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Ayuda de Farmatic — 22-Multialmacen, parte 2


Gestión de Almacenes

Ruta: Multialmacén > Gestión de Almacenes

Resumen: Proceso Maestros > Multialmacén > Gestión de almacenes: crear, modificar y borrar almacenes y sus campos (robot, reposición, stock accesible para dispensación, stock tipo, se provee de otros, carteras de ventas y recepción, prefijo de orden de traspaso).
Palabras clave: crear almacén, almacén principal, almacén de reposición, stock accesible para dispensación, stock tipo, se provee de otros almacenes, cartera de ventas, cartera de recepción, prefijo de orden de traspaso, limitar unidades en orden de traspaso
Preguntas típicas: ¿Cómo creo un almacén nuevo? | ¿Qué diferencia hay entre almacén de reposición y de dispensación? | ¿Qué significa Stock tipo en un almacén?

El proceso GESTIÓN DE ALMACENES se ubica en el apartado MULTIALMACÉN del menú MAESTROS.

Este proceso permite crear nuevos almacenes, modificar los ya existentes o eliminar aquellos de los que se desea prescindir.  Permitirá también indicar la situación de cada artículo en los diferentes almacenes en los que se desee incluirlo.  Por último, será posible asociar el almacén de trabajo por defecto en función del vendedor que haga la operación (venta o recepción) y desde el puesto de trabajo desde el que la haga.

Recuérdese que se entenderá como “almacenes” las diferentes zonas o ubicaciones donde se puede encontrar un artículo en la oficina de farmacia, ya sea dentro o fuera de ella (lineal, góndolas, rebotica, almacén anejo, etc.).

Al activarse la gestión multialmacén por vez primera, automáticamente se creará un primer almacén que se denominará “Almacén Principal”.  En dicho almacén se englobarán todos los artículos dados de alta en la farmacia.  Con ello se pretende facilitar la puesta en marcha de dicha gestión, partiendo ya de un almacén inicial completo de forma que sólo sea necesario la creación de los almacenes complementarios que cada usuario precise.   No obstante este almacén principal puede ser modificado cuando se desee, modificando su descripción, eliminando o modificando los artículos que engloba, etc.  En definitiva, este almacén se adaptará para que represente al principal de los almacenes de la farmacia.  Ahora bien, no será posible borrar este almacén.

Los campos a cumplimentar para crear un nuevo almacén son los siguientes:

Se aconseja leer también el apartado ROBOT DISPENSADOR CON FARMATIC MULTIALMACÉN.

……. Stock actual del almacén :  En este caso, el stock a considerar serán las unidades que del artículo haya en este almacén, es decir, las unidades reales que hay en él.

……. Stock actual + órdenes de traspaso de entrada :  En este caso, el stock a considerar será la suma de las unidades que del artículo haya en este almacén más las unidades que ese almacén tiene pendientes de recibir procedentes de otros almacenes según rece en las órdenes de traspaso pendientes de ejecución.

……. Stock actual  - órdenes de traspaso de salida :  En este caso, el stock a considerar será la resta de las unidades que del artículo haya en este almacén menos las unidades que ese almacén tiene pendientes de servir a otros almacenes según rece en las órdenes de traspaso pendientes de ejecución.

……. Stock actual  + órdenes de traspaso de entrada/salida :  En este caso, el stock a considerar serán la las unidades que del artículo haya en este almacén más las unidades que ese almacén tiene pendientes de recibir procedentes de otros almacenes según rece en las órdenes de traspaso pendientes de ejecución y menos las unidades que el almacén tenga pendientes de servir a otros almacenes.

Así, de haber esa gestión particular para cada almacén, en este campo se deberá indicar si en el caso de que este almacén se quede sin existencias se desea que automáticamente se vuelva a abastecerlo recurriendo al stock de los otros almacenes.  El abastecimiento se realizará mediante órdenes de traspaso de stock que el almacén emitirá dirigidas a los almacenes de los que se va a abastecer.  El usuario, obviamente, confirmará y ejecutará o no en última instancia esas órdenes de traspaso según crea conveniente.  Debe tenerse en cuenta que un almacén se podrá abastecer con el stock de almacenes de niveles inferiores, nunca de niveles superiores (más adelante en esta misma ayuda se ahondará sobre el establecimiento de niveles).  Para más información sobre las órdenes de traspaso véase el apartado TRASPASO ENTRE ALMACENES.

Además de los campos a cumplimentar mencionados, en la ventana de alta y modificación de almacenes se muestran dos campos a título informativo que no pueden ser modificados desde este punto:

Por último, indicar que si se lleva gestión Multi-Nif (activo el parámetro “Gestión de Múltiples NIF”) y se ha activado el parámetro “Empresa asociada a Almacenes”, en la ventana de definición de almacenes se dispondrá de un SELECTOR DE ACTIVIDAD, en el que se podrá indicar a qué empresa corresponde el almacén que se está editando.  De esta forma, las ventas o recepciones serán imputadas a esta empresa siempre que las unidades vendidas o recepcionadas salgan o entren en este almacén.  Para más información véase el apartado MULTIALMACÉN Y MULTI-NIF.

Subtemas


Asignación de prioridades

Ruta: Multialmacén > Gestión de Almacenes > Asignación de prioridades

Resumen: Define el nivel de prioridad y el porcentaje de asignación de cada almacén en Gestión de almacenes; determina el orden de presentación, el almacén por defecto en ventas y el abastecimiento entre almacenes.
Palabras clave: prioridad de almacén, nivel 1, porcentaje de asignación, almacén por defecto, orden de almacenes, distribución automática
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que las ventas salgan por defecto de un almacén concreto? | ¿Para qué sirve el % de asignación?

En el proceso GESTIÓN DE ALMACENES será donde se determine el peso o importancia que tiene cada almacén dentro de la farmacia.

Así, al entrar al proceso se dispone del botón .  Al hacer clic sobre él se abre una ventana en la que se presenta una parrilla en la que figuran todos los almacenes existentes.  Para cada uno de ellos se dispondrá de los siguientes campos:

……. El orden en que se presentan los almacenes en las parrillas en aquellos puntos de la aplicación donde se muestre esta información: VENTAS MOSTRADOR, COMPRAS, etc.  Se presentarán los almacenes ordenados de mayor a menor nivel, es decir, primero el de nivel 1.

……. El almacén del que por omisión se entiende que se coge la cantidad a dispensar en la venta será el de nivel 1 (salvo otras indicaciones, por ejemplo por haber una asignación al vendedor/host, haber priorizado fechas de caducidad, o indicarse manualmente algo distinto).  Si éste no tuviera suficiente cantidad, se pasaría a coger la mercancía del siguiente almacén de dispensación con nivel más alto, y así sucesivamente.

……. Si se lleva gestión de mínimos/máximos propios de cada almacén y hay almacenes que se proveen de otros, el abastecimiento siempre se hará de los almacenes de niveles inferiores.  Es decir, cuando un almacén se tenga que proveer de stock de otros almacenes siempre lo hará de los almacenes de nivel inferior, empezando por el de nivel inmediatamente posterior.  Por ejemplo, el almacén de nivel 2 se proveería en primer lugar del almacén de nivel 3, en segundo lugar recurriría al almacén de nivel 4, etc.  Por supuesto, sólo entrarían en esta dinámica de abastecimientos aquellos almacenes que hayan sido marcados como de reposición.


Existencias en cada almacén

Ruta: Multialmacén > Gestión de Almacenes > Existencias en cada almacén

Resumen: Permite ver y editar qué artículos hay en cada almacén (stock tipo, actual, mínimo, máximo, lote óptimo, situación, caducidad) y mover o replicar artículos entre almacenes desde Gestión de almacenes.
Palabras clave: existencias por almacén, stock actual, stock mínimo y máximo por almacén, lote óptimo, situación del artículo, mover artículos, replicar, fecha de caducidad, botón artículo
Preguntas típicas: ¿Cómo veo el stock de un artículo en cada almacén? | ¿Cómo paso artículos de un almacén a otro?

Haciendo clic sobre el botón , disponible en el proceso GESTIÓN DE ALMACENES, se tiene acceso a un proceso que va a permitir indicar qué artículos hay en cada almacén y en qué cantidad.  Asimismo, si así se ha determinado en parámetros, se podrán estipular los stocks mínimos y máximos que se desea para cada uno de ellos, así como sus lotes óptimos y ubicación física del artículo dentro de cada almacén.

Así, al entrar en esta opción haciendo uso de dicho botón se presentará una ventana en cuya zona superior se dispone de una caja desplegable donde elegir el almacén cuyos artículos se desea visualizar.  Una vez escogido, se mostrarán en una parrilla todos los artículos del mismo, dándose de cada uno de ellos los siguientes campos:

En el caso de que el almacén se corresponda con un almacén robot, debe tenerse en cuenta que estos datos de stock no tienen por qué ser reflejo de los stocks registrados en el interface del propio robot dispensador, puesto que los cambios que se realicen sobre el interface no tendrán reflejo sobre el almacén ni viceversa.  Sólo en el caso de que se respete escrupulosamente por parte del usuario en la información de multialmacén las salidas y entradas reales del robot se dará una coincidencia entre ambos entornos.

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la parrilla de artículos se tendrá acceso a las opciones que permitirán eliminar artículos de ese almacén, añadir nuevos artículos, etc.  Recuérdese también que si se desease eliminar totalmente los artículos de un almacén podría hacerse desde el proceso REGULARIZACIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA.

Además, en la parte superior de la ventana se dispone de los siguientes botones:


Asignación de almacenes por vendedor y host

Ruta: Multialmacén > Gestión de Almacenes > Asignación de almacenes por vendedor y host

Resumen: Parrilla para asociar almacenes a vendedores y/o puestos de trabajo (host) para que ventas y recepciones afecten a su almacén, o asignar por prioridad; permite limitar por empresa con Multi-NIF.
Palabras clave: almacén por vendedor, almacén por puesto de trabajo, host, asignar por prioridad, vendedor puesto, borrar asignaciones, ventas1
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que cada vendedor o puesto venda de su propio almacén? | ¿Cómo quito las asignaciones de almacén por vendedor?

Haciendo clic sobre el botón , disponible en el proceso GESTIÓN DE ALMACENES, se tiene acceso a un proceso que va a permitir establecer relaciones entre vendedores y/o puestos de trabajo con almacenes, de forma que en ventas y recepción de mercancías se asignen las unidades al almacén que corresponda en función del vendedor que hace la operación y del puesto de trabajo desde el que la hace.

Al respecto se dispone de las siguientes posibilidades:

Además, si se trabaja con Multi-Nif asociado a almacenes, es posible indicar que en las ventas realizadas desde un determinado puesto por un determinado vendedor se utilicen sólo los almacenes asociados a una determinada empresa.  En este caso, debe tenerse en cuenta que, tanto al finalizar una venta como una recepción de mercancías desde ese puesto y por ese vendedor, si se diera el caso de que la empresa indicada no tuviese almacenes asociados se avisaría de ello impidiéndose proseguir con la operación hasta que no se asigne algún almacén a la empresa o se elimine la asociación vendedor/host a dicha empresa.

Así, al entrar en este proceso se presenta una parrilla con tantas filas como vendedores se tengan definidos y tantas columnas como puestos de trabajo se hayan conectado alguna vez a FARMATIC en el servidor con el que se está trabajando.

Para cada combinación vendedor/puesto de trabajo se indicará el almacén que se desee asignar.  Para ello, en cada casilla de esta parrilla se dispone de una caja desplegable donde elegir el almacén.

Así, por ejemplo, si se desea que todas las ventas realizadas por el vendedor 01 sean englobadas en el almacén “Ventas1”, independientemente del puesto desde el que se realice la venta, en todas las casillas correspondientes a este vendedor se deberá asignar almacén “Ventas1”.

Si, por ejemplo, se desea que todas las ventas del puesto de trabajo X se engloben en el almacén “Ventas2”, independientemente del vendedor que realice la operación, en todas las casillas correspondientes a dicho puesto de trabajo se debe asignar almacén “Ventas2”.

Del mismo modo, si se desease que las operaciones del vendedor 01 realizadas desde el puesto X se engloben en el almacén “Ventas1”, pero las operaciones que dicho vendedor realice desde el puesto Y se engloben en el almacén “Ventas2”, en la casilla correspondiente al vendedor 01/puesto X se debe asignar almacén “Ventas1”, y en la casilla correspondiente al vendedor 01/puesto Y se debe asignar almacén “Ventas2”.

En aquellas combinaciones vendedor/host en las que no se desee efectuar una asignación específica de almacén, elegir “Asignar por Prioridad”, de forma que la asignación del almacén se realizará atendiendo al orden de prioridad establecido para los almacenes.

En la parte inferior de la ventana se dispone de los botones que permiten las posibles acciones, una vez establecidas las asignaciones de almacén:

. Botón Aceptar :  Permite grabar los cambios que se hayan efectuado.

. Botón Cancelar :  Permite abandonar el proceso sin grabar los cambios que se hayan efectuado.

. Botón Borrar :  Permite eliminar todas las asignaciones que se tengan definidas, de forma que o bien se definen de nuevo o no se establece asignación alguna, en cuyo caso en todos los casos la asignación de almacén será por nivel de prioridad.