Ruta: Optimización de históricos
Resumen: Visión general del proceso OPTIMIZACION DE HISTORICOS (ARCHIVO > UTILIDADES): depurar información innecesaria en modalidad SELECTIVA (clientes, proveedores, artículos...) o HISTORICA (por fechas), respetando la Ley 11/2021.
Palabras clave: depurar datos, limpiar históricos, borrar información antigua, optimización selectiva, optimización histórica, Ley 11/2021, reducir base de datos, depuración
Preguntas típicas: ¿Cómo limpio datos antiguos de Farmatic? | ¿Qué diferencia hay entre optimización selectiva e histórica? | ¿Qué antigüedad mínima exige la ley para borrar?
Este proceso permitirá ir optimizando el registro de información evitando guardar información innecesaria.
Presenta dos modalidades:
- SELECTIVA : Permite depurar información concreta de un entorno determinado (clientes, proveedores, artículos…).
Ahora bien, esta optimización de históricos se ciñe al total cumplimiento de la normativa derivada de la Ley 11/2021 del 9 de Julio de 2021:
Si se intenta depurar asientos contables con una antigüedad menor a 5 años, se permitirá dado que la contabilidad puede estar gestionada en la Farmacia en otros soportes, pero se emitirá el siguiente aviso:
No se permitirá la eliminación de registros de caja con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
No se permite la eliminación de ventas con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
No se permite la eliminación de facturas con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
Ruta: Optimización de históricos > Optimización selectiva
Resumen: Describe OPTIMIZACION SELECTIVA (ARCHIVO > UTILIDADES > OPTIMIZACION DE HISTORICOS): depura información de entornos concretos (artículos, clientes, proveedores, facturas, ventas, caja, contabilidad...) con las restricciones de la Ley 11/2021.
Palabras clave: optimización selectiva, depurar entornos, Ley 11/2021, cinco años, borrar caja, borrar ventas, borrar facturas, asientos contables, puesta a cero de stocks
Preguntas típicas: ¿Qué puedo depurar con la optimización selectiva? | ¿Puedo borrar ventas o caja de menos de 5 años? | ¿Qué aviso sale al borrar asientos contables recientes?
Mediante este proceso se procederá a la depuración de información a cerca de los entornos que en este apartado aparecen.
La optimización de información se ciñe al total cumplimiento de la normativa derivada de la Ley 11/2021 del 9 de Julio de 2021:
Si se intenta depurar asientos contables con una antigüedad menor a 5 años, se permitirá dado que la contabilidad puede estar gestionada en la Farmacia en otros soportes, pero se emitirá el siguiente aviso:
No se permitirá la eliminación de registros de caja con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
No se permite la eliminación de ventas con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
No se permite la eliminación de facturas con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad de los datos.
Al entrar en este proceso se presenta una ventana estructurada de la siguiente forma:
En la parte izquierda de la ventana aparece una lista de todos los entornos optimizables. Para seleccionar el entorno bastará con situarse sobre él. También podrá seleccionarse entorno activando la pestaña correspondiente entre las que aparecen en la zona superior derecha de la ventana.
En la parte derecha de la ventana aparecen los criterios de selección mediante los cuales se depurará la información de cada entorno.
En la zona inferior de la ventana se detallará qué se va a depurar en función de los criterios de selección que se hayan activado. Debe tenerse en cuenta que la optimización de alguna información llevará implícita la optimización de información relacionada. Por ejemplo, borrar un cliente implica borrar sus facturas y sus ventas. De todo ello se informará en este apartado.
Una vez se haya hecho clic sobre el botón Eliminar para proceder con la depuración, se presentará una ventana volviendo a advertir de que se va a depurar información y preguntando si realmente se está seguro de desear continuar con el proceso.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización selectiva > Optimización selectiva : Cómo...
Resumen: Contenedor «Cómo...» de la optimización selectiva: lista de subtemas, uno por entorno (artículos, histórico, estadísticas, clientes, proveedores, facturas, albaranes, ventas, recepciones, caja, stocks, contabilidad, tarjetas sanitarias, libro recetario, Fedicom v3).
Palabras clave: optimizar registro, depurar clientes, depurar artículos, depurar ventas, poner stock a cero, depurar facturas, depurar caja, libro recetario, fedicom
Preguntas típicas: ¿Qué procesos de depuración selectiva existen?
En este apartado se incluye la operatoria a seguir en los diferentes procesos de optimización selectiva de información englobados en la opción UTILIDADES del menú ARCHIVO.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización selectiva > Optimización selectiva : Cómo... > Optimizar registro de Artículos
Resumen: Pasos para depurar (eliminar) artículos en OPTIMIZACION SELECTIVA, por código o restringiendo a listas, familias o conjuntos homogéneos. Irreversible: hacer copia de seguridad antes.
Palabras clave: borrar artículos, eliminar artículos, depurar artículos, por código, listas de artículos, familias, conjuntos homogéneos, pestaña artículos, copia de seguridad previa
Preguntas típicas: ¿Cómo elimino artículos que ya no uso? | ¿Puedo borrar todos los artículos de una familia o lista? | ¿Se puede deshacer la depuración de artículos?
Nota : Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad.
1.- En el menú ARCHIVO seleccionar la opción UTILIDADES y dentro de aquí, seleccionar la opción de OPTIMIZACIÓN DE HISTÓRICOS y a continuación SELECTIVA.
2.- Seleccionar de la parte izquierda de la ventana modal, el entorno de ARTICULOS o bien hacer clic con el ratón sobre la pestaña "ARTICULOS" que aparece en la parte derecha de la ventana modal.
3.- Seleccionar el código de artículo a depurar introduciendo directamente el código en el campo "Código de artículo" o bien utilizando el botón Buscar para acceder por su descripción.
En el caso más de un artículo, habrá que desactivar la caja de chequeo que aparece con el nombre "Por código" de forma que se active la caja desplegable de selección de entorno. Así, haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la optimización, pudiendo ser:
Listas de artículos. Para restringir la optimización a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la optimización a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos Homogéneos. Para restringir la optimización a un conjunto homogéneo o grupo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la optimización a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACEN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
4.- Una vez seleccionado el artículo o entorno de artículos a depurar, hacer clic con el ratón sobre el botón Eliminar.
Si por el contrario se hace clic en el botón Cerrar-Proceso se abandona el proceso sin grabar nada.
5.- Si se ha hecho clic sobre el botón Eliminar se presentará una ventana recordando que se va a depurar información y preguntando si realmente se está seguro de desear continuar con el proceso. Hacer clic sobre Sí o No, según se estime oportuno.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización selectiva > Optimización selectiva : Cómo... > Optimizar Histórico de artículos
Resumen: Pasos para depurar el histórico de movimientos de artículos en OPTIMIZACION SELECTIVA, por rango de fechas (o total) y por artículo, lista, familia o conjunto. Irreversible.
Palabras clave: histórico de artículos, borrar movimientos, depurar histórico, por fechas, por código, listas, familias, conjuntos homogéneos, movimientos de stock
Preguntas típicas: ¿Cómo borro el histórico de movimientos de unos artículos? | ¿Cómo depuro todo el histórico de artículos antes de una fecha?
Nota : Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad.
1.- En el menú ARCHIVO seleccionar la opción UTILIDADES y dentro de aquí, seleccionar la opción de OPTIMIZACIÓN DE HISTÓRICOS y a continuación SELECTIVA.
2.- Seleccionar de la parte izquierda de la ventana modal, el entorno de HISTORICO DE ARTICULOS o bien hacer clic con el ratón sobre la pestaña "HISTORICO" que aparece en la parte derecha de la ventana modal.
3.- Indicar el rango de fechas entre las que se van a depurar los movimientos de histórico del artículo o artículos que se vayan a seleccionar. Esta introducción de fechas podrá ser de forma manual, o bien haciendo clic con el ratón sobre el botón Seleccionar Fecha.
Si no se desea introducir un rango de fechas, es decir, si se desea depurar el histórico de forma total, habrá que desactivar la caja de chequeo "Por Fechas", ubicada en la parte derecha de las cajas de introducción de fechas.
4.- Seleccionar el código de artículo que se desea depurar introduciendo directamente el código en el campo "Código de artículo" o bien utilizando el botón Buscar para acceder por su descripción.
E En el caso que se vaya a depurar más de un artículo, habrá que desactivar la caja de chequeo que aparece con el nombre "Por código" de forma que se active la caja desplegable de selección de entorno. Así, haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la optimización, pudiendo ser:
Listas de artículos. Para restringir la optimización a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la optimización a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos Homogéneos. Para restringir la optimización a un conjunto homogéneo o grupo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la optimización a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACEN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
5.- Una vez seleccionado el histórico de artículo o entorno de artículos a depurar, hacer clic con el ratón sobre el botón Eliminar.
Si por el contrario se hace clic en el botón Cerrar-Proceso se abandona el proceso sin grabar nada.
6.- Si se ha hecho clic sobre el botón Eliminar se presentará una ventana recordando que se va a depurar información y preguntando si realmente se está seguro de desear continuar con el proceso. Hacer clic sobre Sí o No, según se estime oportuno.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización selectiva > Optimización selectiva : Cómo... > Optimizar registro de Estadísticas de artículos
Resumen: Pasos para depurar las estadísticas de artículos por rango de ejercicios (años) en OPTIMIZACION SELECTIVA, para uno o varios artículos. Irreversible.
Palabras clave: estadísticas de artículos, borrar estadísticas, depurar ejercicios, por años, por fechas, listas, familias, consumos históricos
Preguntas típicas: ¿Cómo elimino las estadísticas de ventas de años antiguos? | ¿Puedo borrar estadísticas solo de una familia?
Nota : Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad.
1.- En el menú ARCHIVO seleccionar la opción UTILIDADES y dentro de aquí, seleccionar la opción de OPTIMIZACIÓN DE HISTÓRICOS y a continuación SELECTIVA.
2.- Seleccionar de la parte izquierda de la ventana modal, el entorno de ESTADISTICAS DE ARTICULOS o bien hacer clic con el ratón sobre la pestaña "ESTADISTICAS" que aparece en la parte derecha de la ventana modal.
3.- Indicar el rango entre ejercicios de los que se van a depurar las estadísticas del artículo o artículos que se vayan a seleccionar. Esta introducción de fechas podrá ser de forma manual, o bien desplegando la caja desplegable y seleccionando el año deseado.
Si no se desea introducir un rango de ejercicios, es decir, si se desean depurar las estadísticas de forma total, habrá que desactivar la caja de chequeo "Por Fechas", ubicada en la parte derecha de las cajas de introducción de ejercicios.
4.- Seleccionar el código de artículo que se desea depurar introduciendo directamente el código en el campo "Código de artículo" o bien utilizando el botón Buscar para acceder por su descripción.
En el caso que se vaya a depurar la estadística de más de un artículo, habrá que desactivar la caja de chequeo que aparece con el nombre "Por código" de forma que se active la caja desplegable de selección de entorno. Así, haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la optimización, pudiendo ser:
Listas de artículos. Para restringir la optimización a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la optimización a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos Homogéneos. Para restringir la optimización a un conjunto homogéneo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la optimización a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACEN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
5.- Una vez seleccionadas las estadísticas de artículo o entorno de artículos a depurar, hacer clic con el ratón sobre el botón Eliminar.
Si por el contrario se hace clic en el botón Cerrar-Proceso se abandona el proceso sin grabar nada.
6.- Si se ha hecho clic sobre el botón Eliminar se presentará una ventana recordando que se va a depurar información y preguntando si realmente se está seguro de desear continuar con el proceso. Hacer clic sobre Sí o No, según se estime oportuno.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización selectiva > Optimización selectiva : Cómo... > Optimizar registro de Clientes
Resumen: Pasos para eliminar clientes en OPTIMIZACION SELECTIVA por rango de códigos, todos o lista de clientes; borra siempre también sus facturas y ventas. Irreversible.
Palabras clave: borrar clientes, eliminar clientes, depurar clientes, borrar todos, lista de clientes, borrar facturas, borrar ventas, rango de códigos
Preguntas típicas: ¿Cómo doy de baja definitivamente a clientes? | ¿Qué pasa con las ventas de un cliente que elimino?
Nota : Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad.
1.- En el menú ARCHIVO seleccionar la opción UTILIDADES y dentro de aquí, seleccionar la opción de OPTIMIZACIÓN DE HISTÓRICOS y a continuación SELECTIVA.
2.- Seleccionar de la parte izquierda de la ventana modal, el entorno de CLIENTES o bien hacer clic con el ratón sobre la pestaña "CLIENTES" que aparece en la parte derecha de la ventana modal.
3.- Indicar el rango entre códigos de clientes que se van a depurar. Esta introducción de códigos podrá ser de forma manual introduciendo directamente el código de cliente en el campo "Código", o bien haciendo clic con el ratón sobre el botón Buscar y seleccionando el cliente en cuestión.
Si no se desea introducir un rango de códigos, es decir, si se desean depurar todos los clientes que tengan dados de alta, habrá que activar la caja de chequeo "Borrar todos", ubicada en la parte derecha de las cajas de introducción de códigos.
También será posible restringir el proceso de eliminación a los clientes incluidos en una lista previamente creada. Para ello se deberá elegir la lista deseada la caja desplegable “Listas de Clientes”.
Se podrá observar que figuran activadas las cajas de chequeo "Borrar Facturas" y "Borrar Ventas", no pudiéndose desactivar, ya que el proceso siempre va depurar todas las facturas asociadas a los clientes seleccionados, así como se depurarán todas las ventas asociadas a los mismos.
4.- Una vez seleccionado el cliente o clientes a depurar, hacer clic con el ratón sobre el botón Eliminar.
Si por el contrario se hace clic en el botón Cerrar-Proceso se abandona el proceso sin grabar nada.
5.- Si se ha hecho clic sobre el botón Eliminar se presentará una ventana recordando que se va a depurar información y preguntando si realmente se está seguro de desear continuar con el proceso. Hacer clic sobre Sí o No, según se estime oportuno.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización selectiva > Optimización selectiva : Cómo... > Optimizar registro de Proveedores
Resumen: Pasos para eliminar proveedores en OPTIMIZACION SELECTIVA por rango de códigos, con opción de borrar también sus facturas, recepciones y pedidos. Irreversible.
Palabras clave: borrar proveedores, eliminar proveedores, depurar proveedores, borrar todos, borrar facturas, borrar recepciones, borrar pedidos
Preguntas típicas: ¿Cómo elimino un proveedor y sus pedidos? | ¿Puedo borrar un proveedor sin borrar sus facturas?
Nota : Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad.
1.- En el menú ARCHIVO seleccionar la opción UTILIDADES y dentro de aquí, seleccionar la opción de OPTIMIZACIÓN DE HISTÓRICOS y a continuación SELECTIVA.
2.- Seleccionar de la parte izquierda de la ventana modal, el entorno de PROVEEDORES o bien hacer clic con el ratón sobre la pestaña "PROVEEDORES" que aparece en la parte derecha de la ventana modal.
3.- Indicar el rango entre códigos de proveedores que se van a depurar. Esta introducción de códigos podrá ser de forma manual introduciendo directamente el código de proveedor en el campo "Código".
Si no se desea introducir un rango de códigos, es decir, si se desean depurar todos los proveedores que tengan dados de alta, habrá que activar la caja de chequeo "Borrar todos", ubicada en la parte derecha de las cajas de introducción de códigos.
Si además se desea indicar que del proveedor o proveedores seleccionados se desean depurar todas las facturas asociadas a los mismos, habrá que activar la caja de chequeo "Borrar Facturas".
Si también se desea indicar que del proveedor o proveedores seleccionados se desean depurar todas las recepciones asociadas a los mismos, habrá que activar la caja de chequeo "Borrar Recepciones".
Además, si se desea indicar que del proveedor o proveedores seleccionados se desea depurar todos los pedidos asociados a los mismos, habrá que activar la caja de chequeo "Borrar Pedidos".
4.- Una vez seleccionado el proveedor o proveedores a depurar, hacer clic con el ratón sobre el botón Eliminar.
Si por el contrario se hace clic en el botón Cerrar-Proceso se abandona el proceso sin grabar nada.
5.- Si se ha hecho clic sobre el botón Eliminar se presentará una ventana recordando que se va a depurar información y preguntando si realmente se está seguro de desear continuar con el proceso. Hacer clic sobre Sí o No, según se estime oportuno.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización selectiva > Optimización selectiva : Cómo... > Optimizar registro de Facturas de Clientes
Resumen: Pasos para depurar facturas de clientes en OPTIMIZACION SELECTIVA según criterios de fecha y cliente, respetando el límite de 5 ejercicios. Irreversible.
Palabras clave: borrar facturas de clientes, depurar facturas, facturas emitidas, por fechas, por clientes, cinco ejercicios, Ley 11/2021
Preguntas típicas: ¿Cómo borro facturas antiguas de clientes? | ¿Puedo eliminar facturas de menos de 5 años?
Nota : Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad.
1.- En el menú ARCHIVO seleccionar la opción UTILIDADES y dentro de aquí, seleccionar la opción de OPTIMIZACIÓN DE HISTÓRICOS y a continuación SELECTIVA.
2.- Seleccionar de la parte izquierda de la ventana modal, el entorno de FACTURAS DE CLIENTES o bien hacer clic con el ratón sobre la pestaña "FACTURAS DE CLIENTES" que aparece en la parte derecha de la ventana modal.
3.- El primer paso a seguir será decidir qué se desea depurar. Para ello habrá que activar las cajas de chequeo oportunas de forma que se activen las casillas de selección de rangos.
Si no se activa ninguna caja de chequeo, se está indicando que se desean borrar todas las facturas de cualquier fecha, de todos los clientes y de todos los proveedores.
Si se activa la caja de chequeo "Por Fechas", se indicará que se desean depurar todas las facturas desde-hasta la fecha que aquí se especifique directamente en el campo de "Fecha" o bien haciendo clic sobre el botón Seleccionar Fecha.
Si se activa la caja de chequeo "Por Clientes", se indicará que se desean depurar todas las facturas asociadas al cliente o clientes que se especifiquen directamente en el campo "Clientes" o bien haciendo clic sobre el botón Buscar.
Si se activa la caja de chequeo "Por Proveedores", se indicará que se desean depurar todas las facturas asociadas al proveedor o proveedores que se especifiquen directamente en el campo "Proveedores" o bien haciendo clic sobre el botón Buscar.
4.- Una vez establecidos los criterios de selección, hacer clic con el ratón sobre el botón Eliminar.
Si por el contrario se hace clic en el botón Cerrar-Proceso se abandona el proceso sin grabar nada.
5.- Si se ha hecho clic sobre el botón Eliminar se presentará una ventana recordando que se va a depurar información y preguntando si realmente se está seguro de desear continuar con el proceso. Hacer clic sobre Sí o No, según se estime oportuno.
NOTA: No se permite la eliminación de facturas con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos: