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Ayuda de Farmatic — 22-Multialmacen, parte 4


Traspaso entre almacenes

Ruta: Multialmacén > Traspaso entre almacenes

Resumen: Proceso TRASPASO ENTRE ALMACENES (Maestros > Multialmacén): permite crear, editar, ejecutar, borrar e imprimir órdenes de traspaso de mercancía entre almacenes de la farmacia, con sus líneas, lotes/Datamatrix y consulta de histórico. Explica los campos de la orden y de cada línea.
Palabras clave: orden de traspaso, mover mercancía entre almacenes, pasar stock de rebotica a mostrador, ejecutar traspaso, almacén origen, almacén destino, traspaso vía scanner, limitar unidades al stock origen, sólo líneas pendientes, lotes datamatrix traspaso, nuevo editar borrar orden
Preguntas típicas: ¿Cómo paso mercancía de la rebotica al mostrador? | ¿Qué es una orden de traspaso y qué campos tiene? | ¿Cómo traspaso artículos con lote y caducidad usando el Datamatrix? | ¿Por qué hay una orden de traspaso distinta cada día?

El proceso TRASPASO ENTRE ALMACENES se ubica en el apartado MULTIALMACÉN del menú MAESTROS.  Puede accederse también a él mediante el botón o ubicado en la barra principal de herramientas de Farmatic.

El mismo permite generar manualmente órdenes de traspaso de artículos entre almacenes, así como modificar, ejecutar o eliminar órdenes pendientes, e incluso, consultar un histórico de traspasos ya realizados.

Debe entenderse como una orden de traspaso una especie de “libreta” en la que se irán apuntando las diferentes peticiones de mercancía que un almacén solicita de otro.  Por ejemplo, se puede crear la orden de traspaso “de rebotica a mostrador” en la que se irán anotando todas las peticiones que se hagan de traspaso de artículos de la rebotica con destino al mostrador.  Es decir, una orden de traspaso estará compuesta de una o más solicitudes de traspaso de mercancías entre almacenes.

Las peticiones de traspaso pueden ser automáticas o manuales.  Es decir, se puede configurar la aplicación para que cuando un determinado almacén necesite mercancía la solicite automáticamente a otros.  Pero también se pueden crear solicitudes de traspaso manualmente, simplemente anotándola en la orden de traspaso correspondiente.

En el caso de órdenes automáticas debe tenerse en cuenta que se creará una orden diferente por día.  Por ejemplo, si en un almacén se ha asociado la orden “de rebotica a ventas”, cuando se generen órdenes de traspaso de ese almacén cada día se creará una orden diferente que se identificará por su nombre seguido de la fecha de ese día.  Por ejemplo, “de rebotica a ventas 01/05/2016” será una orden de traspaso asociada a ese almacén creada automáticamente el día 01 de Mayo de 2016.  Todos los traspasos que afecten a ese almacén que se produzcan ese día se anotarán en esa misma orden.  Pero las que se produzcan al día siguiente se anotarán en la orden “de rebotica a ventas 02/05/2016”, y así sucesivamente.

En una misma orden de traspaso puede haber solicitudes de traspaso entre más de un almacén.  Por ejemplo, puede haber una orden que englobe todas las solicitudes que se han hecho al almacén A que está a 2 manzanas de distancia.  Así, bastaría con imprimir esa orden y con ella en mano ir a buscar la mercancía físicamente a dicho almacén externo a la farmacia y luego ir distribuyéndola según conste en las solicitudes (por ejemplo, 2 unidades en mostrador, 1 en la góndola central, 4 en rebotica, etc.).

Así pues, al entrar en el proceso TRASPASO ENTRE ALMACENES se visualiza en primera instancia una parrilla en la que figurarán todas las órdenes de traspaso existentes.  Téngase en cuenta que una orden de traspaso puede constar de una o varias líneas de traspaso, según se comenta más adelante.  Así pues, para crear una nueva orden hacer clic en el botón Nuevo.  Si se desea modificar una orden, situarse sobre ella y hacer clic en el botón Editar.  Si se desea eliminar una orden, situarse sobre ella y hacer uso del botón Borrar, si bien no deberían eliminarse las órdenes de trabajo genéricas (sin prefijo de fecha) que se hayan asociado a almacenes, pues es a partir de ellas que se irán generando las órdenes automáticas día a día que sean necesarias.  Además se dispone de la caja de chequeo “Sólo traspasadas” cuya activación provocará que sólo se muestren en la parrilla las órdenes que ya han sido ejecutadas.  Podrán entonces eliminarse aquellas que se estime pertinente.

A continuación se detallan los campos de que consta una orden de traspaso:

……………. Sólo Líneas Pendientes :  Su activación o no implicará que se eliminen o no de la consulta que se está visualizando las órdenes que ya han sido ejecutadas.

……………. Traspaso Vía Scanner :  Su activación o no implicará que se permita o no la introducción de artículos mediante lectura con scanner.  De activarse, se habilitará el campo CÓDIGO SCANNER donde poder realizar la lectura del código de barras del artículo, o bien su código Datamatrix.

……………. Limitar Unidades al Stock Origen :  Su activación o no implicará que se permita o no traspasar más unidades de las que hay en stock en el almacén origen.

Además de estos datos generales, en una orden de traspaso se encontrarán una o varias líneas de solicitud de traspaso, constando cada una de ellas de los siguientes campos:

Si se tiene activa la gestión de lotes y caducidades, bastará con leer el código datamatrix del envase para que automáticamente se identifique su lote.  Si hay varios envases, se indicará en el campo ‘Unidades’ cuántas unidades se van a traspasar.  Para introducir las lecturas Datamatrix de cada una de ellas se tienen dos opciones: habilitar el check ‘Traspaso Vía Scanner’ e ir leyendo los Datamatrix en el campo ‘Código Scanner’, o bien hacer clic en el icono que se habilitará al hacer clic en la columna ‘Unidades’ (equivalente a pulsar ) para entrar en la ventana de lecturas, donde proceder a las mismas.

Si, una vez efectuadas lecturas Datamatrix, se decrementa el número de unidades a traspasar (columna ‘Unidades’) se presentará una ventana donde se deberá leer el Datamatrix de los envases que finalmente no van a ser traspasados.

Si no se efectúa esta lectura, se retornará el número de unidades a traspasar a la situación original (se elimina el decremento manual realizado), pues no puede haber más número de lecturas Datamatrix que unidades a traspasar.

Si se diera el caso de haber unidades a traspasar sin lote asignado de artículos que gestionan lotes, al ejecutar el traspaso se presentará una ventana en la que indicar qué lote se debe asignar a esas unidades en el almacén destino.  Se muestra inicialmente una propuesta en función de los lotes y fechas de caducidades que el almacén origen tiene definidos para el artículo en cuestión.  No obstante, el usuario puede modificarla.

En esta ventana, se muestra en el grid superior los artículos que gestionan lotes y en la orden tienen envases sin lote asignado.  En la parrilla inferior es donde se asigna el lote para esos envases.  En el campo ‘Lote’ del grid inferior se dispone de un desplegable en el que figurarán todos los lotes que el artículo tiene definidos en el almacén origen, para que se pueda seleccionar a cuál de ellos corresponde cada envase que se va a traspasar.

Téngase en cuenta que en esta ventana de asignación de lotes, las lecturas Datamatrix previamente realizadas no podrán ser modificadas, apareciendo sobre fondo gris.

En esta ventana de asignación de lotes hay dos botones:

: Se aplicará la asignación de lotes definida en ese momento en la ventana, ya sea la propuesta originalmente o la definida por el usuario si ha realizado modificaciones. Se ejecutará el traspaso con dichos datos.

: Se aplicará la asignación de lotes originaria, obviándose posibles modificaciones que haya realizado el usuario a posteriori.  Se ejecutará el traspaso aplicando la propuesta automática de asignación de lotes.

Importante:  Puesto que una orden de traspaso puede generarse y guardarse para ser ejecutada en otro momento, debe tenerse en cuenta que las lecturas Datamatrix para gestión de lotes debe realizarse en el momento en que la orden de traspaso vaya a ejecutarse, puesto que al guardar una orden sin ejecutarla no se guardarán las lecturas Datamatrix, ya que éstas deben coincidir rigurosamente con los envases que vayan a ser traspasados realmente dado que cada código Datamatrix identifica a un único envase físico.

Se dispone de la caja de chequeo “Sólo Líneas Pendientes”, de forma que activándola sólo se visualizarán las órdenes de traspaso pendientes de ejecutar.  De no activarse, se visualizarán todas las órdenes, las pendientes y las ya ejecutadas.

A pie de ventana se dará información sobre el artículo que se tenga seleccionado en la parrilla en cuanto a su situación tanto en el almacén origen como en el almacén destino:  stock tipo, stock actual real, stock mínimo, stock máximo, lote óptimo, situación y fecha de caducidad.  Haciendo clic sobre el botón se podrá ver la situación del artículo en el resto de almacenes.

Asimismo, en la zona superior de la ventana se dispone de los siguientes botones:

Al finalizar el proceso se dará opción a obtener un listado con los traspasos que se han realizado.

Recuérdese que será posible asociar una orden de traspaso a un determinado almacén, seleccionando dicha orden en el campo adecuado de la ficha de ese almacén (véase el apartado GESTIÓN DE ALMACENES). De esta forma, todas las peticiones de traspaso que realice automáticamente ese almacén se englobarán en la orden asignada, lo que facilitará que cuando llegue el momento se pueda obtener una relación de todos los artículos que hay que coger de ese almacén para llevarlos a sus almacenes destino.

Resaltar un detalle:  Aunque la modificación del stock actual esté protegida, al ejecutarse órdenes de traspaso no se solicitará palabra clave al respecto.  De esta forma se permite que sean sólo algunas las personas que puedan modificar stocks (las indicadas al proteger ese campo, por ejemplo, el farmacéutico), pero sin impedir que cualquiera pueda ejecutar las órdenes de traspaso (por ejemplo, los auxiliares).

En la zona inferior de la ventana se dispone de información estadística sobre el consumo del artículo implicado en la órden de traspaso que se tenga seleccionado.  Este panel estadístico dispone de todas las prestaciones propias de este elemento (diferentes modalidades de vista, elección de período de consulta, etc.).

De otra parte, cuando se realiza un traspaso de un artículo, en el almacén destino se actualizará la fecha de caducidad si no tiene ya una fecha asignada, siempre y cuando en él no haya stock.  Ahora bien, si en el almacén destino hay stock y tiene fecha de caducidad asignada distinta a la de almacén origen del traspaso, se pedirá conformidad para asignar en almacén destino la fecha de caducidad del almacén origen, avisando si la fecha de origen es anterior o poserior a la de almacén destino.  En el propio mensaje de aviso se dispondrá del check ‘Realizar esto siempre que la fecha sea anterior/posterior’ (según sea) para poder activarlo si se desea que se obre igual en todos los casos similares que se den en el mismo traspaso.

Si se tiene instalado un robot dispensador, y existe un almacén ‘Robot’, en la ventana de órdenes de traspaso los artículos presentes en el robot se señalarán con el icono .  Además, aparecerá disponible el botón , que permite el acceso a la ventana de pedidos del robot (la misma a la que se tiene acceso desde recepción de mercancías).  Las unidades recibidas de los pedidos indicados afectarán a las unidades a traspasar.  Si el artículo no está en la orden de traspaso, o está pero su almacén destino no es el almacén ‘Robot’, se dará de alta una nueva línea de traspaso para este artículo, indicando como almacén destino el almacén ‘Robot’.  Cuando todo el pedido haya sido absorbido, si quedan otros pedidos del robot, la ventana de selección volverá a aparecer de forma automática hasta que no queden más pedidos de robot o se le haya indicado expresamente que no se vuelva a visualizar esta ventana.  En cualquier caso, siempre se podrá volver a solicitar la presentación de la ventana de pedidos haciendo uso del botón .

Subtemas


Mecanismo de generación de las órdenes de traspaso

Ruta: Multialmacén > Traspaso entre almacenes > Mecanismo de generación de las órdenes de traspaso

Resumen: Explica las reglas con que Farmatic genera automáticamente órdenes de traspaso entre almacenes cuando un almacén queda bajo mínimo (stock tipo, prioridad, almacén de reposición, cascada, paso a cartera). Ruta: Multialmacén > Traspaso entre almacenes.
Palabras clave: traspaso automático, bajo mínimo, almacén de reposición, considerar stock mínimo/máximo de cada almacén, este almacén se provee de otros almacenes, nivel de prioridad, stock tipo, limitar unidades en orden de traspaso al stock disponible, paso a cartera, robot dispensador traspaso
Preguntas típicas: ¿Por qué se generan órdenes de traspaso automáticas al vender? | ¿Qué condiciones tiene que cumplir un almacén para reponerse de otro? | ¿Qué pasa si el almacén de reposición se queda sin stock? | ¿Por qué el artículo pasa a cartera en vez de generar traspaso?

Las normas básicas que regirán la generación automática de órdenes de traspaso son las siguientes:

1.- Sólo se generarán órdenes de traspaso si se lleva gestión de mínimos y máximos independiente para cada almacén, es decir, si se tiene activo el parámetro “Considerar stock mínimo/máximo de cada almacén”.  De no ser así, cuando el stock del artículo alcance su mínimo entrará en cartera de la forma habitual.

2.- No generarán órdenes de traspaso aquellos almacenes en cuya ventana de definición se haya dejado desactivada la caja de chequeo “Este almacén se provee de otros almacenes”.

3.- A la hora de generarse órdenes de traspaso automáticas se tendrá en cuenta el stock tipo del artículo, que en cada almacén puede coincidir o no con su stock actual según se haya establecido el campo “Stock Tipo” en el proceso GESTIÓN DE ALMACENES.

4.- Se generarán órdenes de traspaso automáticas cuando el stock tipo de un almacén quede bajo mínimo (sea igual o inferior al stock mínimo fijado para dicho almacén).  Por tanto, se generarán órdenes de traspaso para paliar esta situación en todos aquellos procesos donde se chequea tal eventualidad: ventas, al grabar la ficha del artículo, etc.

5.- El traspaso se realizará de tantas unidades como sean necesarias para que el stock del almacén en cuestión alcance su stock máximo (es decir, su stock actual tras la transición sea igual al stock máximo fijado para dicho almacén).

6.- No se tomarán unidades de ningún almacén si la fecha de caducidad asociada está cumplida.

7.- No se tomarán unidades para traspasar de aquellos almacenes que no estén marcados como de reposición (es decir, aquellos que tengan desactivada la caja de chequeo “Almacén de Reposición” en el proceso GESTIÓN DE ALMACENES).  Por tanto, sólo los almacenes marcados como de reposición podrán ceder su mercancía a otros almacenes.

8.- Los almacenes se nutrirán de almacenes que tengan nivel de prioridad inferior al suyo (recuérdese al respecto que el nivel más alto es 1).

9.- La caída de un almacén bajo mínimo ocasionará una o varias órdenes de traspaso para paliar su situación.  Si alguna de esas órdenes ocasionara que algún otro almacén quedara bajo mínimo, se generaría otra orden de traspaso (o varias) para paliar esa nueva situación.  Y así sucesivamente.  Por tanto, un único movimiento (por ejemplo, una única venta) puede ocasionar múltiples órdenes de traspaso en cascada si fuera necesario.

10.- Si alguno de los almacenes de los que se hubiera de tomar mercancías para nutrir a otro tuviera stock 0, no se tendría en cuenta en la generación de la orden de traspaso.  Es decir, no se dejará nunca un almacén con stock negativo.  La única salvedad se da cuando se trata del almacén de reposición con nivel más bajo, es decir, el último eslabón en la cadena de generación de órdenes de traspaso.  En ese caso, como no queda ningún otro almacén al que solicitar la mercancía, se pueden dar dos casos en función de cómo se haya definido para ese almacén la caja de chequeo “Limitar unidades en orden de traspaso al stock disponible“.  Si se ha activado, el almacén nunca se quedará con stock negativo.  Si se ha desactivado, se quedará con stock negativo.  En ambos casos, las unidades que se requieran para nutrir a ese almacén y a las peticiones que éste tenga que afrontar pasarán a cartera para ser pedidas.  Ahora bien, este paso a cartera se realizará en base a los mínimos y máximos de los almacenes, o los generales del artículo en función de lo indicado en el parámetro “Gestión de cartera según stocks de ficha”.  El paso a cartera se producirá aunque esté desactivado el parámetro “Habilita la gestión automática de la cartera al modificar stock de un artículo”.

11.- Las líneas de orden de traspaso se anotarán en la orden de traspaso que el almacén que va a ceder la mercancía tenga asignada en su ficha (la definida en el campo “Orden de traspaso para proveer a otros almacenes”).  Ahora bien, las órdenes de traspaso se agruparán por días.  Por ejemplo, si la orden de traspaso se llama “de rebotica a ventas”, las órdenes que se generen el día 01 del 09 de 2016 se anotarán en la orden “de rebotica a ventas 01/09/16”.  Las que se generen el día 02 del 09 de 2016 se anotarán en la orden “de rebotica a ventas 02/09/16”.

12.- Al ejecutar órdenes de traspaso, si el almacén origen es el robot se preguntará si extraer las unidades físicamente del robot dispensador.  Si se contesta que sí, se enviará orden al robot para que salgan las unidades traspasadas (saldrán por la salida del robot asociada al puesto en el que se ejecuta la orden de traspaso).  Si se contesta que no, el comportamiento será como en versión anterior, es decir, se ejecuta la orden pero las unidades no salen físicamente del robot en ese momento.  Debe tenerse en cuenta que esta pregunta solamente se realizará al realizar traspasos en los que el almacén origen es el robot dispensador y siempre y cuando el artículo a traspasar esté en el robot.