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Ayuda de Farmatic — 23-Farmatic-Grupos, parte 1


Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos

Resumen: Introduce FARMATIC GRUPOS, la aplicación que enlaza farmacias de un grupo de compras para compartir información y comprar conjuntamente; es esencialmente un contenedor de subtemas (parámetros, ficha, ventas, compras, utilidades...).
Palabras clave: grupo de farmacias, compra conjunta, grupo de compras, farmatic consolidado, enlace con farmatic grupos, intercambiar información entre farmacias, propuestas del grupo
Preguntas típicas: ¿Qué es Farmatic Grupos y qué cambia en Farmatic? | ¿Cómo comparto información con otras farmacias del grupo?

FARMATIC GRUPOS es la aplicación que permite que un grupo de farmacias usuarias de FARMATIC intercambien información de tal forma que sea posible establecer un vínculo informativo entre ellas, así como el establecimiento de una política de compras conjunta si se estima conveniente.

Para que ello sea posible debe haber un vínculo entre FARMATIC y FARMATIC GRUPOS que permita un intercambio de información entre ambas aplicaciones.

Así, en cada farmacia, FARMATIC GRUPOS recogerá información generada en FARMATIC que pueda ser de interés al grupo de farmacias (artículos dados de alta, familias, estadísticas de venta, precios, stocks….).

Del mismo modo, en cada farmacia, FARMATIC recibirá información de FARMATIC GRUPOS (propuestas de pedidos que el grupo hace a la farmacia, pedidos en firme que la farmacia recepcionará, etc.).

Cada farmacia del grupo tendrá pues instalado tanto FARMATIC (donde se desarrollará su actividad cotidiana como oficina de farmacia) como FARMATIC GRUPOS (donde se gestionarán todas las cuestiones compartidas por el grupo de compras).

La información propia de FARMATIC de cada farmacia y recogida en su propio FARMATIC GRUPOS podrá ser distribuida a FARMATIC GRUPOS del resto de farmacias cuando así se estime conveniente, según se explica en la ayuda de dicha aplicación.

En sucesivos apartados se van a detallar los cambios que el usuario podrá apreciar sobre FARMATIC si trabaja con FARMATIC GRUPOS.

Para más información sobre FARMATIC GRUPOS véase la ayuda de dicha aplicación.

Subtemas


Parámetros relacionados con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Parámetros relacionados con Farmatic Grupos

Resumen: Describe los parámetros del entorno FARMATIC GRUPOS en Configuración / Parámetros: enlace, bases de datos (local y consolidada), color del grupo, pedidos por defecto al grupo, avisos de mínimos y confirmación de marcas de proveedores.
Palabras clave: enlazar con farmatic grupos, base de datos de farmatic grupos, base de datos local, base de datos consolidada, color de información del grupo, los pedidos por defecto van al grupo, avisar si se pide menos del mínimo, confirmar las marcas de los proveedores
Preguntas típicas: ¿Cómo activo el enlace con Farmatic Grupos? | ¿Dónde configuro que los pedidos vayan por defecto al grupo? | ¿Qué base de datos debo indicar para Farmatic Grupos?

Si se trabaja con FARMATIC GRUPOS, en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS de FARMATIC, se dispondrá del entorno FARMATIC GRUPOS, en el que se englobarán todos los parámetros relacionados con esta gestión.  Dichos parámetros son los siguientes:


Ficha de artículo con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Ficha de artículo con Farmatic Grupos

Resumen: Describe la pestaña GRUPO de la ficha del artículo, que muestra por farmacia del grupo stock, PVP, fechas de última entrada/salida y modificación (solo informativa).
Palabras clave: pestaña grupo, stock en otras farmacias, pvp en otras farmacias, última entrada última salida, ver artículo en el grupo, farmacias del grupo
Preguntas típicas: ¿Cómo veo si otra farmacia del grupo tiene un artículo? | ¿Dónde veo el PVP de un artículo en las demás farmacias del grupo?

De tener activo el parámetro de enlace con FARMATIC GRUPOS, en la ficha del artículo (ARTÍCULOS en menú MAESTROS) figurará la pestaña “GRUPO”.

De activarse dicha pestaña se detallará en una parrilla la presencia del artículo en las diferentes farmacias del grupo.  Así, habrá una línea por cada farmacia del grupo en la que esté presente el artículo en cuestión, dándose en cada línea la siguiente información:

Toda esta información es meramente informativa, no pudiendo ser alterada en modo alguno desde este punto.


Búsqueda de artículos con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Búsqueda de artículos con Farmatic Grupos

Resumen: Explica la pestaña GRUPO en la búsqueda de artículos (F5/Buscar) y el botón Ver Grupo, que muestran stock global, PVP medio y datos por farmacia del grupo.
Palabras clave: buscar artículo en el grupo, botón ver grupo, stock total del grupo, pvp medio, F5 buscar, artículo no dado de alta en farmacia local
Preguntas típicas: ¿Cómo busco un artículo en las otras farmacias del grupo? | ¿Qué hago si el artículo no está dado de alta en mi farmacia pero sí en el grupo?

En diversos puntos de la aplicación FARMATIC es posible la búsqueda de artículos por su descripción (mediante el uso del botón Buscar o el uso de la tecla ).  Esta búsqueda puede realizarse en diferentes entornos: almacén propio, base de datos del Consejo, en conjuntos homogéneos, etc.

Pues bien, de tener activo el parámetro de enlace con FARMATIC GRUPOS también será posible efectuar esta búsqueda en las distintas farmacias del grupo.

Así pues, cuando se lance la búsqueda de artículos se dispondrá de la pestaña “GRUPO”.  Al activarla se mostrará una ventana en la que figuran dos parrillas de información:

Al activar la pestaña “GRUPOS”, si no se ha hecho aún ninguna acotación figurarán inicialmente todos los artículos del grupo, pudiéndose efectuar las habituales búsquedas por descripción ya existentes en el resto de entornos de búsqueda.  Si ya se había hecho alguna acotación en otra pestaña, al activar la pestaña “GRUPOS” seguirá vigente esa acotación.  Cualquier acotación puede deshacerse pulsando las teclas + .

Asimismo, en cualquier pestaña del proceso de búsqueda se dispondrá del botón Ver Grupo, de tal forma que si se selecciona un determinado artículo, para poder ver su situación en el grupo sin tener que repetir la búsqueda en la pestaña “GRUPO” bastará con hacer uso de este botón.  Con ello se activará la pestaña “GRUPO” presentándose sólo la información de grupo referida al artículo seleccionado.  Cuando se desee volver a visualizar todos los artículos del grupo bastará con hacer clic en el botón Restaura que se habrá habilitado a tal efecto.

Si se hiciese doble clic sobre un determinado artículo en la parrilla superior de la ventana de búsqueda (por ejemplo en la ventana de ventas para proceder a su dispensación) y dicho artículo no estuviera dado de alta en la farmacia local, se asumirían los datos de stock, pvp, etc. que figuren en la farmacia que se tenga seleccionada en la parrilla inferior.


Listas de artículos con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Listas de artículos con Farmatic Grupos

Resumen: Explica cómo compartir listas de artículos con las farmacias del grupo mediante el check Enviar al Grupo y cómo se reciben las listas de otras farmacias.
Palabras clave: enviar lista al grupo, compartir listas, enviar al grupo, listas recibidas, sufijo _Grupos, icono lista recibida
Preguntas típicas: ¿Cómo comparto una lista de artículos con las demás farmacias? | ¿Qué pasa si recibo una lista con el mismo nombre que una mía?

Se permite el intercambio de listas de artículos entre farmacias del grupo.  Las listas a compartir se marcarán activando el check ‘Enviar al Grupo’ disponible en la ventana de edición de listas de Farmatic.

En el grid de listas ya creadas se ha habilita la columna ‘Enviar al Grupo’ en la que se visualiza si la lista está o no marcada para ser compartida por el grupo.

Además, en el grid se señalarán con el icono en la columna de descripción las listas que se han recibido desde otras farmacias del grupo.

Situando el cursor sobre el icono se muestra la farmacia origen de la lista y el nombre de la misma.  En esas listas no estará habilitado el check ‘enviar al grupo’, pues solo puede activar esa característica la farmacia que crea la lista.

En el caso de que se reciba desde otra farmacia una lista que tenga el mismo nombre que una lista ya existente, se creará añadiendo al nombre el sufijo “_Grupos”.


Ficha de proveedor con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Ficha de proveedor con Farmatic Grupos

Resumen: Describe la pestaña FARMATIC GRUPOS de la ficha del proveedor: marca 'El proveedor lo gestiona el Grupo por defecto' y Tipo de Proveedor (normal, laboratorio o farmacia del grupo, para traspasos).
Palabras clave: proveedor gestionado por el grupo, tipo de proveedor, proveedor que representa una farmacia, proveedor laboratorio, traspasos entre farmacias, ficha de proveedor
Preguntas típicas: ¿Cómo marco que un proveedor lo gestiona el grupo? | ¿Cómo doy de alta a otra farmacia del grupo como proveedor para pedirle mercancía?

De tener activo el parámetro de enlace con FARMATIC GRUPOS, en la ficha del proveedor (PROVEEDORES en menú MAESTROS) figurará la pestaña “FARMATIC GRUPOS”.

En dicha pestaña se encuentra la caja de chequeo “El proveedor lo gestiona el Grupo por defecto”.  De activarse se entenderá que tanto los pedidos, como las recepciones, albaranes y facturas ligadas a este proveedor deben ser traspasadas a FARMATIC GRUPOS para que sean tratadas como información común del grupo de compras.

Para más información sobre la posterior distribución de la información entre las diferentes farmacias del grupo consúltese la ayuda específica de FARMATIC GRUPOS.

En esta pestaña “FARMATIC GRUPOS” también se ubica la caja desplegable “Tipo de Proveedor”.  En ella se indicará si se trata de un proveedor normal, si representa a un laboratorio o si representa a otra farmacia del grupo.  En el caso de que se indique que representa a una farmacia, se solicitará indicar a qué farmacia del grupo representa.

Un proveedor “normal” será aquel que se utilice para el envío de pedidos (ya sean comunicados al grupo de farmacias o no).

Que un proveedor represente a un laboratorio no tiene más implicación que el tener esa referencia a nivel informativo.

Que un proveedor represente a una farmacia del grupo significa que los pedidos que se realicen a dicho proveedor se entenderán como una petición de mercancía que se realiza a esa otra farmacia del grupo a la que representa para que ésta sirva.  Dichos pedidos serán pues considerados como “Traspasos”.  Para más información véase TRASPASOS ENTRE FARMACIAS.

Si se indica que un proveedor representa a una farmacia, la caja "El proveedor lo gestiona el grupo por defecto" quedará deshabilitada, pues este tipo de proveedores siempre son gestionados por el grupo.

En el selector de proveedores aparecerán en azul aquellos que representen a un laboratorio y en negrita los que representen a farmacias.

Los proveedores que representen a farmacias del grupo no serán incluidos entre la información de proveedores que se distribuirá a todas las farmacias del grupo vía FARMATIC GRUPOS, por entenderse que los traspasos entre farmacias son una interacción entre esas dos farmacias y no materia común al grupo.


Ventas con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Ventas con Farmatic Grupos

Resumen: Explica el botón Grupo en VENTAS MOSTRADOR (stock, mínimo, PVP, PUC y estadísticas de 13 meses por farmacia) y la opción Solicitar Traspaso (Ctrl+Alt+T) para pedir a otra farmacia el artículo de una línea de venta.
Palabras clave: botón grupo ventas, solicitar traspaso, ctrl alt t, stock en otras farmacias, estadísticas 13 meses, pedir artículo a otra farmacia, no tengo existencias
Preguntas típicas: Un cliente pide algo que no tengo, ¿cómo lo pido a otra farmacia del grupo desde la venta? | ¿Cómo veo desde ventas el stock del artículo en las demás farmacias?

De tener activo el parámetro de enlace con FARMATIC GRUPOS, en el proceso VENTAS MOSTRADOR se dispondrá del botón Grupo.

Al hacer clic sobre él dejará de visualizarse la información de stocks del artículo que se está dispensando (stock actual, mínimo, máximo…) y en su lugar se visualizará información del artículo en cada una de las farmacias del grupo.

Téngase en cuenta que sobre el propio botón se mostrará entre paréntesis el número de farmacias en los que el artículo que se está dispensando está dado de alta.

Así, si se hace uso del botón Grupo los datos que se visualizarían serían los siguientes, todos ellos meramente informativos:

Las posibles incidencias que puedan darse en cuanto a discordancias entre datos presentados por la farmacia respecto al grupo se tratarán y resaltarán según se haya configurado en FARMATIC GRUPOS.  Para más información al respecto véase la ayuda de dicha aplicación.

Si una vez se está visualizando esta información se desease volver a visualizar la información de stocks en la farmacia (actual, mínimo, máximo….), bastará con hacer clic en el botón Stocks (sobre el cual se da entre paréntesis el stock actual que figura en la ficha del artículo en la farmacia local).

De otra parte, de tenerse activo el enlace con FARMATIC GRUPOS, en el menú LÍNEA se contará con SOLICITAR TRASPASO (equivalente a las teclas + + ).  La misma permite generar solicitudes de traspaso a otra farmacia del artículo al que corresponde la línea de venta que se tiene seleccionada.  Es decir, permite solicitar a otra farmacia que proporcione ese artículo.  Esta solicitud de traspaso puede hacerse extensiva a varias líneas de venta, bastando para ello hacer previamente una selección múltiple de ellas.

Así pues, una vez se ejecuta esta opción SOLICITAR TRASPASO, se abre una ventana en la que en primer lugar se solicita indicar la farmacia destino de la solicitud de traspaso.  Si sólo hubiera un proveedor que represente a una farmacia del grupo, automáticamente aparecería seleccionado.  Si hubiera más proveedores correspondientes a farmacias del grupo, habría que indicar a cuál de ellos se desea generar el traspaso.

En la misma ventana habrá de indicarse también la forma de tratar esta solicitud de traspaso, siendo posible las siguientes opciones:

…..Crear y Enviar :  En este caso se genera el pedido correspondiente y se envía a la farmacia correspondiente.  En este caso, es necesario que el Gestor de Programación esté activo.

…..Crear :  En este caso se generará un nuevo pedido (traspaso en edición), pero no se procederá a su envío a la farmacia sino que quedará en espera de que manualmente se envíe.

…..Añadir :  En este caso se mostrarán los traspasos pendientes de enviar a esa farmacia de tal forma que se pueda seleccionar aquel al que se desea añadir las líneas de traspaso que se tienen seleccionadas en este momento en la ventana de ventas.

Para más información sobre la gestión de traspasos véase el apartado TRASPASOS ENTRE FARMACIAS.

Si se tiene activo el parámetro Avisar si unidades en O. Traspaso Grupos superan el stock (entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS de Farmatic), cuando se intente dispensar un artículo incluido en órdenes de traspaso desde la farmacia hacia otras farmacias del grupo, si el stock actual es igual o inferior a las unidades incluidas en esas órdenes se mostrará un aviso dando opción a continuar o no con la venta.  En caso de no querer continuar, se elimina la línea de la venta.  En el proceso REGISTRO DE LÍNEAS ELIMINADAS EN VENTAS (ARCHIVO -> UTILIDADES -> UTILIDADES DE VENTAS) las líneas eliminadas al haber indicado que no se desea continuar, se verán reflejadas con motivo de borrado “Validación Uds. O. Traspaso Grupos”:


Compras con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Compras con Farmatic Grupos

Resumen: Visión general de la gestión de compras con FARMATIC GRUPOS: propuestas, pedidos (propios, peticiones al grupo, pedidos en firme del grupo), recepciones, albaranes y facturas, y quién hace qué.
Palabras clave: compras conjuntas, propuestas del grupo, pedido al grupo, petición al grupo, pedido en firme, recepción notificada al grupo, albaranes y facturas del grupo
Preguntas típicas: ¿Cómo funcionan las compras con un grupo de farmacias? | ¿Quién recepciona la mercancía, la farmacia o el grupo?

En el supuesto de que en el grupo de farmacias se establezca una relación de compras comunes, será preciso que haya un intercambio de información al respecto entre FARMATIC y FARMATIC GRUPOS.

La relación que en cuanto a compras se puede establecer entre la farmacia y el grupo consta de los siguientes elementos:

………. La farmacia puede generar pedidos propios totalmente independientes del grupo.  Para ello procederá normalmente (véase la ayuda general de pedidos) no marcando el pedido para su paso al grupo.  Estos pedidos se recepcionarán normalmente, no teniendo que notificar la recepción al grupo.

………. La farmacia puede hacer peticiones al grupo, es decir, solicitar al grupo que se haga un pedido porque necesita mercancía.  En este caso, se generará en FARMATIC un nuevo pedido y se marcará para su envío al grupo.  Automáticamente este pedido será recogido en FARMATIC GRUPOS como una petición de la farmacia (para más información sobre el posterior tratamiento de estas propuestas en FARMATIC GRUPOS véase la ayuda de esa aplicación).

………. Puede haber pedidos en firme generados por el grupo y destinados a la farmacia.  En ese caso, será en FARMATIC GRUPOS donde el gestor del grupo genere el pedido, que será enviado a la farmacia donde quedará reflejado en FARMATIC como un pedido marcado ya como de envío al grupo.  La farmacia sólo tendrá que recepcionar este pedido cuando le llegue la mercancía, marcando la recepción como de envío al grupo para que éste sepa que ya ha sido recepcionado.

En definitiva, un pedido con destino a la farmacia puede ser generado en la propia farmacia o bien nacer por parte del grupo.  En ambos casos, la recepción siempre la hará la farmacia, nunca el grupo.  Albaranes y facturas pueden ser notificados al grupo para que disponga de esa información a título meramente informativo.

Y todos los movimientos que esta gestión implique serán comunicados de FARMATIC a FARMATIC GRUPOS y viceversa cuando sea necesario.

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