS.
En primer lugar explicar que una categoría implícita es una categoría que se ha generado automáticamente en base a la información que del artículo hay registrada en FARMATIC. Es decir, las categorías implícitas van a servir para catalogar los artículos dados de alta en función de los datos que de ellos se tienen.
En este sentido se puede decir que sobre los artículos se conocen tres tipos de información: sus propias características (familia, grupo terapéutico, laboratorio fabricante….), los datos relacionados con su precio (precio de venta, precio de última compra, margen…) y la información relativa a sus ventas (unidades vendidas, importes vendidos, fechas de venta…).
Así pues, en función de esta información se podrá generar una serie de categorías implícitas que faciliten el estudio de las ventas de artículos desde un amplio abanico de puntos de vista.
Al entrar al proceso GENERACIÓN DE CATEGORÍAS IMPLÍCITAS DE ARTÍCULOS se muestra una ventana en la que se engloban los siguientes campos:
| Podrá observarse que en el árbol hay tres ramas principales: “Propiedades de los Artículos”, “Precio o Margen de los Artículos” y “Ventas de Artículos”. Cada una de ellas engloba las categorías implícitas que pueden generarse a partir de cada uno de estos tipos de información. Haga clic aquí si desea ver un desglose de las mismas. |
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el árbol de categorías se presenta un menú que engloba las siguientes opciones:
. EXPANDIR : Esta opción provocará que se visualicen todas las subcategorías englobadas en la rama del árbol sobre la que se esté situado. Obviamente, sólo estará disponible si dicha rama engloba categorías y éstas no se están ya visualizando. Equivale a hacer clic sobre el signo + que precederá a la rama del árbol.
. CONTRAER : Esta opción provocará que se dejen de visualizar todas las subcategorías englobadas en la rama del árbol sobre la que se esté situado. Obviamente, sólo estará disponible si dicha rama engloba categorías y éstas se están visualizando. Equivale a hacer clic sobre el signo - que precederá a la rama del árbol.
. EXPANDIR TODO : Esta opción provocará que se visualice al completo el árbol de categorías, visualizándose todas las subcategorías asociadas.
. CONTRAER TODO : Esta opción provocará que no se visualice ninguna categoría en el árbol.
Situándose sobre una determinada categoría del árbol se podrá activar para ser generada, es decir, para que realmente se cree esa categoría de artículo para poder ser utilizada en el resto de la aplicación. Para activarla bastará con hacer doble clic con el ratón sobre ella o bien activar la caja de chequeo “Generar Categoría”. Podrán activarse todas las categorías englobadas en una rama del árbol situándose sobre ella y haciendo clic sobre el botón Seleccionar Todos. Del mismo modo podrán desactivarse haciendo uso del botón Anular Selección. El hecho de activarlas no supone que se vayan a generar de inmediato, sino que se generarán cuando el usuario haga uso del botón Generar.
Cada rama del árbol irá precedida de un icono que señalará si dicha categoría ha sido ya generada o no en algún momento, y si actualmente está activada para ser generada. No obstante, cabe resaltar que si una categoría ya generada es borrada desde el proceso CATEGORÍAS DE ARTÍCULOS, a todos los efectos figurará como no generada mientras no vuelva a generarse.
Podrá visualizarse un resumen de ayuda sobre estos iconos haciendo clic sobre el botón Leyenda.
Así, podrán activarse cuantas categorías se desee generar. Una vez activas, para que se produzca la generación se deberá hacer clic en el botón Generar. Las categorías señaladas serán creadas y en ellas quedarán englobados los artículos dados de alta en FARMATIC que se ajusten a las mismas. Una vez creadas las categorías podrán consultarse, modificarse, ver qué artículos han quedado englobados en cada categoría, etc. desde el proceso CATEGORÍAS DE ARTÍCULOS, donde figurarán bajo el epígrafe CATEGORÍAS IMPLÍCITAS.
DESCRIPCIÓN DE LA CATEGORÍA : En este campo aparecerá siempre el nombre de la categoría sobre la que se esté situado en el árbol, siendo éste un campo meramente informativo y no editable.
OBSERVACIONES DE LA CATEGORÍA : En este campo no editable se mostrarán las explicaciones oportunas sobre la categoría sobre la que se esté situado en el árbol.
En el caso de categorías del tipo “IMP” (clasificación de artículos en importantes, medianamente importantes y poco importantes), al situarse sobre ellas se habilita el botón Información IMP sobre el que hacer clic si se desea visualizar una breve explicación sobre el significado y bases de esta clasificación
| PESTAÑA “CONFIGURACIÓN” |
Teniendo activa esta pestaña se muestran en pantalla los siguientes campos a cumplimentar:
GENERAR CATEGORÍA : Esta caja de chequeo permite activar o desactivar para su generación la categoría sobre la que se esté situado en el árbol. Si dicha categoría ya se generó en algún momento, esta caja pasará a llamarse REGENERAR CATEGORÍA, si bien su fundamento es el mismo. Del mismo modo, si se está situado sobre una categoría que engloba subcategorías, la caja se llamará GENERAR CATEGORÍAS HIJAS, y su activación se hará extensiva a todas las categorías englobadas en esa rama del árbol.
GENERADA EL : En este campo informativo figurará la fecha en que se regeneró por última vez la categoría sobre la que se está situado. Recuérdese que si una categoría generada es borrada desde el proceso CATEGORÍAS DE ARTÍCULOS, a todos los efectos figurará como no generada, por lo que en este campo no se conserva la fecha de esa última generación.
PARÁMETROS PARA LA GENERACIÓN : Algunos aspectos de las categorías referentes a ventas de artículos son parametrizables. Así, al situarse sobre dichas categorías se habilitará este espacio en el que figurarán los aspectos parametrizables adecuados para dicha categoría. Los aspectos que pueden presentarse son los siguientes:
. Años completos : Se deberá indicar cuántos años se desea tener en cuenta para la generación de la categoría. Por defecto se toman 2 años, es decir, el año en curso y el anterior. Por ejemplo, si estando en el 2003 se está generando la categoría “Venta Anual por Unidades” y se indican 3 años completos, se generará dicha categoría por triplicado: recogiendo la segmentación de artículos según la venta por unidades en el año 2003, recogiendo la segmentación de artículos según la venta por unidades en el año 2002 e igualmente para el año 2001.
. Importante : Sólo en las categorías de tipo IMP se dispondrá de este campo en el que se debe introducir el porcentaje de venta que va a determinar qué artículos son “importantes”.
. Medianamente importante : Sólo en las categorías de tipo IMP se dispondrá de este campo en el que se debe introducir el porcentaje de venta que va a determinar qué artículos son “medianamente importantes”.
. Poco Importante : Sólo en las categorías de tipo IMP se dispondrá de este campo en el que se debe introducir el porcentaje de venta que va a determinar qué artículos son “poco importantes”.
Es importante resaltar que la suma de los porcentajes para la segmentación IMP debe ser 100. La primera vez que se entra al proceso de generación de categorías implícitas, por defecto se proponen los porcentajes IMP que se tengan definidos en el entorno MARKETING del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS (60, 30. 10 si no se han modificado). A partir de ese momento, cualquier modificación que se haga sobre los porcentajes IMP referentes a cada categoría serán conservados y propuestos en el futuro mientras no se vuelvan a cambiar. Haga clic aquí si desea ampliar información sobre la segmentación IMP.
. Venta Masiva : Se propone para este segmento un 10%.
. Muy Vendido : Se propone para este segmento un 20%.
. Venta Normal : Se propone para este segmento un 40%.
. Poco Vendido : Se propone para este segmento un 20%.
. Venta Esporádica : Se propone para este segmento un 10%.
. Sin Venta o Negativa : Se propone para este segmento un 0%.
Por ejemplo, con los rangos establecidos, cuando se genere la categoría “Venta Anual por Unidades”, se crearán esas 6 subcategorías en función de las unidades vendidas al año por cada artículo.
El motivo por el que se proponen estos porcentajes a cada rango no es otro que el de haber considerado que la venta en una oficina de farmacia obedece a una curva estadística normal (campana de Gauss), en la que la mayor parte de la venta (40%) se ajusta al valor medio de ventas totales (segmento “Venta Normal”), existen dos segmentos (un 10% cada uno) que se alejan en igual medida de esa media en uno y otro sentido (segmentos “Muy vendido” y “Poco vendido”), y dos segmentos más ( ambos de un 10%) que recogen las restantes ventas (segmentos “Venta Masiva” y “Venta Esporádica”). Y por último, se contempla el segmento “Sin Venta o Negativa” donde se recogerán cuando existan los elementos sin datos de venta asociados (artículos de los que no hayan datos de venta en el período de estudio).
No obstante, el usuario puede proponer los segmentos que estime oportunos, asignando a cada uno el porcentaje que crea conveniente. Las únicas consideraciones que se deben tener en cuenta son que los rangos se introduzcan siempre ordenados conceptualmente de mayor a menor venta, y que los porcentajes asignados a los rangos sumen 100.
Así, situándose sobre una línea de la parrilla de rangos y haciendo clic con el botón derecho del ratón se dispondrá de las opciones que permitirán editar la línea para modificar el nombre del rango, borrarlo, añadir nuevos rangos, etc. De esta forma, para cada categoría implícita relacionada con las ventas de artículos se podrán establecer los rangos de agrupación que se precisen, ajustándolos a las necesidades propias en cada momento. Por ejemplo, se puede limitar la segmentación a artículos de “venta normal”, “venta baja” y “venta alta”.
Haga clic aquí si desea ampliar información sobre la aplicación de estos rangos de agrupación.
| PESTAÑA “EXCLUSIONES” |
Activando esta pestaña podrá observarse que la ventana se modifica mostrando un espacio en el que se podrán indicar los elementos a excluir en la generación de la categoría implícita sobre la que se esté situado en el árbol. Por ejemplo, si se está situado sobre la categoría “Familia” se podrán indicar las familias a obviar en la generación (es decir, no se crearía la categoría correspondiente a esas familias). Del mismo modo, por ejemplo, si se está situado sobre la categoría “Laboratorio” se podrán indicar los laboratorios a excluir. Obviamente, esta modalidad de exclusión no estará disponible para todas las categorías, pues en muchas de ellas no ha lugar. Por ejemplo, no tiene sentido excluir ciertos precios al generar la categoría “Precio de Venta”.
Ahora bien, también hay otra modalidad de exclusión, consistente en indicar una lista de artículos que no quieran tenerse en cuenta en la generación de una determinada categoría. Para ello se dispone del campo “Excluir los Artículos de la siguiente Lista”, donde indicar la lista de artículos a excluir. Esta modalidad de exclusión es de aplicación en todas las categorías.
Por ejemplo, si no se deseara tener en cuenta los artículos de un determinado laboratorio en la generación de la categoría “Margen”, bastaría con generar una lista de artículos de dicho laboratorio e indicarla en este apartado de exclusión cuando se fuera a generar la dicha categoría.
| PESTAÑA “CONSULTA DE ARTÍCULOS EN BD” |
Al ser activada esta pestaña, en la zona derecha de la ventana se presenta una relación de todos los artículos que están catalogados dentro de la categoría sobre la que se esté situado en el árbol. Obviamente, sólo ha lugar en el caso de categorías que ya han sido generadas.
De cada artículo se muestra el nombre de la categoría (o rango de la misma) en que se engloba, nivel de la categoría, código del artículo, su descripción y valor por el que el artículo se ha englobado en dicha categoría (por ejemplo, unidades vendidas si se trata de la categoría “Venta Anual por Unidades”, o P.V.P. si se trata de la categoría “Precio de Venta”, etc.).
Aclarar en este punto que el nivel de una categoría no es más que una identificación de su posición en el árbol. Así, todas las categorías englobadas directamente en el árbol son categorías de nivel 1. Las englobadas en categorías de nivel 1 son categorías de nivel 2, y así sucesivamente.
Así pues, y a modo de resumen, para generar categorías implícitas se deberán activar aquellas que se desea generar (especificando parámetros y rangos de creación si procede, así como estableciendo las exclusiones que se estimen oportunas para cada categoría) y a continuación se deberá hacer clic sobre el botón Generar. Las categorías señaladas serán creadas y en ellas quedarán englobados los artículos dados de alta en FARMATIC que se ajusten a las mismas. Una vez creadas las categorías podrán consultarse, modificarse, ver qué artículos han quedado englobados en cada categoría, etc. desde el proceso CATEGORÍAS DE ARTÍCULOS, donde figurarán bajo el epígrafe CATEGORÍAS IMPLÍCITAS.
Ahora bien, también debe recordarse que se pueden modificar los parámetros, rangos, etc. para la generación de categorías y grabarlos haciendo uso del botón Aceptar, sin que ello implique la generación de las categorías. Del mismo modo, si se desea abandonar el proceso sin que se produzca cambio alguno se debe hacer uso del botón Cancelar.
Ruta: Farmatic Marketing > Categorías de clientes
Resumen: Proceso CATEGORÍAS DE CLIENTES (Maestros > Gestión de Clientes): crear, modificar y borrar categorías explícitas de clientes e incluir clientes en categorías explícitas o implícitas, para estudios de venta.
Palabras clave: categorías de clientes, categoría explícita de cliente, agrupar clientes, clientes de residencias, árbol de categorías, segmentar clientes, cuadro estadístico de ventas, gestión de clientes
Preguntas típicas: ¿Cómo clasifico a mis clientes en grupos? | ¿Cómo asigno un cliente a una categoría?
En el apartado GESTIÓN DE CLIENTES del menú MAESTROS se encuentra ubicado el proceso CATEGORÍAS DE CLIENTES. El mismo permite la creación, modificación y eliminación de categorías explícitas de clientes. Es decir, categorías creadas manualmente por el usuario que servirán para catalogar a los clientes que tengan ficha abierta en FARMATIC.
Asimismo, permite incluir clientes en las categorías que se estime oportuno, tanto categorías explícitas como categorías implícitas, pudiendo un mismo cliente estar incluido en tantas categorías como se considere necesario.
Las categorías explícitas de clientes son de libre definición por parte del usuario, y su única finalidad es la agrupación de clientes de una forma ordenada y atendiendo a las necesidades particulares del usuario, de forma que se facilite la realización de posibles estudios sobre los clientes con ficha abierta en la oficina de farmacia.
Por ejemplo, se puede crear la categoría “Clientes de Residencias” que a su vez englobara las subcategorías “La Fe”, “La Esperanza”, etc., es decir, las diferentes residencias. En cada una de dichas subcategorías se enlazarían los clientes de cada una de ellas.
Especial mención en relación a la explotación de la clasificación de clientes por categorías cabe hacer sobre el proceso CUADRO ESTADÍSTICO DE VENTAS, mediante el que se puede obtener un gran volumen de información de ventas por categorías de clientes y/o categorías de artículos en combinación con otros criterios de análisis (ventas por vendedor, por día, etc.).
Así pues, al entrar en este proceso se abre una ventana en la que se ubican los siguientes campos:
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el árbol de categorías se presenta un menú que engloba las siguientes opciones:
. NUEVO : Permite introducir una nueva categoría. La misma quedará englobada dentro de la categoría sobre la que se esté situado en el árbol. Ahora bien, si en el árbol se está situado sobre una categoría que tiene asociados clientes, esta opción no será posible, emitiéndose un mensaje al respecto. Esta acción puede realizarse también pulsando la tecla
. NUEVO EN PADRE : Esta opción permite crear una nueva categoría, pero la misma será siempre englobada en el primer nivel de categorías, independientemente de la posición del árbol sobre la que se esté situado. Equivale a
Para crear una categoría, bastará con darle un nombre y rellenar los datos que sobre ella se especifican en pantalla, según se comenta más adelante.
. EDITAR : Esta opción, equivalente a la pulsación de
. ELIMINAR : Esta opción, equivalente a la pulsación de
. EXPANDIR : Esta opción provocará que se visualicen todas las subcategorías englobadas en la rama del árbol sobre la que se esté situado. Obviamente, sólo estará disponible si dicha rama engloba categorías y éstas no se están ya visualizando. Equivale a hacer clic sobre el signo + que precederá a la rama del árbol.
. CONTRAER : Esta opción provocará que se dejen de visualizar todas las subcategorías englobadas en la rama del árbol sobre la que se esté situado. Obviamente, sólo estará disponible si dicha rama engloba categorías y éstas se están visualizando. Equivale a hacer clic sobre el signo - que precederá a la rama del árbol.
. EXPANDIR TODO : Esta opción provocará que se visualice al completo el árbol de categorías, visualizándose todas las subcategorías asociadas.
. CONTRAER TODO : Esta opción provocará que no se visualice ninguna categoría en el árbol.
. IMPRIMIR : Esta opción proporcionará por impresora un listado del árbol de categorías totalmente expandido, es decir, visualizándose todas las ramas de categorías y subcategorías.
DESCRIPCIÓN DE LA CATEGORÍA : En este campo se visualizará el nombre de la categoría que se tenga seleccionada en el árbol de categorías. Podrá modificarse esta descripción directamente en este campo si así se estima oportuno.
DESCRIPCIÓN ABREVIADA : En este campo se puede dar un nombre abreviado a la categoría.
HABILITADA : Si en algún momento se desea inhabilitar una categoría temporalmente, pero sin eliminarla definitivamente, bastará con quitar la marca de esta caja de chequeo. Con ello esta categoría no será tenida en cuenta ni mostrada en ningún proceso (CUADRO ESTADÍSTICO DE VENTAS, INFORMES DE MARKETING, etc.).
OBSERVACIONES DE LA CATEGORÍA : En este campo se pueden introducir cuantas observaciones se estimen convenientes en relación a la categoría que se tenga seleccionada en el árbol.
VER EN VENTAS : Activar si, por defecto, debe estar activa la opción ‘Ver en Vtas.’ de la ficha de los clientes de esta categoría. En el caso de una categoría que ya tuviera asociados clientes, al activar el check se dará opción a que el cambio también se aplique a sus fichas.
En este proceso se dispone de dos pestañas:
- PESTAÑA “EDICIÓN DE CLIENTES” : Esta será la pestaña que se deberá tener activa para poder asociar clientes a categorías. Estando activa, en la zona derecha de la ventana se dispondrá de una parrilla en la que ir introduciendo los clientes que se desee asociar a la categoría sobre la que se esté situado en el árbol. Para introducir un cliente bastará con teclear su código o efectuar una búsqueda por su nombre. Una vez introducido un cliente, si así se desea, se pueden introducir cuantas observaciones al respecto se desee, pues se dispone del campo “Observaciones del Cliente x” en la zona inferior derecha de la ventana. Estas observaciones nada influirán sobre la ficha del cliente.
Recuérdese, no obstante, que también se puede asociar un cliente a una categoría desde la ficha del propio cliente. Para ello, una vez en la ficha de un cliente, haciendo clic sobre el botón Categoría Cliente se accede a una ventana en cuya zona derecha se hallan todas las categorías de clientes existentes. Bastará con seleccionar una categoría pinchando en ella con el ratón y, sin soltar, arrastrarla a la zona derecha de la ventana "categorías a las que pertenece el cliente". Podrá repetirse esta operación con todas las categorías en las que se desee englobar dicho cliente.
- PESTAÑA “CONSULTA DE CLIENTES EN BD” : Esta pestaña será la que permitirá hacer consultas sobre los clientes asociados a las categorías. No permitirá efectuar cambios, pero sí acotaciones y ordenaciones que faciliten las consultas. Al estar activa, aparecerá una parrilla donde se reflejarán todos los clientes que estén asociados a la categoría que se tenga seleccionada en el árbol y, además, también los asociados en todas las subcategorías que ésta englobe. Situado sobre la raíz del árbol, se obtendrían todos los clientes que estuvieran ligados a alguna categoría. De cada cliente en la parrilla se darán los siguientes campos: nombre de la categoría en la que está incluido, nivel de dicha categoría, código y nombre del cliente. Por último, en el caso de categorías implícitas se cuenta con la columna “Valor” en la que figurará el valor por el que el cliente ha quedado englobado en dicha categoría implícita. Aclarar en este punto que el nivel de una categoría no es más que una identificación de su posición en el árbol. Así, todas las categorías englobadas directamente en el árbol son categorías de nivel 1. Las englobadas en categorías de nivel 1 son categorías de nivel 2, y así sucesivamente.
Hasta este momento se ha descrito la forma en que desde el proceso CATEGORÍAS DE CLIENTES se gestionan y muestran las categorías explícitas de clientes (es decir, aquellas que el usuario crea para catalogar a los clientes que tiene dados de alta en su farmacia). Ahora bien, en este proceso se visualizan también las categorías implícitas (aquellas que se han generado de forma automática para la catalogación de clientes dados de alta en la farmacia) y las categorías inferidas (aquellas que el usuario crea manualmente para catalogar las ventas, ya sea a clientes dados de alta como a clientes que no tienen ficha abierta en la farmacia).
En el caso de las categorías implícitas, aparecerán en el árbol agrupadas en una rama principal denominada CATEGORÍAS IMPLÍCITAS. Vale para ellas todo lo anteriormente dicho para las categorías explícitas, con la única salvedad de que normalmente habrán sido creadas automáticamente desde el proceso GENERACIÓN DE CATEGORÍAS IMPLÍCITAS.
En el caso de las categorías inferidas, aparecerán en el árbol agrupadas en una rama principal denominada CATEGORÍAS INFERIDAS. Vale para ellas lo anteriormente dicho pero con las siguientes salvedades:
1.- Las categorías inferidas no pueden ser creadas, ni borradas, ni modificadas desde este punto. Estas operaciones deben hacerse desde el proceso DEFINICIÓN DE CATEGORÍAS INFERIDAS.
2.- Al situarse en el árbol sobre una categoría inferida, los clientes que se mostrarán serán aquellos que están dados de alta en FARMATIC y que tienen en su ficha asociada dicha categoría inferida. Y desde este punto no podrán asociarse clientes a categorías. Para ello se deberá recurrir a la ficha del cliente, donde se dispone del botón Categorías Inferidas, de forma que se podrán asociar al cliente en cuestión las categorías inferidas que se tenga a bien.