Ruta: Farmatic Marketing > Informes de Farmatic Marketing
Resumen: Proceso INFORMES DE FARMATIC MARKETING (solo con SQL superior a 6.5): crear, editar, generar, exportar e importar informes de ventas configurables por periodo, apartados, filas y columnas.
Palabras clave: informes de marketing, generar informe, periodo, fecha desde hasta, apartados, filas y columnas, exportar informe txt, importar informe, asistente, top artículos, SQL
Preguntas típicas: ¿Cómo creo un informe de marketing personalizado? | ¿Cómo exporto o importo la configuración de un informe? | ¿Por qué no está disponible el proceso de informes de marketing?
El proceso INFORMES DE FARMATIC MARKETING se engloba en la opción FARMATIC MARKETING del menú UTILIDADES. Sólo aparecerá habilitado en servidores de base de datos SQL superiores a 6.5.
Mediante este proceso podrá obtenerse informes relativos a ventas, pudiéndose configurar aspectos como el nombre del informe, período de tiempo a estudiar, contenido del informe, apartados a incluir, etc.
Al entrar en este proceso se muestra una parrilla en la que figurarán todos los informes que ya haya creados. Junto a esta parrilla se incluyen los siguientes botones:
Botón Nuevo : Permite crear un nuevo informe de marketing, según se comenta más adelante en esta misma ayuda.
Botón Editar : Permite visualizar y modificar el informe de marketing sobre el que se esté situado en la parrilla.
Botón Borrar : Permite eliminar el informe de marketing sobre el que se esté situado en la parrilla.
Botón Genera Informe : Permite la generación directa del informe. En principio se presenta una ventana en la que se muestran los valores calculados en cada uno de los campos del informe. En esta ventana se encontrará una pestaña por cada apartado de que conste el informe. Activándose dichas pestañas se podrá ir visualizando los resultados independientemente para cada apartado. En esta ventana se dispone de un panel gráfico, donde se representarán gráficamente los valores de la columna en la que se sitúe el cursor, dándose en el eje x del gráfico los elementos que conforman las filas del apartado del informe en cuestión, y en el eje y los elementos que conforman las columnas del mismo. Llegados a este punto se dispone de las siguientes opciones: efectuar una vista previa del informe (botón Previsualizar), imprimirlo (botón Imprimir) o abandonar el proceso sin obtener el informe (botón Cancelar). Recuérdese que entre las posibilidades disponibles en una vista previa se encuentra la opción de guardar el informe ya generado para poder disponer de él en el futuro si ello fuese necesario. Para más información véase LA VISTA PRELIMINAR.
Botón Asistente : Mediante el que se accede a un asistente que permite crear rápida y fácilmente aquellos informes de marketing que se precisen. Haga clic aquí para ampliar información sobre este asistente.
Botón Exportar-Informe: Permite generar un fichero de tipo txt con la configuración del informe que se tenga seleccionado en la parrilla. La información que queda registrada en dicho fichero txt se corresponderá a la nomenclatura que FARMATIC utiliza para el manejo interno de los informes de marketing. Así, al hacer uso de este botón se pedirá nombre y ubicación para dicho fichero. Así, de esta forma se pueden borrar los informes que no se vayan a utilizar, pero guardando su configuración por si en algún momento se precisara hacer de nuevo uso de ellos.
Botón Importar-Informe : Este botón permite partir de un fichero tipo txt para crear un nuevo informe de marketing. Este fichero txt deberá ajustarse a la nomenclatura que FARMATIC utiliza para el manejo interno de los informes de marketing. Por ello, lo usual será que con este botón se recuperen informes previamente exportados mediante el botón Exportar-Informe ya comentado. Así, sólo se solicitará indicar el fichero txt a importar.
Tanto al hacer uso del botón Nuevo, como del botón Editar, se muestra una ventana en la que se deben cumplimentar los siguientes campos:
PERIODO : En este campo se especificará el período de tiempo a estudiar, es decir, a tener en consideración cuando se genere el informe (año, semestre, trimestre o mes, actuales o anteriores en todos los casos). Ahora bien, si se activa la caja de chequeo “Por estación”, la selección del período de tiempo ser hará por estaciones (primavera, verano, otoño o invierno, actuales o anteriores en todos los casos). Recuérdese que las fechas de inicio de cada período estacional se habrán definido en el entorno MARKETING del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Tanto si se opta por período estacional como si no, se dispondrá también de la posibilidad de fijar libremente las fechas de inicio y fin del período que se desee.
FECHA DESDE : Fecha de inicio del período que se va a tener en consideración al generar el informe. Vendrá en función de lo indicado en el campo “Período”, si bien se puede establecer manualmente la fecha que se estime conveniente.
FECHA HASTA : Fecha de fin del período que se va a tener en consideración al generar el informe. Vendrá en función de lo indicado en el campo “Período”, si bien se puede establecer manualmente la fecha que se estime conveniente.
Téngase en cuenta que cuando se genere el informe, en la cabecera figurarán junto a la fecha de generación, tanto la fecha de inicio como de fin del período al que se refiere.
DESCRIPCIÓN : Nombre con el que identificar en el futuro el informe. Téngase en cuenta que esta descripción también figurará como título en el informe.
APARTADOS : En este punto se indicará qué apartados conforman el informe. Para ello, se introducirá el título de cada uno de ellos. Téngase en cuenta que en el informe los apartados serán presentados secuencialmente, unos detrás de otros en el orden en que se introduzcan en este campo.
OBSERVACIONES : En este espacio se podrán introducir los comentarios que se desee en relación al apartado que se tenga seleccionado en el campo anteriormente citado. Al generarse el informe estas observaciones serán impresas al pie del apartado al que corresponden.
No confundir estas observaciones con las observaciones generales del informe, para cuya introducción se dispone de la pestaña “OBSERVACIONES”.
Hasta este punto los campos generales del informe. A continuación se van a detallar los campos particulares a cumplimentar en la configuración de cada uno de los apartados del informe.
| PESTAÑA “EJES” |
Esta será la pestaña a tener activa para poder configurar cada uno de los apartados a incluir en el informe. Para configurar un determinado apartado se deberá seleccionar dicho apartado situándose sobre la línea correspondiente en el campo “Apartados”. Se presentan los siguientes campos a cumplimentar:
En los campos que siguen se va a determinar los elementos a que se referirán las filas del apartado, así como la forma de presentación de éstos y en base a qué dato se realizará la ordenación de los mismos. Para ello se cumplimentarán los siguientes datos:
…..- TIPO : Indicar el tipo de información al que se van a referir las filas del apartado. Se puede optar por dos alternativas : Categorías o Conjunto. En base a lo seleccionado en este campo, se dispondrá de unas u otras alternativas en el campo siguiente.
…..- SUBTIPO : En función de lo seleccionado en el campo “Tipo” se presentan los posibles subtipos:
………..…... Si en el campo “Tipo” se ha seleccionado Categorías : los posibles subtipos serán Artículos o Clientes (es decir, categorías de artículos o categorías de clientes).
………..…... Si en el campo “Tipo” se ha seleccionado Conjunto : los posibles subtipos serán Artículos, Clientes, Vendedores, Grupos de Facturación, Aportaciones o Conjuntos Homogéneos.
…..- ELEMENTOS : Concretar la información a presentar en las filas. Dependerá obviamente del tipo y subtipo de información seleccionados.
………..…... Si se ha optado por categorías (de artículos o de clientes), como elementos se podrán seleccionar exactamente qué categorías se desea tener en cuenta al generar el informe. Para ello hacer clic en este campo y luego en el botón Buscar que se habrá habilitado. Se presentará el árbol de categorías (bien de clientes, bien de artículos, según lo seleccionado). Situarse sobre la rama del árbol deseada (debe ser de último o penúltimo nivel) y hacer clic en el botón Aceptar. Téngase en cuenta que se tendrán en consideración en el informe todas las categorías englobadas en esa rama.
………..…...Si se ha optado por un conjunto, las alternativas serán incluir todos los elementos del conjunto o bien indicar sólo aquellos a incluir. Por ejemplo, si se ha optado por vendedores, se podrán incluir en el informe todos ellos o bien indicar concretamente qué vendedores incluir. Por defecto se propondrán “Todos”. De no ser esta la opción deseada, hacer clic en este campo y luego en el botón Buscar que se habrá habilitado. En la ventana que se abrirá desactivar la caja de chequeo “Todos” y en la parrilla introducir los elementos que se desee tener en cuenta al generar el informe (clientes, vendedores, etc. según se haya seleccionado un tipo u otro de conjunto). Para introducir los elementos en la parrilla hacer clic en la línea y luego hacer uso del botón Buscar que se habilitará.
…..- TIPO DE VENTA : Indicar en base a qué se va a ordenar o clasificar los elementos a mostrar en las líneas del apartado (es decir, los elementos seleccionados según lo indicado en los campos anteriores: clientes, categorías, vendedores, etc.). Las posibles alternativas en este campo son dos: Ventas Totales o Total de Clientes, según se desee tener en cuenta la totalidad de las ventas realizadas en el período a estudiar en el informe o sólo las ventas realizadas en dicho período a clientes dados de alta en Farmatic. Ahora bien, si el subtipo seleccionado es “clientes”, sólo estará disponible la opción “Total de Clientes” por entenderse que no ha lugar la consideración de las ventas no ligadas a clientes.
…..- DATO : Indicar el criterio en que se basará la ordenación o selección de los elementos a mostrar en las filas del apartado. Los posibles criterios son: Venta Total, Venta Neta, Unidades, Descuentos, Coste, Margen. No se olvide que siempre se estará limitando la información al tipo de venta seleccionado en el campo anterior (Ventas Totales o Total Clientes) y al período de tiempo seleccionado en el campo “Período”.
…..- VER : Especificar concretamente qué filas se desea que figuren en ese apartado del informe. Las posibles alternativas son:
………..…... Todos: En este caso, habrá una fila por cada elemento seleccionado. Por ejemplo, si se han seleccionado clientes, se dará una fila por cada cliente indicado en el campo “Elementos”.
………..…... IMP : En este caso se realizará una clasificación IMP de los elementos seleccionados en el campo “Elementos”. Así, en el apartado del informe sólo se darán tres filas: la fila I, la fila M y la fila P. Por ejemplo, si se han seleccionado clientes, se dará una fila referida los clientes I (importantes), otra fila para los clientes M (medianamente importantes) y otra para los P (poco importantes). La clasificación IMP se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado. Haciendo clic sobre el botón Detalle IMP (o haciendo doble clic en la parrilla) estando situados sobre esta columna se visualizará qué elementos se considerarán I, M y P al generarse el informe.
………..…... I : En este caso se realizará una clasificación IMP de los elementos seleccionados (los indicados en el campo en el campo “Elementos”) , pero en el apartado del informe sólo figurará una fila: la fila I (elementos importantes). La clasificación IMP se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado. Haciendo clic sobre el botón Detalle IMP (o haciendo doble clic en la parrilla) estando situados sobre este campo se visualizarán los elementos que se considerarán I al generarse el informe.
………..…... M : En este caso se realizará una clasificación IMP de los elementos seleccionados (los indicados en el campo en el campo “Elementos”) , pero en el apartado del informe sólo figurará una fila: la fila M (elementos medianamente importantes). La clasificación IMP se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado. Haciendo clic sobre el botón Detalle IMP (o haciendo doble clic en la parrilla) estando situados sobre este campo se visualizarán los elementos que se considerarán M al generarse el informe.
………..…... P : En este caso se realizará una clasificación IMP de los elementos seleccionados (los indicados en el campo en el campo “Elementos”) , pero en el apartado del informe sólo figurará una fila: la fila P (elementos poco importantes). La clasificación IMP se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado. Haciendo clic sobre el botón Detalle IMP (o haciendo doble clic en la parrilla) estando situados sobre este campo se visualizarán los elementos que se considerarán P al generarse el informe.
Recuérdese que en la generación de informes de marketing, los porcentajes con los que se generarán las clasificaciones IMP serán los presentes en ese momento en el parámetro “Porcentajes IMP” del entorno MARKETING del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
………..…... Mejores : En este caso en el apartado del informe se incluirán los x mejores elementos (seleccionados de entre los elementos indicados en el campo “Elementos”). La selección de los mejores se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado y el valor “x” (es decir, el número de elementos a seleccionar) lo indicará el usuario en el campo “Nº Filas” que se comenta a continuación. Así, en el apartado del informe se incluirían “x” filas (una por cada elemento “mejor” seleccionado).
………..…... Peores : En este caso en el apartado del informe se incluirán los x peores elementos (seleccionados de entre los elementos indicados en el campo “Elementos”). La selección de los peores se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado y el valor “x” (es decir, el número de elementos a seleccionar) lo indicará el usuario en el campo “Nº Filas” que se comenta a continuación. Así, en el apartado del informe se incluirían “x” filas (una por cada elemento “peor” seleccionado).
Si en algún momento se desea visualizar un breve resumen sobre las clasificaciones IMP y su funcionamiento, hacer clic sobre el botón Información IMP disponible a pie de ventana.
…..- Nº FIL. : En este campo figurará cuántas líneas tendrá el apartado del informe. En la mayoría de los casos este campo no será editable, pues el número de filas vendrá en función de los datos seleccionados en los campos anteriores. Por ejemplo, si se ha optado por una clasificación IMP el número de filas será siempre 3. Sólo si se ha optado por ver los “x” mejores o “x” peores elementos, será en este campo donde se deba introducir ese valor “x”. Es decir, cuántos elementos mejores o peores se desea que figuren en el informe.
En los campos que siguen se va a determinar los elementos a que se referirán las columnas del apartado, así como la forma de presentación de éstos y en base a qué dato se realizará la ordenación de los mismos. Para ello se cumplimentarán los siguientes datos:
…..- TIPO : Indicar el tipo de información al que se van a referir las columnas del apartado. En base a lo seleccionado en este campo, se dispondrá de unas u otras alternativas en el campo siguiente. Así, los posibles tipos son: Ventas, Categorías o Conjunto.
…..- SUBTIPO : En función de lo seleccionado en el campo “Tipo” se presentan los posibles subtipos:
………..…... Si en el campo “Tipo” se ha seleccionado Ventas : no habrán subtipos, pues no ha lugar, asumiéndose en este campo “Ventas”.
………..…... Si en el campo “Tipo” se ha seleccionado Categorías : los posibles subtipos serán Artículos o Clientes (es decir, categorías de artículos o categorías de clientes).
………..…... Si en el campo “Tipo” se ha seleccionado Conjunto : los posibles subtipos serán Artículos, Clientes, Vendedores, Grupos de Facturación, Aportaciones o Conjuntos Homogéneos.
…..- ELEMENTOS : Concretar la información a presentar en las columnas. Dependerá obviamente del tipo y subtipo de información seleccionados para la configuración de las mismas.
………..…... Si se ha optado por categorías (de artículos o de clientes) se podrán seleccionar exactamente qué categorías se desea tener en cuenta al generar el informe. Para ello hacer clic en este campo y luego en el botón Buscar que se habrá habilitado. Se presentará el árbol de categorías (bien de clientes, bien de artículos, según lo seleccionado). Situarse sobre la rama del árbol deseada (debe ser de último o penúltimo nivel) y hacer clic en el botón Aceptar. Téngase en cuenta que se tendrán en consideración en el informe todas las categorías englobadas en esa rama.
………..…...Si se ha optado por un conjunto, las alternativas serán incluir todos los elementos del conjunto o bien indicar sólo aquellos a incluir. Por ejemplo, si se ha optado por clientes, se podrán incluir en el informe todos ellos o bien indicar concretamente qué clientes incluir. Por defecto se propondrán “Todos”. De no ser esta la opción deseada, hacer clic en este campo y luego en el botón Buscar que se habrá habilitado. En la ventana que se abrirá desactivar la caja de chequeo “Todos” y en la parrilla introducir los elementos que se desee tener en cuenta al generar el informe (clientes, vendedores, etc. según se haya seleccionado un tipo u otro de conjunto). Para introducir los elementos en la parrilla hacer clic en la línea y luego hacer uso del botón Buscar que se habilitará.
………..…... Si en el campo “Tipo” se ha seleccionado Ventas : no habrán elementos a seleccionar, pues no ha lugar, asumiéndose en este campo “ventas”.
…..- TIPO DE VENTA : Indicar en base a qué se va a ordenar o clasificar los elementos a mostrar en las columnas del apartado (es decir, los elementos seleccionados según lo indicado en los campos anteriores: ventas, clientes, categorías, vendedores, etc.). Las posibles alternativas en este campo varían en función de lo seleccionado en el campo “Tipo” son dos: Ventas Totales o Total de Clientes, según se desee tener en cuenta la totalidad de las ventas realizadas en el período a estudiar en el informe o sólo las ventas realizadas en dicho período a clientes dados de alta en Farmatic. Ahora bien, si el subtipo seleccionado es “clientes”, sólo estará disponible la opción “Total de Clientes” por entenderse que no ha lugar la consideración de las ventas no ligadas a clientes.
…..- DATO : Indicar qué información se desea realmente que se muestre en el informe. Téngase en cuenta que lo indicado será también tomado como criterio en que se basará la ordenación o selección de los elementos a mostrar en las columnas del apartado. Las alternativas son: Venta Total, Venta Neta, Unidades, Descuentos, Coste, Margen. No se olvide que siempre se estará limitando la información al tipo de venta seleccionado en el campo anterior (Ventas Totales o Total Clientes) y al período de tiempo seleccionado en el campo “Período”.
…..- TIPO DE DATO : Indicar el formato en que se desea que figure en el informe la información indicada en el campo “Dato”. Las alternativas son :
………..…... Si en el campo “Tipo” se optó por Conjunto o Categorías : los posibles tipos de datos son Valor (es decir, el valor exacto de la venta, descuento, etc., según lo seleccionado en el campo “Dato”), % (valor expresado en tanto por cien de la venta, descuento, etc., según lo seleccionado en el campo “Dato” ), Cuenta (Número de elementos mostrados, ya sean clientes, categorías, vendedores, etc., según lo seleccionado en el campo “Elementos”), Nombre del Mejor (nombre de los elementos a mostrar, ya sean clientes, categorías, vendedores, etc., según lo seleccionado en el campo “Elementos”), Nombre del Peor (nombre de los elementos a mostrar, ya sean clientes, categorías, vendedores, etc., según lo seleccionado en el campo “Elementos”). En el caso de optar por “nombre del mejor” o “nombre del peor”, implicará que en el campo “Ver” se opte por la visualización de los elementos mejores o peores respectivamente.
………..…... Si en el campo “Tipo” se optó por Venta : los posibles tipos de datos a mostrar en el informe serán: Valor (es decir, el valor exacto de la venta, descuento, etc., según lo seleccionado en el campo “Dato”), % (valor expresado en tanto por cien de la venta, descuento, etc., según lo seleccionado en el campo “Dato” ), Cuenta (Número de elementos mostrados, ya sean clientes, categorías, vendedores, etc., según lo seleccionado en el campo “Elementos”), Evolución (se dará una comparativa de las ventas, descuentos, etc. según lo indicado en el campo “Dato” entre años, meses, trimestres, etc. según lo indicado en el campo “Ver”).
En el caso de haberse optado por Evolución se irán comparando los intervalos de tiempo elegidos (meses, trimestres, etc. según lo indicado en el campo “Ver”) comprendidos en el período al que se refiere el informe, dándose esta diferencia siempre en porcentajes, que serán positivos si el valor del dato ha aumentado y en negativo si ha disminuido.
Por ejemplo, supóngase que se desea ver la evolución (campo “Tipo de Dato”) trimestral (campo “Ver”) de unidades vendidas (campo “Dato”) en un período de tiempo de un año (campo “Período”). Ello supondrá que haya 3 columnas. En la primera se dará en forma de porcentaje la diferencia de unidades vendidas entre el primer y segundo trimestres (unidades vendidas en trimestre 2 menos unidades vendidas en trimestre 1). En la segunda columna se dará en forma de porcentaje la diferencia de unidades vendidas entre el segundo y tercer trimestres (unidades vendidas en trimestre 3 menos unidades vendidas en trimestre 2), y así sucesivamente.
…..- VER : Especificar concretamente qué columnas se desea que figuren en ese apartado del informe. Las posibles alternativas son:
………..…...Si en el campo “Tipo” se ha optado por Categorías o Conjunto : las alternativas del campo “Ver” serán las siguientes:
………..……... Todos : En este caso, habrá una columna por cada elemento seleccionado. Por ejemplo, si se han seleccionado clientes, se dará una columna por cada cliente indicado en el campo “Elementos”.
………..……... IMP : En este caso se realizará una clasificación IMP de los elementos seleccionados en el campo “Elementos”. Así, en el apartado del informe sólo se darán tres columnas: la columna I, la columna M y la columna P. Por ejemplo, si se han seleccionado clientes, se dará una columna referida los clientes I (importantes), otra columna para los clientes M (medianamente importantes) y otra para los P (poco importantes). La clasificación IMP se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado. Haciendo clic sobre el botón Detalle IMP (o haciendo doble clic en la parrilla) estando situados sobre este campo se visualizará qué elementos se considerarán I, M y P al generarse el informe.
………..……... I : En este caso se realizará una clasificación IMP de los elementos seleccionados (los indicados en el campo en el campo “Elementos”) , pero en el apartado del informe sólo figurará una columna: la columna I (elementos importantes). La clasificación IMP se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado. Haciendo clic sobre el botón Detalle IMP (o haciendo doble clic en la parrilla) estando situados sobre este campo se visualizarán los elementos que se considerarán I al generarse el informe.
………..……... M : En este caso se realizará una clasificación IMP de los elementos seleccionados (los indicados en el campo en el campo “Elementos”) , pero en el apartado del informe sólo figurará una columna: la columna M (elementos medianamente importantes). La clasificación IMP se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado. Haciendo clic sobre el botón Detalle IMP (o haciendo doble clic en la parrilla) estando situados sobre este campo se visualizarán los elementos que se considerarán M al generarse el informe.
………..……... P : En este caso se realizará una clasificación IMP de los elementos seleccionados (los indicados en el campo en el campo “Elementos”) , pero en el apartado del informe sólo figurará una columna: la columna P (elementos poco importantes). La clasificación IMP se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado. Haciendo clic sobre el botón Detalle IMP (o haciendo doble clic en la parrilla) estando situados sobre este campo se visualizarán los elementos que se considerarán P al generarse el informe.
Recuérdese que en la generación de informes de marketing, los porcentajes con los que se generarán las clasificaciones IMP serán los presentes en ese momento en el parámetro “Porcentajes IMP” del entorno MARKETING del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
………..……... Mejores : En este caso en el apartado del informe se incluirán los x mejores elementos (seleccionados de entre los elementos indicados en el campo “Elementos”). La selección de los mejores se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado y el valor “x” (es decir, el número de elementos a seleccionar) lo indicará el usuario en el campo “Nº Columnas” que se comenta a continuación. Así, en el apartado del informe se incluirían “x” columnas (una por cada elemento “mejor” seleccionado).
………..……... Peores : En este caso en el apartado del informe se incluirán los x peores elementos (seleccionados de entre los elementos indicados en el campo “Elementos”). La selección de los peores se hará en base al criterio indicado en el campo “Dato” antes mencionado y el valor “x” (es decir, el número de elementos a seleccionar) lo indicará el usuario en el campo “Nº Columnas” que se comenta a continuación. Así, en el apartado del informe se incluirían “x” columnas (una por cada elemento “peor” seleccionado).
Si en algún momento se desea visualizar un breve resumen sobre las clasificaciones IMP y su funcionamiento, hacer clic sobre el botón Información IMP disponible a pie de ventana.
………..…...Si en el campo “Tipo” se ha optado por Venta : En este caso las alternativas en el campo “Ver” dependerán del período de tiempo seleccionado para el informe. Así, si se ha optado por un período estacional las alternativas serán Estación, Semestre estacional o Año estacional. Si no se ha optado por período estacional, las alternativas para este campo serán Por Horas, Por Día de la semana, Por Días del mes, Mensual, Trimestral, Semestral o Anual.
…..- Nº COL. : En este campo figurará cuántas columnas tendrá el apartado del informe. En la mayoría de los casos este campo no será editable, pues el número de columnas vendrá en función de los datos seleccionados en los campos anteriores. Por ejemplo, si se ha optado por una clasificación IMP el número de columnas será siempre 3. Sólo si se ha optado por ver los “x” mejores o “x” peores elementos, será en este campo donde se deba introducir ese valor “x”. Es decir, cuántos elementos mejores o peores se desea que figuren en el informe. En cualquier caso, no debe olvidarse que el número de columnas máximo permitido es de 16, por lo que al configurar columnas debe tenerse en cuenta que no se admitirán valores que supongan superar este número de columnas.
Habiendo cumplimentado todos estos datos mencionados relativos a configuración de filas y de columnas se tendrá que, cuando se genere el informe, en el apartado seleccionado se mostrará una tabla donde figurarán las filas y columnas indicadas, y donde se dará el tipo de dato especificado.
Ahora bien, debe saberse que en un mismo apartado del informe (es decir, en una misma tabla) se pueden incluir tantos “subapartados” (es decir, agrupaciones de filas y columnas) como se estimen convenientes. Para ello bastará con ir cumplimentando los mencionados datos de configuración de líneas y columnas para cada uno de los “subapartados” que deba comprender el apartado.
Haga clic aquí si desea ver un ejemplo de cómo configurar un informe concreto.
En la generación de un informe se puede también partir de un informe que se tenga ya definido. Para ello hacer clic sobre el botón Replicar Informe, con lo que se podrá elegir el informe del que partir. Su configuración aparecerá en pantalla, pudiéndose efectuar los cambios que se consideren oportunos. Se tendrá que introducir también el nombre del nuevo informe.
| PESTAÑA “SIMULACIÓN” |
De activarse esta pestaña, en pantalla se visualizará una visualización aproximada de la apariencia que tendría el apartado que se tiene seleccionado si se generara el informe con la configuración definida en este momento.
Así, se visualizarán lo que serían encabezados de filas y columnas, si bien no se dará obviamente dato alguno.
Esta visualización es meramente informativa, no pudiéndose efectuar modificaciones desde este punto.
| PESTAÑA “OBSERVACIONES” |
Al activar esta pestaña se abrirá un espacio de introducción de textos, donde se podrán introducir las observaciones generales del informe que se desee. Se dispone para ello de todas las prestaciones que la aplicación dispone en estos casos (para más información véase GESTIÓN DE TEXTOS).
Así pues, una vez configurado el informe, se dispone de las siguientes alternativas:
Botón Aceptar : Permite grabar el informe para su uso futuro, pero sin generarlo en este momento y abandonar el proceso de generación de informes.
Botón Aplicar : Permite grabar los cambios introducidos sin abandonar el proceso y sin generar el informe.
Botón Genera Informe : Permite la generación del informe. Antes de generase el informe se preguntará si se desea o no grabar los datos de configuración. De indicarse que sí, el informe se generará con los datos de configuración que haya en ese momento. De indicarse que no, el informe se generará con los últimos datos de configuración grabados, obviándose los cambios que se hayan podido hacer entre ese momento y el momento de la generación.
En cualquier caso, una vez generado el informe en principio se presenta una ventana en la que se muestran los valores calculados en cada uno de los campos del informe. En esta ventana se encontrará una pestaña por cada apartado de que conste el informe. Activándose dichas pestañas se podrá ir visualizando los resultados independientemente para cada apartado. En esta ventana se dispone de un panel gráfico, donde se representarán gráficamente los valores de la columna en la que se sitúe el cursor, dándose en el eje x del gráfico los elementos que conforman las filas del apartado del informe en cuestión, y en el eje y los elementos que conforman las columnas del mismo. Llegados a este punto se dispone de las siguientes opciones: efectuar una vista previa del informe (botón Previsualizar), imprimirlo (botón Imprimir) o abandonar el proceso sin obtener el informe (botón Cancelar). Recuérdese que entre las posibilidades disponibles en una vista previa se encuentra la opción de guardar el informe ya generado para poder disponer de él en el futuro si ello fuese necesario. Para más información véase LA VISTA PRELIMINAR. Asimismo, teniendo presente en pantalla esta vista previa del informe generado, podrá exportarse a la aplicación Excel haciendo uso del botón Exportar a Excel, con lo que en dicha aplicación se creará un documento con el mismo nombre del informe y una hora por cada apartado que tenga el mismo.
Por último, sólo cabe indicar que en el caso de que se tenga activada la gestión de múltiples N.I.F., en este proceso se dispondrá en la barra del menú principal de un selector de actividad en el que se podrá indicar a qué empresa referir el informe, de tal forma que en el mismo sólo se tendrán en cuenta los artículos ligados a dicha empresa. Por supuesto, en este selector de actividad se dispondrá de la opción “Consolidado” de forma que el informe se refiera a la totalidad de artículos dados de alta.