Ruta: Multialmacén > Utilidades de multialmacén > Regularización de stocks
Resumen: Utilidad de Multialmacén para corregir discordancias entre el stock (actual, mínimo, máximo, lote óptimo) de la ficha del artículo y la suma de los almacenes, en uno u otro sentido, sobre un entorno de artículos. Ruta: Multialmacén > Utilidades.
Palabras clave: regularización de stocks, descuadre de stock, stock ficha distinto de almacenes, regularizar por la diferencia, almacén de regularización, campos a actualizar, gestionar stocks bajo mínimos, base de datos dañada, icono descuadre
Preguntas típicas: ¿Cómo cuadro el stock de la ficha con el de los almacenes? | Me sale el icono de descuadre en el stock actual, ¿qué hago? | ¿Cómo hago que el stock de ficha sea la suma de los almacenes? | ¿Puedo regularizar sólo una familia o laboratorio?
Este proceso permite subsanar posibles discordancias que haya entre el stock general de ficha de artículo (stock actual, mínimo y/o máximo) respecto a esos mismos datos registrados para cada uno de los almacenes.
No será normal que haya diferencias al respecto, pues la propia aplicación dispone de controles que impiden que, por cauces normales se den discordancias.
Así, con el uso cotidiano el stock actual en la ficha del artículo coincidirá con la suma de stocks de todos los almacenes. No hará falta regularización alguna.
Por ello el uso del proceso REGULARIZACIÓN DE STOCKS sólo será necesario en el supuesto de que se haya sufrido algún imprevisto como deterioro de base de datos, o alguna otra incidencia en el sistema que pueda haber afectado a la información.
Así, al entrar al proceso REGULARIZACIÓN DE STOCKS, en primer lugar se da opción a delimitar sobre qué grupo de artículos se desea aplicar el proceso. Para ello se presentará el selector de entorno estándar. Haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la regularización, que se aplicará así únicamente a los artículos incluidos en el entorno de consulta seleccionado. Los posibles entornos son:
Listas de artículos. Para restringir la regularización a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la regularización a una familia de artículos, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos Homogéneos. Para restringir la regularización a un conjunto homogéneo, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la regularización a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la regularización a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la regularización a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Superfamilias: Para restringir la regularización a los artículos pertenecientes a una determinada superfamilia, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Superfamilia o bien pulsar las teclas
Situaciones: Para restringir la regularización a los artículos de una determinada situación, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono situaciones o bien pulsar las teclas
Supersituaciones: Para restringir la regularización a los artículos pertenecientes a una determinada supersituación, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Supersituacióna o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN. Para restringir la regularización a los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén. Se abrirá una ventana donde figurarán los almacenes existentes, pudiéndose seleccionar el deseado. De esta forma la consulta se limitará los artículos que en este momento estén englobados en dicho almacén.
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos. En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser . Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.
Así pues, una vez establecidas las acotaciones oportunas para realizar la consulta, se presentarán en una parrilla de exploración todas las líneas correspondientes a artículos englobados en el entorno seleccionado y en los que se haya encontrado alguna incidencia que regularizar en cuanto a stock actual. Es decir aquellos cuyo stock actual no coincide con la suma de stocks actuales de los almacenes.
Si se desea hacer extensiva la regularización a stocks mínimos y o máximos, es posible. Para determinar qué tipo de incidencia se desea regularizar es por lo que se dispone de tres cajas de chequeo: “En stock actual”, “En stock mínimo” y “En stock máximo”. Así, se podrán regularizar al mismo tiempo los tres tipos de descuadres, dos de ellos o sólo uno, en función de las cajas de chequeo que se hayan activado.
La información de los artículos con descuadres que se muestra en la ventana se divide en dos parrillas. En la superior se dan datos referidos a información global (es decir, información en la ficha del artículo) y la inferior muestra un desglose por almacenes.
Esta es la información que se da en la parrilla superior:
CÓDIGO del artículo.
DESCRIPCIÓN del artículo.
S. TOT. ALM. : Suma de stocks actuales del artículo en todos los almacenes.
S. ACTUAL : Stock actual del artículo en su ficha. Aparecerá resaltado en rojo cuando no coincida con la suma de stocks de los almacenes, es decir, cuando haya un descuadre.
S. MÍNIMO : Stock mínimo del artículo en su ficha. Aparecerá resaltado en rojo cuando no coincida con la suma de stocks mínimos de los almacenes, es decir, cuando haya un descuadre.
S. MÁXIMO : Stock máximo del artículo en su ficha. Aparecerá resaltado en rojo cuando no coincida con la suma de stocks máximos de los almacenes, es decir, cuando haya un descuadre.
L. ÓPTIMO : Lote óptimo del artículo en su ficha.
SITUACIÓN : Ubicación del artículo que figura en su ficha.
CADUCIDAD : Fecha de caducidad en ficha.
P.V.P. en ficha.
P.M.C. en ficha.
P.U.C. en ficha.
FAMILIA a la que pertenece el artículo.
G. TERP.: Código del grupo terapéutico al que pertenece el artículo.
GRUPO TERAPÉUTICO : Descripción del grupo terapéutico del artículo.
C. LABOR. : Código del laboratorio fabricante del artículo.
LABORATORIO : Descripción del laboratorio fabricante del artículo.
Y esta es la información que se da en la parrilla inferior:
ALMACÉN : Nombre del almacén. Entre paréntesis el número total de artículos diferentes que hay en él.
S. ACTUAL : Stock actual del artículo en dicho almacén.
S. MÍNIMO : Stock mínimo del artículo en ese almacén.
S. MÁXIMO : Stock máximo del artículo en ese almacén.
L. ÓPTIMO : Lote óptimo del artículo en ese almacén.
SITUACIÓN : Ubicación del artículo en ese almacén.
F. CADUCIDAD : Fecha de caducidad del artículo en ese almacén.
Una vez determinado sobre qué grupo de artículos hacer la regularización (es decir, sobre qué entorno se aplica) y qué tipo de descuadres se quiere regularizar, en la parrilla se mostrarán solo los artículos que estén englobados en ese entorno y presente alguno de los descuadres que se han determinado.
Para dar comienzo a la regularización bastará con hacer clic en el botón Regularizar (). Si no se desea regularizar todos los artículos presentes en la parrilla, teniendo activa la caja de edición “Multiselección” será posible ir seleccionando las líneas que sí se desean regularizar, haciendo clic sobre ellas manteniendo pulsada la tecla
Así, una vez se hace clic sobre el botón Regularizar se presenta una ventana en la que indicar aspectos relevantes en cuanto a la forma en que se desea llevar a cabo la regularización:
……….... Regularizar la totalidad de los stocks : En este caso, se asignará al almacén que se determine el stock actual (mínimo, máximo y/o lote óptimo, según se determine) que hay en la ficha de artículo, modificándose el stock del resto de almacenes para que la suma total final coincida con el stock de ficha.
……….... Regularizar por la diferencia de stocks : En este caso, la diferencia existente en este momento entre el stock de ficha y la suma de stocks de almacenes será sumada o restada, según proceda, al stock del almacén que se determine. Los stocks del resto de almacenes se ajustarán a la nueva situación para que sumen exactamente el stock actual (mínimo, máximo y/o lote óptimo, según se determine) en ficha.
……….... Almacén de regularización : En esta caja desplegable se debe elegir el almacén sobre cuyo stock se ha de realizar la regularización (aquel al que se asignará el stock del artículo o se sumará/restará la diferencia, según la modalidad elegida).
REGULARIZAR STOCK DE FICHA DE ARTÍCULO, SEGÚN EL STOCK EN ALMACENES: Seleccionar esta opción cuando lo que se desea es respetar el stock de los almacenes y modificar el stock actual (mínimo, máximo y/o lote óptimo, según se determine) en ficha. En este caso, en la ficha del artículo se fijará como stock actual (mínimo, máximo y/o lote óptimo) la suma de stocks de los almacenes.
CAMPOS A ACTUALIZAR : Activar los tipos de stock que se desea regularizar, pudiendo ser stock actual, stock mínimo, stock máximo y/o lote óptimo.
GESTIONAR STOCKS BAJO MÍNIMOS : Puesto que la modificación de stocks puede dar lugar a situaciones de bajo mínimos, será opcional que ante dichas situaciones se pongan en funcionamiento o no los mecanismos oportunos para solucionarlas. Así, activando esta caja de chequeo, cuando la regularización ocasione que el artículo quede bajo mínimo (en ficha o en almacenes) se producirán las órdenes de traspaso entre almacenes y los pasos a cartera oportunos para paliar esa situación de bajo mínimo. Por el contrario, si no se activa esta caja, si la regularización deja situaciones de bajo mínimo así quedarán hasta que el trabajo cotidiano las vaya subsanando, suponiendo que no se desea que la regularización ocasione órdenes de traspaso ni pasos a cartera.
Una vez fijada la pauta deseada para la regularización, hacer clic en el botón Aceptar. Cuando la regularización finalice, bastará con hacer clic en el botón Cancelar para abandonar el proceso.
Ruta: Multialmacén > Utilidades de multialmacén > Regularización de información complementaria
Resumen: Utilidad poco habitual de Multialmacén para eliminar artículos de un almacén y borrar información de origen/destino de carteras, pedidos y recepciones, o datos de ventas e inventario por almacén.
Palabras clave: eliminar artículos del almacén, borrar información almacén origen cartera, regularizar ventas por almacenes, unidades vendidas por almacén, limpiar multialmacén, diario de ventas almacén, inventario unidades vendidas
Preguntas típicas: ¿Cómo vacío de artículos un almacén? | ¿Cómo borro el detalle de ventas por almacén del diario de ventas? | ¿Cómo elimino el rastro de almacenes en carteras y pedidos?
Este proceso permite ejercer una serie de acciones sobre información relativa a multialmacén que pueden ser de utilidad en determinados momentos, si bien no serán habituales. Estas son dichas acciones, pudiéndose ejecutar aquellas que en cada momento se determinen convenientes:
ELIMINAR ARTÍCULOS DEL ALMACÉN : De activarse esta caja de chequeo se habilitará también la caja desplegable donde será posible seleccionar el almacén cuyos artículos se desea borrar. Se dispone también de un selector donde poder elegir el entorno al que aplicar la eliminación (familias, lista de artículos, laboratorio, etc.). La ejecución de este proceso supondrá eliminar todos los artículos de dicho almacén englobados en el entorno elegido. Este proceso puede ocasionar descuadres en cuanto a suma de stocks de los almacenes restantes respecto al stock en ficha (tanto actual, como mínimo, máximo y lote óptimo). Si con posterioridad al borrado se desea regularizar la situación se podrá hacer uso del proceso REGULARIZACIÓN DE STOCKS.
ELIMINAR INFORMACIÓN DEL ALMACÉN ORIGEN DE LA ENTRADA EN CARTERA : De ejecutarse esta opción, se eliminará en todas las carteras la información complementaria que detalla los almacenes que originaron la entrada del artículo en la cartera. En ningún caso supondrá eliminar unidades de la cartera, simplemente se perderá ese rastro que permitía relacionarlas con los almacenes correspondientes.
ELIMINAR INFORMACIÓN DEL ALMACÉN ORIGEN DE UN PEDIDO : De ejecutarse esta opción, se eliminará en todos los pedidos la información complementaria que detalla los almacenes que originaron la entrada del artículo en el pedido. En ningún caso supondrá eliminar unidades del pedido, simplemente se perderá ese rastro que permitía relacionarlas con los almacenes correspondientes.
ELIMINAR INFORMACIÓN DEL ALMACÉN DESTINO DE UNA RECEPCIÓN : De ejecutarse esta opción, se eliminará en todas las carteras la información complementaria que detalla los almacenes que originaron la entrada del artículo en el pedido que se está recepcionando. En ningún caso supondrá eliminar unidades de la recepción, si bien se perderá esa información sobre su origen.
REGULARIZAR INFORMACIÓN DE LAS VENTAS POR ALMACENES : De activarse esta opción, se podrá eliminar del DIARIO DE VENTAS el detalle de ventas del almacén que se determine en el campo “Almacén de regularización”.
REGULARIZAR INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE UNIDADES VENDIDAS : De activarse esta opción, se podrá eliminar del INVENTARIO el dato de unidades de venta del almacén que se determine en el campo “Almacén de regularización”.
Ruta: Multialmacén > Ficha de artículo con multialmacén
Resumen: Explica qué cambia en la ficha del artículo (Maestros > Artículos) al usar multialmacén: pestañas Histórico y Multialmacén, alta en almacén, modificación del stock, lotes por almacén y caducidad.
Palabras clave: ficha artículo multialmacén, alta de artículo en almacén, seleccionar almacén al dar de alta artículos, permitir modificar el stock actual de la ficha, caducidad desde lotes y multialmacén, lotes por almacén
Preguntas típicas: ¿En qué almacén se da de alta un artículo nuevo? | ¿Por qué no me deja poner la fecha de caducidad en un almacén? | ¿Qué pestañas de la ficha cambian con multialmacén?
Si se tiene instalado FARMATIC con MULTIALMACÉN, y se tiene activa dicha gestión en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, en la ficha del artículo se verán afectadas las siguientes pestañas:
………..- “HISTÓRICO”
………..- “MULTIALMACÉN”
Asimismo, en relación al artículo y su ficha habrán de tenerse en consideración los siguientes aspectos:
Al dar de alta un nuevo artículo se dará de alta directamente en el almacén principal o se presentará una ventana de selección de almacenes para indicar en qué almacén se desea darlo de alta, según se haya indicado en el parámetro Seleccionar almacén al dar de alta artículos.
Será posible o no la modificación manual del stock actual del artículo en función de lo que se haya indicado en el parámetro Permitir modificar el stock actual de la ficha.
Si se tiene activa la gestión de lotes y caducidades (activo el parámetro Activar gestión por lotes y caducidades, en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS) y el artículo en cuestión entra dentro de esta gestión (activo el check ‘Lote caducidad’ la pestaña “AUXILIAR” de su ficha), en la ventana de asignación de lotes se deberá indicar para cada lote el almacén que le corresponde.
Si se tiene activo el parámetro Caducidad desde Lotes y MultiAlmacén (entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), no se permitirá indicar una fecha de caducidad para un artículo en un almacén si no es menor a la de los lotes existentes para ese almacén o si no existen lotes con stock para el almacén en cuestión.
Ruta: Multialmacén > Ficha de artículo con multialmacén > Pestaña �Histórico�
Resumen: Describe cómo cambia la pestaña Histórico de la ficha del artículo con multialmacén: filtro por almacén, acciones marcadas M.Alm (traspasos, regularización, mover stock...) y detalle por almacenes del movimiento.
Palabras clave: histórico del artículo por almacén, M.Alm, mover stock, regularizar stock, entrada en O. traspaso, movimientos de stock, acción del histórico, detalle por almacenes
Preguntas típicas: ¿Cómo veo los movimientos de stock de un artículo en un almacén concreto? | ¿Qué significa (M.Alm) en el histórico del artículo? | ¿Cómo sé qué traspaso cambió el stock de un artículo?
Al activar esta pestaña se visualizará normalmente el histórico del artículo (véase el apartado EL HISTÓRICO DE ARTÍCULO), si bien el hecho de tener activo Multialmacén implicará los siguientes cambios:
Se dispondrá de la caja de chequeo “Almacén”, en el que se podrá restringir la consulta del histórico del artículo a sólo las modificaciones de stock habidas en un almacén determinado.
Cuando se haya indicado que se desea consultar la información sólo de un almacén, en la parrilla sólo se incluirán los cambios que hayan habido en ese almacén en cuanto a su stock actual. Quedarán descartados del histórico el resto de movimientos (modificaciones en cartera, en recetas, etc.).
Los movimientos del histórico originados en multialmacén (por ejemplo, por la ejecución de órdenes de traspaso), en el campo “Acción” presentarán entre paréntesis el sufijo M.Alm.
En el histórico de artículo podrán ahora encontrarse movimientos propios de Multialmacén, quedando reflejados en el campo “Acción” como sigue:
……………..(M.Alm). Mover Stock : Indica una modificación del stock mediante el botón Mover Artículos en la consulta de artículos de un almacén.
……………. (M.Alm). Ordenes de Traspaso : Modificación de stock por ejecución de una orden de traspaso.
……………. (M.Alm). Regularizar Stock : Cambio de stock por ejecución de la utilidad de multialmacén REGULARIZACIÓN DE STOCKS.
……………. (M.Alm). Modif. Artículos Alm. : Por modificación manual del stock desde la consulta de artículos de un almacén.
……………. (M.Alm). Borrado de Artículos : Eliminación de un artículo de un almacén.
……………. (M.Alm). Stock Manual : Indica una variación del stock de multialmacén que no ha implicado una variación del stock de la ficha del artículo. Por ejemplo, cuando se varían stocks de almacenes pero la suma de todos ellos sigue siendo la misma.
……………. (M.Alm). Alta en Almacén : Indica un alta del artículo en un almacén, aunque ello no suponga una modificación propiamente dicha de su stock.
……………. (M.Alm). Entrada en O. Traspaso : Indica que el artículo entró en una orden de traspaso. En la columna de observaciones se detallará la orden de traspaso afectada, la acción ejecutada, unidades y almacenes involucrados.
……………. (M.Alm). Borrado en O. Traspaso : Indica que el artículo se eliminó en una orden de traspaso. En la columna de observaciones se detallará la orden de traspaso afectada, la acción ejecutada, unidades y almacenes involucrados.
……………. (M.Alm). Modif. en O. Traspaso : Indica que se realizaron modificaciones sobre el artículo en una orden de traspaso. En la columna de observaciones se detallará la orden de traspaso afectada, la acción ejecutada, unidades y almacenes involucrados.
Bajo la información habitual del histórico, se incluye una parrilla de detalle por almacenes. Así, situados sobre una línea del histórico, en esta parrilla se mostrará el desglose de a qué almacenes afectó dicho movimiento y cómo varió su stock. Es decir, se mostrarán los movimientos complementarios al movimiento que se tiene seleccionado en la parrilla principal del histórico. Por ejemplo, si situamos el cursor sobre una línea del histórico que refleja que el stock del almacén A pasó de tres a cuatro, en la parrilla de detalle por almacenes se mostrará tanto la modificación en el almacén A, como la modificación en el almacén B de donde salió esa unidad que pasó al almacén A (por ejemplo, indicando que inicialmente en el almacén B habían 2 unidades y finalmente quedó 1).
Haciendo clic sobre una línea de detalle, en la parrilla superior del histórico aparecerán los movimientos del almacén al que se refiera esa línea de detalle (salvo si se hace sobre una línea correspondiente al almacén total), situándose el cursor sobre la línea correspondiente a ese movimiento detalle del que se parte. Igualmente, si situados sobre una línea del histórico se modifica el almacén seleccionado en la caja desplegable “Almacén”, se mostrará el histórico de movimientos en dicho almacén, pero el cursor se situará en el movimiento correspondiente.