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Ayuda de Farmatic — 18-Utilidades-de-base-de-datos, parte 1


Utilidades de base de datos

Ruta: Utilidades de base de datos

Resumen: Visión general de las utilidades de mantenimiento de la base de datos (Archivo > Utilidades > Utilidades de base de datos): seleccionar servidor, información del sistema, recálculos, reconstrucción contable, CGCOF, opciones avanzadas e importar/exportar. Debe ejecutarse sin usuarios y con copia previa.
Palabras clave: mantenimiento de la base de datos, seleccionar servidor, información del sistema, recalcular, reindexar, contadores, CGCOF, importar exportar tablas, consultas SQL, encriptar copias, reparar base de datos
Preguntas típicas: ¿Dónde están las herramientas de mantenimiento de la base de datos? | ¿Qué utilidades tiene Farmatic para corregir problemas de datos?

En este apartado se engloban aquellos procesos relacionados con tareas de mantenimiento del sistema y solución a problemáticas puntuales que puedan presentarse al respecto.

Se encuentra ubicado en la sección UTILIDADES del menú ARCHIVO.  Los procesos que engloba son:

. REGENERACION DE CONTADORES :  Este proceso regulariza los contadores de la aplicación, reajustándolos a su valor correcto si no lo fuera.

. REORGANIZACION DE INDICES DE LA B.D. :  Este proceso permite reconstruir los índices de las tablas de la base de datos de usuario.

. INDEXACION DE TABLAS DE LA B.D. :  Permite indexar las tablas que lo precisen para evitar un crecimiento excesivo.

. REACTUALIZAR B.D. DESDE UNA VERSION ANTERIOR :  Este proceso permite volver a lanzar la conversión de datos para adecuarla a la versión de FARMATIC con la que se está trabajando.

. CONSULTAS A BASE DE DATOS :  Permite aplicar consultas (queries) sobre la base de datos de FARMATIC y también sobre la base de datos de ATENCION FARMACEUTICA (si dicho módulo está instalado).

. ENCRIPTACION DE COPIAS DE B.D. :  Permite encriptar / desencriptar archivos de copias de seguridad.

Todos estos procesos deben ejecutarse sin que haya ningún usuario trabajando en la aplicación FARMATIC, y previamente se debe obtener una copia de seguridad de los datos.

Subtemas


Seleccionar Servidor

Ruta: Utilidades de base de datos > Seleccionar Servidor

Resumen: Permite elegir el servidor SQL y la base de datos con los que trabaja Farmatic (Archivo > Utilidades > Utilidades de base de datos > Seleccionar servidor), con login, contraseña y opciones de recordar; también por línea de comando con PNucleo.exe.
Palabras clave: cambiar de servidor, cambiar base de datos, servidor SQL, guardar usuario y contraseña, no volver a mostrar esta ventana, PNucleo.exe, acceso directo, base de pruebas, login SQL
Preguntas típicas: ¿Cómo cambio el servidor o la base de datos a la que se conecta Farmatic? | ¿Cómo abro Farmatic contra una base de pruebas con un acceso directo?

Mediante este proceso se podrá, en cada FARMATIC que se tenga abierto, seleccionar el servidor SQL sobre el que trabajar, así como la base de datos a utilizar.

Este proceso debe ejecutarse habiendo cerrado previamente todas las ventanas de la aplicación, pues implicará que se reinicie FARMATIC.

Al elegir esta opción se presenta una ventana en la que se solicitan los siguientes datos:

Asimismo se dispone de las siguientes cajas de chequeo:

Una vez cumplimentados todos los datos, hacer clic sobre el botón Aceptar, con lo que se reiniciará FARMATIC, trabajando ya contra el servidor y base especificados.

De otra parte, en relación a la selección de servidor y base de datos debe conocerse que también es posible su ejecución mediante línea de comando, lo que permitiría, por ejemplo, tener en el escritorio varios accesos directos a la aplicación y que cada uno de ellos acceda a un servidor y/o base de datos diferente.  Así, por ejemplo, para acceder al servidor SQLSERVER con la base de datos FarmaticPruebas la línea de comando a introducir sería:

C:\Programas\Farmatic\Bin\PNucleo.exe  SQLSERVER  FarmaticPruebas


Información del sistema

Ruta: Utilidades de base de datos > Información del sistema

Resumen: Muestra datos del sistema, de la base de datos y de las librerías de Farmatic y ofrece operaciones de mantenimiento desde su menú Opciones (rendimiento, copias, plan de mantenimiento, chequeo de BD, SQL Agent, envío por correo). Ruta: Archivo > Utilidades > Utilidades de base de datos > Información del sistema.
Palabras clave: versión de Farmatic, versión SQL, tamaño de la base de datos, log de transacciones, última copia realizada, plan de mantenimiento, evaluar rendimiento, chequear base de datos, DBCC CHECKDB, iniciar SQL Agent, enviar por correo al servicio técnico, Outlook
Preguntas típicas: ¿Cómo veo la versión de Farmatic y el tamaño de la base de datos? | ¿Cómo mando la información del sistema al servicio técnico? | ¿Dónde compruebo cuándo fue la última copia de seguridad o plan de mantenimiento?

Este proceso permite conocer una serie de información relevante sobre el sistema en el que se tiene instalado FARMATIC, así como la ejecución de operaciones de mantenimiento del mismo.

Al entrar en él se muestra una ventana en la que se da la información del sistema que se considera de interés.  La misma está dividida en tres ámbitos:

SISTEMA :  Bajo este epígrafe se dan los siguientes datos:

BASE DE DATOS :  En este apartado se engloban los siguientes datos:

LIBRERIAS DE FARMATIC :  En este apartado se cita cada una de las librerías de FARMATIC dándose de cada una de ellas su fecha de instalación y su tamaño de ocupación en disco.  Asimismo, se da una lista de todas las dll existentes en carpeta BIN de Farmatic.

HERRAMIENTAS EXTERNAS DE FARMATIC :  En este apartado se informa de todos los archivos .EXEC existentes en carpeta BIN de Farmatic.

Una vez la información en pantalla, si se desea imprimirla hacer clic sobre ella con el botón derecho del ratón y elegir la opción de impresión.  Ahora bien, si se desea enviar la información al servicio técnico mediante un e-mail, elegir la opción MANDAR POR CORREO ELECTRONICO del menú OPCIONES disponible en esta ventana, según se comenta más adelante.

Además de la presentación de la información citada, este proceso permite la ejecución de una serie de operaciones englobadas en el menú OPCIONES situado en la zona superior de la ventana.  Así, estas opciones son las siguientes:

Por último, se da opción a liberar espacio del mismo cuando sea necesario mediante el botón .  No obstante, cada vez que se entre en Farmatic se verificará el tamaño del log de transacciones, y se truncará automáticamente si tiene un tamaño superior a los 100 Mb.


Recálculo de bases imponibles

Ruta: Utilidades de base de datos > Recálculo de bases imponibles

Resumen: Proceso que ajusta los totales de ventas y bases imponibles a las líneas de venta reales cuando hay descuadres (p. ej. una factura cuyo total no coincide con las líneas). Ruta: Archivo > Utilidades > Utilidades de base de datos > Recálculo de bases imponibles.
Palabras clave: descuadre en factura, bases imponibles, total de factura no coincide, recalcular ventas, IVA descuadrado, incoherencia de líneas de venta, proceso largo
Preguntas típicas: ¿Qué hago si el total de una factura no coincide con la suma de sus líneas? | ¿Para qué sirve recalcular bases imponibles?

Este proceso se halla ubicado en el apartado UTILIDADES DE BASE DE DATOS, englobado en UTILIDADES del menú ARCHIVO.

De forma previa a su ejecución se deben cerrar todas las ventanas de la aplicación FARMATIC en todos los puestos de trabajo.  Asimismo, se recomienda la obtención previa de una copia de seguridad de los datos de usuario.  Puesto que puede ser un proceso de larga duración, debería ejecutarse en un momento en el que se tenga la certeza de no precisar trabajar con la aplicación hasta que finalice, pues no debe cortarse ni entrar en la aplicación hasta su total finalización.

Este proceso consiste en ajustar los totales de ventas y bases imponibles según la información real de líneas de venta.  Si bien lo normal será que estos datos sean coherentes entre sí, puede darse el caso de que, por algún problema puntual, puedan llegar a producirse desajustes en los mismos, que se traducirían, por ejemplo, en que al sacar una factura a un cliente la suma de importes de las líneas de venta no coincidiera con el desglose de bases imponibles que de ellas se realiza, lo que podría ocasionar que tampoco el total de factura coincidiera con la suma de importes de las líneas.  Será en estos casos cuando sea preciso realizar el recálculo de bases imponibles, que subsanará el problema basándose en la información de las líneas y recalculando las bases imponibles y total facturas.

Por tanto, este proceso no precisa de ser ejecutado salvo que se detecte algún problema que lo aconseje.  En cualquier caso, al lanzar el proceso, si no se encuentran incoherencias en la información se avisa de ello y no se ejecuta.


Reconstrucción contable de cierres de caja

Ruta: Utilidades de base de datos > Reconstrucción contable de cierres de caja

Resumen: Rehace los asientos contables de cierres de caja entre dos fechas según las ventas y el esquema contable de cierre de caja vigente; sirve para corregir anomalías o aplicar un nuevo esquema. Ruta: Archivo > Utilidades > Utilidades de base de datos.
Palabras clave: regenerar asientos, asientos de cierre de caja, contabilización de caja, esquema contable, cierre de caja, renumeración de asientos, Multi-NIF, corregir contabilidad
Preguntas típicas: ¿Cómo rehago los asientos contables de cajas ya cerradas? | ¿Cómo aplico un cambio del esquema contable a cierres antiguos?

Este proceso se halla ubicado en el apartado UTILIDADES DE BASE DE DATOS, englobado en la opción UTILIDADES del menú ARCHIVO.

Va a permitir rehacer automáticamente los asientos contables correspondientes a cierres de caja comprendidos entre las fechas que el usuario determine.  Esta reconstrucción de asientos se realizará en base a las operaciones de venta que se efectuaron esos días y el esquema contable de cierre de caja que se tenga definido.

Si se trabaja con Multi-Nif, se podrá seleccionar la empresa de la que se desea realizar la reconstrucción contable.

Para poder realizar este proceso se debe hacer previamente un cierre de caja, es decir, no deben haber cierres de caja pendientes de realización.

Así pues, mediante este proceso se podrían subsanar posibles anomalías en la contabilización, así como modificar el esquema contable de cierre de caja y reconstruir los apuntes de cajas ya cerradas para que se ciñan al nuevo esquema.

Recuérdese que el esquema contable de cierre de caja puede ser consultado o modificado, si así se desea, desde el proceso ESQUEMAS CONTABLES del menú CONTABILIDAD, activando la caja de chequeo "Aplicación" que en dicho proceso se encuentra y editando el esquema de "Cierre de Caja".


Recálculo del detalle de albaranes

Ruta: Utilidades de base de datos > Recálculo del detalle de albaranes

Resumen: Regenera el desglose de importes por familias de albaranes que no lo tienen, a partir de su recepción; no toca albaranes manuales o modificados. Ruta: Archivo > Utilidades > Utilidades de base de datos.
Palabras clave: albaranes sin detalle, desglose por familias, regenerar albarán, recepción, albarán vacío, detalle de albarán
Preguntas típicas: ¿Cómo recupero el desglose por familias de un albarán sin detalle?

Mediante este proceso se regenerará el detalle (desglose de importes por familias) de los albaranes que carezcan del mismo.

Esta regeneración se realizará a partir de la recepción asociada al albarán.

Este proceso no afectará a albaranes creados manualmente (sin recepción previa) o que tengan asociadas modificaciones manuales en su detalle por parte del usuario (pues estas modificaciones han de respetarse)..


Puesta a cero de contadores de bloques de recetas

Ruta: Utilidades de base de datos > Puesta a cero de contadores de bloques de recetas

Resumen: Inicializa los contadores internos de bloques de recetas cuando no reflejan el estado real, sin perder datos de bloques. Ruta: Archivo > Utilidades > Utilidades de base de datos.
Palabras clave: contadores de bloques, bloques de recetas, resetear contador, numeración de bloques, recetas, inicializar contadores
Preguntas típicas: ¿Qué hago si los contadores de bloques de recetas están mal?

En el caso de que, por cualquier motivo, los contadores internos de bloques de recetas no sean fiel reflejo del estado real de bloques, se podrá ejecutar este proceso para inicializar dichos contadores internos.

La ejecución de este proceso no produce ningún tipo de pérdida ni modificación de la información de bloques de recetas que se tengan registrados.


Actualización de artículos desde CGCOF

Ruta: Utilidades de base de datos > Actualización de artículos desde CGCOF

Resumen: Actualiza selectivamente fichas de artículo con datos de la base del Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos (PVP, laboratorio, receta, psicótropo, EFG, serializable, etc.), eligiendo campos y artículos (todos, especialidades, parafarmacia o lista). Ruta: Archivo > Utilidades > Utilidades de base de datos.
Palabras clave: actualizar artículos, base del Consejo, CGCOF, PVP, precio laboratorio, vademécum, EFG, psicótropo, estupefaciente, serializable SEVeM, dietoterápico, actualizar fichas masivamente, baja en vademécum
Preguntas típicas: ¿Cómo actualizo los precios y marcas de los artículos desde la base del Consejo? | ¿Puedo actualizar solo parafarmacia o una lista de artículos? | ¿Qué campos de la ficha se pueden refrescar desde el CGCOF?

Este proceso permite la actualización en fichas de artículos de aquellos datos que figuran en la base de datos del Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos.

Esta actualización es selectiva, es decir, el usuario decidirá que datos desea actualizar y sobre qué artículos efectuar la actualización.

Se recomienda efectuar previamente una copia de seguridad, a fin de poder retornar a la situación inicial de ser ello preciso.

Al entrar en este proceso se presenta una ventana en la que, en primer lugar, se presentan las cajas de chequeo correspondientes a los diferentes datos que pueden actualizarse.  El usuario deberá activar aquellas cajas correspondientes a los campos que desea actualizar en fichas de artículo.  Los posibles datos a actualizar son los siguientes:

Una vez escogidos los campos a actualizar, habrá de indicarse sobre qué artículos realizar la actualización, activando el botón radio correspondiente:


Opciones Avanzadas

Ruta: Utilidades de base de datos > Opciones Avanzadas

Resumen: Submenú de mantenimiento interno de la base de datos; tema contenedor que lista regeneración de contadores, reorganización e indexación de índices, reactualización de BD, consultas y encriptación de copias.
Palabras clave: opciones avanzadas, contadores, índices, indexar tablas, reactualizar base de datos, consultas SQL, encriptar copias
Preguntas típicas: ¿Dónde están las opciones avanzadas de la base de datos?

En esta opción de menú quedan englobados aquellos procesos relacionados con el mantenimiento interno de la base de datos donde se registran los datos de FARMATIC.  Estos procesos son:

Subtemas