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Ayuda de Farmatic — 23-Farmatic-Grupos, parte 2


Propuestas

Ruta: Farmatic Grupos > Compras con Farmatic Grupos > Propuestas

Resumen: Describe la pestaña PROPUESTAS del proceso PEDIDOS (Compras): propuestas de pedido que el grupo envía a la farmacia, que se pueden revisar y aceptar convirtiéndolas en pedido o rechazar; muestra condiciones y observaciones.
Palabras clave: propuestas de pedido, aceptar propuesta, rechazar propuesta, ver condiciones, ver observaciones, validez de la propuesta, propuesta de mínimos, pestaña propuestas
Preguntas típicas: ¿Dónde veo las propuestas de pedido que me manda el grupo? | ¿Cómo acepto una propuesta del grupo y la convierto en pedido? | ¿Puedo crear yo una propuesta?

Si se tiene activado el enlace con FARMATIC GRUPOS, en el proceso PEDIDOS de FARMATIC aparecerá disponible una nueva pestaña denominada “PROPUESTAS”.

En este apartado se recogerán las propuestas que el grupo haga a la farmacia.  Es decir, las propuestas de mercancía a pedir elaboradas en FARMATIC GRUPOS destinadas a la farmacia serán visualizadas aquí.

El usuario podrá revisarlas y, si lo estima conveniente aceptarlas transformándolas en pedidos que llegarán a FARMATIC GRUPOS como una petición de la farmacia, tratándose por el gestor de pedidos (para más información sobre este tratamiento véase la ayuda de FARMATIC GRUPOS).

Téngase en cuenta que la farmacia recibirá las propuestas del grupo, las revisará y las aceptará o rechazará.  Pero en ningún momento la farmacia podrá crear propuestas desde este punto, pues las propuestas sólo se crean desde FARMATIC GRUPOS por la farmacia designada como gestora de las compras.

Así, al activarse la pestaña “PROPUESTAS” se muestra una parrilla en la que figuran todas las propuestas que hay en ese momento.  De cada una de ellas se da su código, fecha de creación, unidades mínimas a pedir, número de líneas que contiene, fecha de validez de la misma, proveedor al que se realizaría el pedido, y origen de la propuesta (es decir, farmacia del grupo que la ha creado).

Al editar una propuesta podrá visualizarse el detalle de las líneas que la conforman.  De cada propuesta se da la siguiente información:

En la parrilla se incluirá una línea por cada artículo incluido en la propuesta, dándose en cada línea estos campos:

Los importes a PVP y a PUC pueden ser los fijados para la propuesta en FARMATIC GRUPOS, si al generarse la misma se indicó que se respeten los precios pactados, o bien a los precios que figuren en la farmacia en caso contrario.

Bajo la parrilla se dispondrá de un panel gráfico en el que se puede consultar la estadística correspondiente al artículo que se tenga seleccionado.

Una vez la farmacia esté de acuerdo con las unidades a pedir, para transformar la propuesta en una petición al grupo (es decir, para aceptar la propuesta) debe hacer uso del botón Hacer Pedido.  Con ello la propuesta pasará a figurar en la farmacia como un pedido en firme (podrá visualizarse en la pestaña “SELECCIONAR PEDIDOS”) y se trasladará a FARMATIC GRUPOS como una petición que el grupo, si procede, materializará en un pedido.


Pedidos con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Compras con Farmatic Grupos > Pedidos con Farmatic Grupos

Resumen: Explica los cambios en PEDIDOS (Compras > Selección de pedidos) con FARMATIC GRUPOS: tipos de pedido (de grupo, traspasos), iconos y colores, botón Leyenda (Ctrl+K), envío al grupo y propuestas.
Palabras clave: pedido de grupo, tipo de pedido, traspaso en edición, traspaso cerrado, traspaso a largo plazo, leyenda ctrl k, enviar pedido al grupo, pedido descompuesto
Preguntas típicas: ¿Cómo marco un pedido para que lo gestione el grupo? | ¿Qué significan los colores e iconos de los pedidos del grupo? | ¿Qué tipos de pedido hay con Farmatic Grupos?

Si se trabaja con FARMATIC GRUPOS y se establece una política común de compras en el grupo de farmacias, la gestión de pedidos de la propia farmacia se verá inevitablemente afectada.  Así, en cada farmacia pueden darse varios casos en lo que a pedidos se refiere:

………. La farmacia puede generar pedidos propios totalmente independientes del grupo.  Para ello procederá normalmente (véase la ayuda general de pedidos) no marcando el pedido para su paso al grupo.  Estos pedidos se recepcionarán normalmente, no teniendo que notificar la recepción al grupo.

………. La farmacia puede hacer peticiones al grupo, es decir, solicitar al grupo que se haga un pedido porque necesita mercancía.  En este caso, se generará en FARMATIC un nuevo pedido y se marcará para su envío al grupo.  Automáticamente este pedido será recogido en FARMATIC GRUPOS como una petición de la farmacia (para más información sobre el posterior tratamiento de estas propuestas en FARMATIC GRUPOS véase la ayuda de esa aplicación).

………. Puede haber pedidos en firme generados por el grupo y destinados a la farmacia.  En ese caso, será en FARMATIC GRUPOS donde el gestor del grupo genere el pedido, que será enviado a la farmacia donde quedará reflejado en FARMATIC como un pedido marcado ya como de envío al grupo.  La farmacia sólo tendrá que recepcionar este pedido cuando le llegue la mercancía, marcando la recepción como de envío al grupo para que éste sepa que ya ha sido recepcionado.

De tener activo el parámetro de enlace con FARMATIC GRUPOS, en el proceso PEDIDOS del menú COMPRAS, al activarse la pestaña “SELECCIÓN DE PEDIDOS” se encontrarán las modificaciones que permitirán todas estas gestiones y que a continuación se detallan.

En la parrilla en la que se muestran los pedidos existentes se muestran una serie de iconos para establecer visualmente el tipo de pedido de que se trata así como las características especiales del pedido (si viene de una propuesta, si es nuevo, si está descompuesto, etc).

Los pedidos de grupo o traspasos que estén aún en proceso (no están en un estado en el que se deban recepcionar) aparecerán en azul y los pedidos especiales (traspasos a servir) aparecerán en rojo. De esta manera es más fácil identificarlos visualmente.

Se ha añadido el botón Leyenda (equivalente a las teclas + ) en la parte superior para mostrar la leyenda de todos los posibles iconos así como el significado de los distintos colores en los que se puede presentar en la parrilla un pedido:

En el campo “Tipo de Pedido” se dispondrá de nuevas modalidades:

……..Traspaso en Edición.  Consiste en que el pedido se hace a un proveedor que representa a otra farmacia del grupo, de tal forma que será esa otra farmacia la que sirva mercancía.  Véase TRASPASOS ENTRE FARMACIAS.

……..Traspaso Cerrado.  Similar al traspaso en edición, pero ya concluido.  FARMATIC GRUPOS se encargará de hacerlo llegar a la farmacia destino.

……..Traspaso a largo plazo.  Similar al traspaso cerrado, pero con recepción a largo plazo.

……..Traspaso para Servir.  Así es como figurará en las farmacias destino los traspasos enviados por otras farmacias para que les sirva esa mercancía.

……..Propuesta.  Propuesta de pedido que el grupo ha hecho a la farmacia.

La caja desplegable correspondiente a la selección de tipo de pedido se mostrará en un color determinado en función del tipo de pedido de que se trate:

……………….Pedidos: blanco

……………….Traspasos: azul

……………….Traspasos para servir: verde claro

……………….Propuestas: gris

En la ficha de un pedido concreto, es decir, en la ventana de edición o creación de un pedido también quedarán reflejados nuevos campos que a continuación se detallan:

Cuando un pedido se marque para enviar al grupo, automáticamente se le asignará como proveedor el que se haya indicado en el parámetro “Proveedor que representa al Grupo”.  Si ese parámetro se encontrara vacío, se tendría que asignar manualmente el proveedor al pedido normalmente.

En cualquier caso, si se tiene activo el parámetro “Confirmar las marcas de los proveedores”, cuando se grabe el pedido se comprobará si la marca de enviar al grupo es acorde a lo especificado al respecto en la ficha del proveedor asignado al pedido, avisándose si ambas marcas no coinciden.

Un pedido de grupo puede tener varios estados.  El estado del pedido figurará entre paréntesis bajo la mencionada caja de chequeo “Enviar al Grupo”.  Estos son los posibles estados de un pedido de grupo:

…….. En Edición :  En este estado estarán aquellos pedidos creados en la farmacia mientras no hayan sido aún comunicados al grupo, es decir, mientras ese pedido no haya sido exportado al resto de farmacias desde FARMATIC GRUPOS.

…….. En Proceso :  Un pedido adoptará este estado cuando ya haya sido exportado al resto de farmacias del grupo desde FARMATIC GRUPOS, pero aún no haya sido devuelto por el grupo a la farmacia como un pedido en firme aceptado por el grupo.  Aunque los pedidos en este estado podrán ser modificados desde FARMATIC, se mostrará el estado en rojo como aviso de que el pedido ya está en poder del grupo, por lo que en principio no debería haber más modificaciones.

…….. Confirmado :  Será un pedido confirmado aquel que ha sido recibido del grupo, bien haya sido originado a partir de una petición de la farmacia, a partir de una propuesta o directamente un pedido creado en FARMATIC GRUPOS.  Estos pedidos no podrán ser modificados ya desde FARMATIC puesto que es información que se considera ya cerrada y aceptada en el grupo de compras.

………- PROPUESTA :  Código de la propuesta que origina el pedido.

………- ORIGEN :  Origen de dicha propuesta.

………- FECHA :  Fecha en que se creó la propuesta.

………- VALIDEZ :  Fecha hasta que la propuesta es válida.

………- MÍNIMOS :  Indicación de si se trata de una propuesta de mínimos o no, según se definiera al generarla en FARMATIC GRUPOS.

………- PROVEEDOR :  Proveedor asociado a la propuesta.

………- Botón Ver Condiciones:  Permite visualizar las condiciones ligadas a la propuesta.  Solamente aparecerá habilitado en caso de que realmente haya condiciones definidas.  Recuérdese que las mismas se definen en el apartado correspondiente de FARMATIC GRUPOS.

………- Botón Ver Observaciones:  Permite visualizar las observaciones ligadas a la propuesta.  Solamente aparecerá habilitado en caso de que realmente haya observaciones definidas.  Recuérdese que las mismas se definen en el apartado correspondiente de FARMATIC GRUPOS.

………- PEDIDO FCIA. :  Número que el pedido tiene asignado en la propia farmacia.

………- ULTIMA MODIF. :  Fecha y hora en que se modificó por última vez el pedido.

………- PROVEEDOR :  Proveedor al que se le hace el pedido.

………- PEDIDO GRUPO :  Código de identificación que el pedido tiene en el grupo.

………- ENVIADO :  Indicación de si en FARMATIC GRUPOS ese pedido está ya marcado o no como enviado al proveedor.

………- PROVEEDOR :  Proveedor al que va destinado el pedido.

………- Botón Ver Observaciones:  Permite visualizar las observaciones ligadas a la propuesta.  Solamente aparecerá habilitado en caso de que realmente haya observaciones definidas.  Recuérdese que las mismas se definen en el apartado correspondiente de FARMATIC GRUPOS.

De otra parte, en la parrilla de líneas que conforman el pedido, si éste es de grupo se incluyen dos columnas diferenciadas por el color de fondo que a tal efecto se haya indicado en parámetros.  Estas columnas son:

………- PROPUESTAS :  Donde se indican las unidades que el grupo propone pedir a la farmacia.  Obviamente, sólo ha lugar si se trata de un pedido proveniente de una propuesta.

………- MÍNIMAS :  Unidades que como mínimo debe pedir la farmacia según indicación del grupo para que la propuesta sea factible.  Sólo ha lugar si el pedido proviene de una propuesta.  Este dato aparecerá resaltado en rojo si finalmente las unidades pedidas están por debajo de este mínimo.  Asimismo, esa eventualidad será avisada si así se ha especificado en parámetros.

En cuanto a la columna UNIDADES, resaltar que en ella se recogerán las unidades que la farmacia va a pedir (en el caso de pedidos en edición o en proceso) y aparecerá resaltada en negrita simplemente para facilitar su lectura.  En el caso de pedidos ya confirmados por el grupo, dicha aparecerá la columna UNI. GRUPO que recoge las unidades que el grupo ha pedido ya para la farmacia.

En los pedidos confirmados, si el grupo no ha pedido la misma cantidad que había solicitado la farmacia, la cantidad pedida por la farmacia aparecerá en rojo para resaltar esa incidencia.

Por último resaltar que si en un pedido de grupo se desactivara la marca de “Enviar al Grupo” sería también notificado a FARMATIC GRUPOS de forma que las líneas del pedido serían también eliminadas de los pedidos del grupo.


Traspasos entre farmacias

Ruta: Farmatic Grupos > Compras con Farmatic Grupos > Traspasos entre farmacias

Resumen: Explica los traspasos entre farmacias del grupo: pedidos hechos a otra farmacia (proveedor que representa una farmacia) con tipos Traspaso en Edición, Cerrado y a Largo Plazo, y su recepción.
Palabras clave: traspaso entre farmacias, pedir mercancía a otra farmacia, traspaso en edición, traspaso cerrado, traspaso a largo plazo, proveedor farmacia, traspasos a servir, farmacia amiga
Preguntas típicas: ¿Cómo pido mercancía a otra farmacia del grupo? | ¿Cuál es la diferencia entre un traspaso y un pedido de grupo? | ¿Cómo recepciono un traspaso de otra farmacia?

Trabajando con FARMATIC GRUPOS es posible que una farmacia pida mercancía a otra farmacia para que se la sirva (bien porque sean farmacias de un mismo propietario, o familiares, o amigos…).

Así, diremos que se producirán traspasos entre farmacias, entendiéndose que un traspaso es un pedido que en lugar de realizarse a un proveedor se realiza a una de las farmacias del grupo.

Así pues, no debe confundirse un traspaso con un pedido de grupo.

Para elaborar un pedido a otra farmacia, es decir, un traspaso, se elaborará un pedido en el que en el campo “Tipo de Pedido” se elegirá alguno de los tres tipos relativos a esta funcionalidad:

……..Traspaso en Edición.  Consiste en un traspaso que se está elaborando y que, por tanto, aún no debe hacerse llegar a la farmacia destino.

……..Traspaso Cerrado.  Similar al traspaso en edición, pero ya concluido.  FARMATIC GRUPOS se encargará de hacerlo llegar a la farmacia destino.  Un traspaso cerrado se puede modificar pero habría que avisar a la farmacia destino de que se va a enviar de nuevo por si ya lo estaban preparando.

……..Traspaso a largo plazo.  Similar al traspaso cerrado, pero con recepción a largo plazo, para que no influya en la entrada en cartera mientras se espera su recepción.

La caja desplegable correspondiente a la selección de tipo de pedido se mostrará en azul cuando se seleccione un traspaso. De esta manera se refuerza visualmente el hecho de que el pedido es un traspaso.

Los traspasos sólo se pueden realizar a proveedores que representen a una farmacia del grupo. Si inicialmente el pedido no era un traspaso y se le cambia el tipo, si ya había proveedor asignado, se verificará que represente a una farmacia. Si no es así saldrá un aviso y se obligará a cambiar el proveedor.

Los traspasos, al igual que los pedidos de grupo, no se pueden enviar a los proveedores (ni por módem ni por internet). Si se desease enviar alguno habría que cambiarle el tipo de pedido a pedido normal y quitarle la marca de que lo gestiona el grupo.

Al cerrar un pedido marcado como traspaso, pasará a FARMATIC GRUPOS desde donde se hará llegar a la farmacia destino que lo ha de servir.  En la farmacia destino, este pedido figurará como “Traspaso para Servir” y no será editable.  La caja desplegable del tipo de pedido se mostrará en verde en los traspasos a servir.

Los traspasos para servir se deben procesar en la farmacia destino que ha de servirlos como recepciones de devolución, haciendo uso del botón Devolución del proceso de recepción (o simplemente con ).  De esta manera la farmacia destino decrementará adecuadamente sus stocks y generará la valoración que le servirá de albarán valorado a la farmacia que recibirá el traspaso (la que lo generó).

La fecha y la hora en la que la farmacia que ha solicitado el traspaso hizo el mismo aparecerán en la parte superior derecha de la ventana.

El tipo de pedido se puede cambiar en cualquier momento en los pedidos que realiza una farmacia. No serán editables en los pedidos que cree el grupo (confirmaciones de pedidos y traspasos a servir), pues estos pedidos no pueden ser modificados.

Si el parámetro Realizar recálculo precios en Traspasos, del entorno FARMATIC GRUPOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, cuando se recepcione un pedido correspondiente a un traspaso de grupo (no un traspaso pendiente de servir) se recalculará el PUC.  Si el parámetro Realizar recálculo precios en Traspasos no está activo (opción por defecto), el funcionamiento será como en versión anterior: no habrá recálculo del PUC, sino que se asignará el PUC de la farmacia origen del traspaso.  Optar por recálculo sólo tendría sentido en el caso de tener parametrizado no asignar PVP de farmacia origen y sí asignar PUC de farmacia origen en los traspasos.

Se permite proteger la conversión de traspasos en pedidos pendientes de servir.  La protección puede establecerse desde el proceso de Farmatic PROTECCIONES -> Pestaña “NIVELES DE ACCESO” -> Opciones Especiales -> Pedidos-> 'Convierte traspaso en pedido pendiente de servir'.  Si se establece la protección, cuando desde el proceso PEDIDOS se intente transformar un traspaso en un pedido pendiente de servir ( ) se solicitará identificación del vendedor.

También se permite generar traspasos desde la cartera de pedidos.  Se deberá seleccionar las líneas de la cartera correspondientes a los artículos a traspasar y seleccionar la opción SOLICITAR TRASPASO del menú CARTERA (equivalente a pulsar + + ).  Deberán ser líneas sin proveedor asignado o bien que el proveedor asignado corresponda a una farmacia del grupo.  Para cada proveedor implicado se solicitará indicar el tipo de traspaso a realizar.  En el campo de farmacia destino, si la línea estaba asignada a un proveedor correspondiente a una farmacia del grupo, ya aparecerá cumplimentado y no se podrá modificar.  Si la línea de cartera no estaba asignada a ningún proveedor, se podrá elegir la farmacia destino en el desplegable.  Finalizado el proceso de creación de los traspasos, se informará si ha habido alguna incidencia.  Asimismo, se informará de los traspasos que sí se han podido realizar.


Recepciones con Farmatic Grupos

Ruta: Farmatic Grupos > Compras con Farmatic Grupos > Recepciones con Farmatic Grupos

Resumen: Explica la recepción de mercancía con FARMATIC GRUPOS: check Enviar al Grupo, marcas del proveedor, precios pactados y recepción de traspasos entre farmacias (pestaña Recepciones de Pedidos, menú Compras).
Palabras clave: enviar al grupo recepción, comunicar recepción al grupo, confirmar las marcas de los proveedores, precios pactados, recepcionar traspaso, recepción de pedidos de grupo
Preguntas típicas: ¿Cómo notifico al grupo que he recibido un pedido? | ¿Cómo recepciono un traspaso de otra farmacia? | ¿Por qué me avisa de que la marca de enviar al grupo no coincide con el proveedor?

De tener activo el parámetro de enlace con FARMATIC GRUPOS, al recibir mercancía (pestaña “RECEPCIONES” del proceso PEDIDOS del menú COMPRAS) se podrá indicar si esa recepción se ha de comunicar al grupo o no.

Para ello, en la ventana de recepción se dispone de la caja de chequeo “Enviar al Grupo”.  De activase, esa recepción será recogida en FARMATIC GRUPOS.  Para más información sobre la posterior distribución de la información entre las diferentes farmacias del grupo consúltese la ayuda específica de la aplicación FARMATIC GRUPOS.

Esta marca de enviar al grupo se activará automáticamente cuando se esté recepcionando un pedido que ya estaba marcado como de envío al grupo.  En el caso de recepcionar varios pedidos conjuntamente, se activará siempre que alguno de ellos sea de envío al grupo.  Asimismo, en recepciones nuevas, se activará automáticamente cuando se asigne la recepción a un proveedor en cuya ficha se haya indicado que sus pedidos son gestionados por el grupo.  En cualquiera de los casos, la marca de si la recepción se ha de enviar al grupo podrá activarse o desactivarse a voluntad según se considere oportuno en cada momento, siempre y cuando aún no se haya grabado la recepción.  En una recepción ya actualizada no puede cambiarse la marca de envío al grupo.

En cualquier caso, si se tiene activo el parámetro “Confirmar las marcas de los proveedores”, cuando se grabe la recepción se comprobará si la marca de enviar al grupo es acorde a lo especificado al respecto en la ficha del proveedor del que se ha recibido la mercancía, avisándose si hay discordancias y permitiéndose retroceder y modificar la marca en la recepción si se estima conveniente.

De otra parte, es importante resaltar que en las recepciones de pedidos que no son de grupo, se efectuarán los cálculos estándar de precios según corresponda (PVP, PUC y precio de albarán), a no ser que al ser creados se haya indicado que se respeten precios pactados.  Pero si se trata de una recepción de un pedido proveniente del grupo no se harán cálculos de precios, sino que serán respetados los precios que figuren en el pedido.

En cuanto a los traspasos entre farmacias, comentar que la farmacia que solicita el traspaso deberá recepcionar normalmente ese pedido cuando reciba mercancía, indicando como proveedor de recepción aquel que representa a la farmacia que le cede esa mercancía.  Véase TRASPASOS ENTRE FARMACIAS.

Ahora bien, los traspasos que aún no han sido enviados a la otra farmacia no deberían ser recepcionados pues la otra farmacia no lo ha recibido y no podrá por tanto servirlo. No obstante, por si hay problemas de comunicaciones y se ha pedido finalmente por teléfono o por algún otro medio, se da opción a continuar.

Cuando se recepcione un traspaso, el P.V.P. y el P.U.C. se tomarán de la ficha del artículo en el almacén o bien de la ficha del artículo de la farmacia que lo sirvió, en función de lo que se haya especificado en los parámetros “Asignar PVP de farmacia origen en Traspasos” y “Asignar PUC de farmacia origen en Traspasos”, ubicados ambos en el entorno FARMATIC GRUPOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.  La recepción, por tanto, no calculará los P.V.P. y P.U.C., sino que asumirá los de la farmacia origen o los de la farmacia destino del traspaso.  Si se opta por asignar los precios de la farmacia origen del traspaso, en el caso de que en algún artículo no se encuentren estos datos o sean 0, se tomarán de la farmacia destino.  Obviamente, no deberán activarse estos parámetros cuando entre las dos farmacias implicadas no haya traspaso de los datos de P.V.P. y/o P.U.C. de los artículos.  Por último, indicar que si se trabaja con los precios de la farmacia origen del traspaso, no será ya posible recepcionar conjuntamente traspasos con otros tipos de pedidos, por razones obvias.

En la farmacia destino, aquella que ha de servir la mercancía solicitada en el traspaso, se tendrán traspasos para servir.  Estos traspasos deben ser tratados como devoluciones, haciendo uso del botón Devolución, para que se decrementen los stocks debidamente, ya que se trata de mercancía que se va a servir a la farmacia que solicitó el traspaso.  En los traspasos para servir se mostrará un aviso recordándolo.

Al recepcionar un traspaso para servir, la selección de proveedor y de condiciones sólo mostrará los proveedores que representan a farmacias del grupo.

Si el parámetro Realizar recálculo precios en Traspasos, del entorno FARMATIC GRUPOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, cuando se recepcione un pedido correspondiente a un traspaso de grupo (no un traspaso pendiente de servir) se recalculará el PUC.  Si el parámetro Realizar recálculo precios en Traspasos no está activo (opción por defecto), el funcionamiento será como en versión anterior: no habrá recálculo del PUC, sino que se asignará el PUC de la farmacia origen del traspaso.  Optar por recálculo sólo tendría sentido en el caso de tener parametrizado no asignar PVP de farmacia origen y sí asignar PUC de farmacia origen en los traspasos.

No se pueden recepcionar pedidos normales (de grupo o no) con traspasos para servir pues los traspasos para servir se han de cursar como recepciones de devolución. En ese caso se mostrará un aviso y no se dejará continuar.