Ruta: Optimización de históricos > Optimización Histórica
Resumen: Describe OPTIMIZACION HISTORICA (ARCHIVO > UTILIDADES > OPTIMIZACION DE HISTORICOS > HISTORICA): depura históricos en modo Automático (meses a conservar) o Manual (fechas por entorno), con las limitaciones de la Ley 11/2021 y la lista de entornos depurables.
Palabras clave: optimización histórica, modo automático, modo manual, meses a conservar, criterio general de selección, entornos, accesos, estadísticas, asientos, albaranes, Ley 11/2021, cinco ejercicios
Preguntas típicas: ¿Cómo borro de golpe todo lo anterior a cierto número de meses? | ¿Qué entornos se pueden depurar en la optimización histórica? | ¿Qué diferencia hay entre modo automático y manual?
Mediante esta opción es posible depurar toda la información de históricos que no se desee seguir conservando.
La depuración de información se ciñe al total cumplimiento de la normativa derivada de la Ley 11/2021 del 9 de Julio de 2021:
Si se intenta depurar asientos contables con una antigüedad menor a 5 años, se permitirá dado que la contabilidad puede estar gestionada en la Farmacia en otros soportes, pero se emitirá el siguiente aviso:
No se permitirá la eliminación de registros de caja con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
No se permite la eliminación de ventas con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
No se permite la eliminación de facturas con fecha de antigüedad menor a 5 ejercicios completos:
Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad de los datos.
Así, al entrar en el proceso de optimización histórica de información se presenta una ventana en cuya zona izquierda se presentan los siguientes campos:
MODO (AUTOMATICO – MANUAL) : El usuario deberá activar el botón radio correspondiente a la modalidad de optimización de información que desee ejecutar, teniéndose en cuenta que:
Si se activa el botón radio “Manual” : Será el usuario quien indique entre qué fechas desea depurar la información. Podrán especificarse períodos distintos en los diferentes entornos en los que se va a depurar información.
Si se activa el botón radio “Automático” : El usuario indicará sólo de cuántos meses desea conservar la información. Esta indicación podrá ser común o diferente en cada entorno. La aplicación depurará toda la información de históricos anterior a los últimos meses indicados.
En ambas modalidades debe tenerse en cuenta que se depurará la información de todos los entornos citados, a no ser que específicamente en alguno de ellos se omitan los datos de fechas a depurar, según se indica más adelante.
. ACCESOS (tanto a procesos protegidos como a procesos de especial protección según L.O.P.D.).
. ESTADISTICAS
. ASIENTOS
. ALBARANES
. HISTORICOS (de artículos, de cambios de P.V.P. y de bloques de recetas).
. BONIFICACIONES
. FACTURAS
. VENTAS
. PEDIDOS
. RECEPCIONES
. LIBRO RECETARIO
. ENCARGOS
. INVENTARIOS grabados.
. LIQUIDACIONES de facturaciones de recetas.
. FEDICOM v3 : Se podrá seleccionar los entornos a optimizar: facturas, albaranes, pedidos, devoluciones y/o comunicaciones (peticiones internas para obtener los datos de facturas, albaranes, pedidos y devoluciones).
Haciendo clic con el ratón sobre uno de estos entornos se accederá a la cumplimentación de los datos referidos a la optimización de información del mismo. Más adelante se verá que esta acción es equivalente a la activación de la pestaña correspondiente a dicho entorno.
En la zona central de la ventana se dispone de los siguientes campos:
CRITERIO GENERAL DE SELECCION : Este campo sólo se presentará disponible si se ha activado el botón radio “Automático”. En él se presentará la caja de edición “Conservar sólo la información de... meses”. El usuario deberá indicar el número de meses de los que desea conservar la información. Se depurará la información anterior a los últimos meses indicados. Por ejemplo, si se indica que se desea conservar sólo la información de 6 meses, se depurará toda la información anterior a los últimos 6 meses (es decir, mes actual más los 5 meses anteriores). Lo indicado en este apartado irá referido a todos los entornos citados, salvo que para alguno de ellos se especifique algo diferente, según se comenta más adelante.
PESTAÑAS DE ENTORNOS : Se dispone de una pestaña para cada uno de los entornos de los que es posible depurar información. Activando la pestaña correspondiente a uno de estos entornos se tendrá acceso a los criterios de selección propios de dicho entorno, es decir, a la cumplimentación de los datos referidos a la optimización de información del mismo. La activación de una pestaña es equivalente a hacer clic sobre el entorno correspondiente en la lista de entornos que figura en la zona izquierda de la pantalla, según se ha comentado anteriormente.
CRITERIOS DE SELECCION : En este apartado se encontrarán los diferentes campos que sirven para delimitar la información a depurar específicamente para cada uno de los entornos posibles.
Si se ha activado el botón radio “Automático”, en todos los entornos se dispondrá del mismo y único criterio de selección: “Conservar sólo la información de ... meses”. El usuario deberá indicar el número de meses de los que desea conservar la información del entorno específico que se tiene activado. Se depurará la información anterior a los últimos meses indicados. Por ejemplo, si se indica que se desea conservar sólo la información de 6 meses, se depurará toda la información anterior a los últimos 6 meses (es decir, mes actual más los 5 meses anteriores). Por defecto, en este campo se tomará el número de meses que se haya indicado en el apartado de “CRITERIO GENERAL DE SELECCION” anteriormente citado, por lo que sólo será necesaria su modificación en el caso de que para ese entorno en concreto se desee especificar otro período de tiempo.
NOTA IMPORTANTE: En la modalidad “Automática” de este proceso, si de un entorno no se desea depurar información alguna, dejar su campo “Conservar sólo la información de ... meses:” vacío.
Si se ha activado el botón radio “Manual”, los campos que conforman los criterios de selección variarán en función del entorno que se tenga activo. A continuación se citan los criterios de selección para cada entorno:
. ACCESOS (tanto a procesos protegidos como a procesos de especial protección según L.O.P.D.). : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha desde” y “Fecha hasta”. Estos datos se deberán dar por duplicado, es decir, referente a fechas a depurar el registro de acceso a procesos protegidos y referente a fechas entre las que depurar el registro de acceso a procesos de especial protección según L.O.P.D. (en este último caso, por requisitos legales, como mínimo se conservarán siempre los dos últimos años de información que no podrá ser borrada).
. ESTADISTICAS : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Ejercicio Desde” y “Ejercicio Hasta”. Se depurarán todas las estadísticas comprendidas entre los dos años indicados.
. ASIENTOS : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán los asientos contables comprendidos entre las fechas indicadas.
. ALBARANES : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán los albaranes de proveedor comprendidos entre las fechas indicadas.
. HISTORICOS (de artículos, de cambios de P.V.P. y de bloques de recetas) : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Esta acotación se dará de forma independiente para el histórico de cambios de P.V.P., histórico de artículos e Histórico de bloques de recetas. Se depurará la información comprendida entre las fechas indicadas en cada caso.
. BONIFICACIONES : El criterio de selección a cumplimentar será “Bonificaciones con caducidad anterior a:”, donde se indicará la fecha que se estime conveniente sabiendo que se depurarán las bonificaciones con fechas anteriores a la dada.
. FACTURAS : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán las facturas comprendidas entre las fechas indicadas.
. VENTAS : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán las ventas comprendidas entre las fechas indicadas.
. PEDIDOS : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán los pedidos a proveedor comprendidos entre las fechas indicadas.
. RECEPCIONES : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán las recepciones de pedidos comprendidas entre las fechas indicadas.
. LIBRO RECETARIO : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán los registros del libro comprendidos entre las fechas indicadas.
. ENCARGOS : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán los encargos de clientes comprendidos entre las fechas indicadas.
. INVENTARIOS grabados : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán los inventarios grabados entre las fechas indicadas.
. LIQUIDACIONES de facturaciones de recetas : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. Se depurarán las liquidaciones de facturación comprendidas entre las fechas indicadas.
. FEDICOM v3 : Los criterios de selección a cumplimentar serán “Fecha Desde” y “Fecha Hasta”. También se deberá seleccionar los entornos a optimizar: facturas, albaranes, pedidos, devoluciones y/o comunicaciones (peticiones internas para obtener los datos de facturas, albaranes, pedidos y devoluciones). Se depurarán los datos de los entornos seleccionados que esté comprendida entre las fechas indicadas.
NOTA IMPORTANTE: En la modalidad “Manual” de este proceso, si de algún entorno no se desea borrar información alguna, asegurarse antes de proceder con el proceso de que sus criterios de selección están vacíos.
Debe tenerse en cuenta que cuando se establezca como criterio general un número de meses inferior a 70, no se aplicará a Facturas, Ventas ni Asientos, en los que se seguirán guardando 70 meses. Si especificamente se cambia el criterio para uno de esos apartados indicando menos meses (activando la pestaña en cuestión y modificando el campo ‘Conservar sólo la información de xx meses’), se emitirá el mensaje advirtiendo de que no es posible debido a la ley 11/2021 del 9 de Julio.
Así pues, una vez establecidos los criterios de selección, ya sean éstos generales o particulares de cada entorno, para dar comienzo con la eliminación de la información se debe hacer clic en el botón Eliminar.
Se presentará una ventana indicando la información que se va a depurar y pidiendo conformidad para proceder con la optimización de la información, que será irreversible. Recuérdese que se depurará la información de todos los entornos citados, a no ser que específicamente en alguno de ellos se hayan dejado vacíos sus criterios de selección, según se ha comentado.
Una vez finalizado el proceso se retornará a la ventana de partida, debiéndose hacer clic en el botón Cerrar-Proceso para abandonar totalmente el proceso de depuración de información.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización Histórica > Optimización histórica : Cómo...
Resumen: Contenedor «Cómo...» de la optimización histórica; subtemas: depurar automática y manualmente información de históricos.
Palabras clave: depurar automáticamente, depurar manualmente, optimización histórica, históricos
Preguntas típicas: ¿Qué formas hay de depurar históricos?
En este apartado se incluye la operatoria a seguir en los diferentes procesos de optimización de históricos englobados en la opción UTILIDADES del menú ARCHIVO.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización Histórica > Optimización histórica : Cómo... > Depurar automáticamente información de históricos
Resumen: Pasos para depurar históricos en modo Automático: indicar los meses de información a conservar (criterio general o por entorno) y ejecutar. Irreversible; hacer copia antes.
Palabras clave: depuración automática, meses a conservar, criterio general de selección, botón automático, limpiar históricos, conservar últimos meses
Preguntas típicas: ¿Cómo depuro históricos conservando solo los últimos meses? | ¿Puedo poner meses distintos por entorno?
Nota : Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad.
1.- En el menú ARCHIVO seleccionar la opción UTILIDADES y dentro de aquí, seleccionar la opción de OPTIMIZACIÓN DE HISTÓRICOS y a continuación HISTORICA.
2.- Activar el botón radio “Automático”.
3.- En el apartado “CRITERIO GENERAL DE SELECCION” indicar el número de meses de los que se desea conservar la información. Téngase en cuenta que se depurará la información anterior a los últimos meses indicados. Por ejemplo, si se indica que se desea conservar sólo la información de 6 meses, se depurará toda la información anterior a los últimos 6 meses (es decir, mes actual más los 5 meses anteriores).
4.- Si para alguno de los entornos se desea conservar la información de un número distinto de meses, activar dicho entorno (bien activando la pestaña correspondiente o haciendo clic sobre él en la lista que figura en la zona izquierda de la ventana) e indicar el número de meses a conservar la información para dicho entorno específico. Si de ese entorno en concreto no se desease borrar ninguna información, dejar este campo vacío.
Repetir este paso para cada entorno al que no se deba aplicar el “CRITERIO GENERAL DE SELECCION”.
Debe tenerse en cuenta que cuando se establezca como criterio general un número de meses inferior a 70, no se aplicará a Facturas, Ventas ni Asientos, en los que se seguirán guardando 70 meses. Si especificamente se cambia el criterio para uno de esos apartados indicando menos meses (activando la pestaña en cuestión y modificando el campo ‘Conservar sólo la información de xx meses’), se emitirá el mensaje advirtiendo de que no es posible debido a la ley 11/2021 del 9 de Julio.
5.- Hacer clic en el botón Eliminar.
6.- Dar conformidad para proseguir con el proceso cuando sea solicitada.
7.- Cuando se emita el aviso de proceso finalizado, hacer clic en Aceptar.
8.- Por último, hacer clic en el botón Cerrar-Proceso para abandonar definitivamente el proceso de depuración de información.
Ruta: Optimización de históricos > Optimización Histórica > Optimización histórica : Cómo... > Depurar manualmente información de históricos
Resumen: Pasos para depurar históricos en modo Manual: elegir cada entorno e indicar sus fechas; los entornos sin fechas no se borran. Irreversible.
Palabras clave: depuración manual, botón manual, criterios por entorno, fechas por entorno, pestañas de entornos, borrar históricos entre fechas
Preguntas típicas: ¿Cómo depuro históricos indicando yo las fechas? | ¿Cómo evito borrar un entorno concreto?
Nota : Puesto que el proceso no tendrá vuelta atrás, se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad.
1.- En el menú ARCHIVO seleccionar la opción UTILIDADES y dentro de aquí, seleccionar la opción de OPTIMIZACIÓN DE HISTÓRICOS y a continuación HISTORICA.
2.- Activar el botón radio “Manual”.
3.- Activar cada uno de los entornos (bien activando la pestaña correspondiente o haciendo clic sobre él en la lista que figura en la zona izquierda de la ventana) e indicar los criterios de selección particulares para cada entorno. Si de un entorno en concreto no se desease borrar ninguna información, dejar estos campos vacíos.
Recuérdese que se debe repetir este paso para cada entorno.
Debe tenerse en cuenta que cuando se establezca como criterio general un número de meses inferior a 70, no se aplicará a Facturas, Ventas ni Asientos, en los que se seguirán guardando 70 meses. Si especificamente se cambia el criterio para uno de esos apartados indicando menos meses (activando la pestaña en cuestión y modificando el campo ‘Conservar sólo la información de xx meses’), se emitirá el mensaje advirtiendo de que no es posible debido a la ley 11/2021 del 9 de Julio.
4.- Hacer clic en el botón Eliminar.
5.- Dar conformidad para proseguir con el proceso cuando sea solicitada.
6.- Cuando se emita el aviso de proceso finalizado, hacer clic en Aceptar.
7.- Por último, hacer clic en el botón Cerrar-Proceso para abandonar definitivamente el proceso de depuración de información.